Umsatzsteuererklärung – das musst du wissen
Für alle umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen ist die Umsatzsteuererklärung beziehungsweise Umsatzsteuerjahreserklärung für das eigene Business Pflicht. Wie der Name bereits verrät, handelt es sich dabei um eine Steuererklärung für die Umsatzsteuer und alles, was damit direkt zusammenhängt. In diesem Beitrag erfährst du Wissenswertes zur Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuerjahreserklärung sowie zu weiteren mit der Umsatzsteuererklärung verbundenen Themen wie Abgabefristen, Dauerfristverlängerung, Sondervorauszahlungen, Nachzahlungen, Verspätungszuschläge, Mein ELSTER und mehr.
Was ist die Umsatzsteuerjahreserklärung?
Bei der Umsatzsteuererklärung handelt es sich um eine Jahreserklärung. Dementsprechend ist sie immer für das gesamte Kalenderjahr abzugeben. Aus diesem Grund wird sie häufig auch als Umsatzsteuerjahreserklärung bezeichnet. In der Umsatzsteuererklärung werden jegliche Umsatzsteuereinnahmen und bezahlten Vorsteuerbeträge für den Besteuerungszeitraum (Kalenderjahr) deklariert. Die Jahreserklärung für die Umsatzsteuer ist inhaltlich eng mit der Umsatzsteuervoranmeldung verbunden.
Wie unterscheiden sich Umsatzsteuerjahreserklärung und Umsatzsteuervoranmeldung?
Prinzipiell sind alle Unternehmer, die Umsatzsteuer vereinnahmen, zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet – und meist auch zur regelmäßigen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen, kurz UStVA. In der Umsatzsteuervoranmeldung sind unter anderem alle im entsprechenden Voranmeldezeitraum angefallenen steuerpflichtigen Umsätze, die vereinnahmte Umsatzsteuer sowie für den Vorsteuerabzug relevante, abziehbare Vorsteuerbeträge anzugeben. Je nach Höhe der Zahllast kann der Voranmeldezeitraum entweder einen Monat oder ein Quartal (3 Monate) betragen.
Während Unternehmen und Selbstständige mit einer Zahllast von mehr als 7.500 Euro im Regelfall zur monatlichen Abgabe verpflichtet sind, gilt für Unternehmer mit einer Zahllast von mehr als 1.000 bis zu maximal 7.500 Euro Umsatzsteuer die Pflicht zur quartalsweisen Abgabe der UStVA. Für jene Steuerpflichtigen, deren Zahllast unter 1.000 Euro liegt, kann das Finanzamt eine Befreiung von der Pflicht zur Umsatzsteuer-Voranmeldung erteilen. In diesem Fall sind die vereinnahmte Umsatzsteuer und die abziehbare Vorsteuer erst mit der Umsatzsteuerjahreserklärung zu deklarieren – und der eventuell verbleibende Überschuss an das Finanzamt abzuführen.
Der Unterschied zwischen Umsatzsteuerjahreserklärung und Einkommensteuererklärung
Die Einkommensteuererklärung ist eine reine Steuererklärung für das Einkommen. Sie ist im Regelfall sowohl für Angestellte als auch für Selbstständige gleichermaßen Pflicht. Mit der Einkommensteuererklärung deklarieren Steuerpflichtige ihr innerhalb eines Kalenderjahres vereinnahmtes Einkommen. Bei hauptberuflich Angestellten gehört hierzu im Regelfall primär das Gehalt oder der Lohn aus dem Angestelltenverhältnis. Bei Selbstständigen wie Freiberuflern handelt es sich beim Einkommen wiederum üblicherweise insbesondere um den Gewinn aus der selbstständigen Tätigkeit.
Die Umsatzsteuerjahreserklärung ist somit im Gegensatz zur Einkommensteuererklärung eine Steuererklärung, die für ausschließlich Angestellte keine Bedeutung hat, jedoch für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer. Je nach Art der erbrachten Lieferung oder Leistung müssen Unternehmer nämlich eine Umsatzsteuer mit einem Steuersatz von 7 % oder 19 % auf ihren Nettopreis aufschlagen. Die resultierende Summe stellt den Bruttopreis beziehungsweise Bruttobetrag dar. Die dabei vereinnahmte Umsatzsteuer ist dann abzüglich der bezahlten abziehbaren Vorsteuerbeträge je nach Voranmeldezeitraum monatlich oder quartalsweise an das zuständige Finanzamt abzuführen. Für diejenigen Unternehmer, die von der Pflicht befreit sind, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, ist spätestens mit der Umsatzsteuerjahreserklärung ein entsprechender Nachweis hinsichtlich der Umsatzsteuer zu erbringen.
Wer muss die Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben?
Wie bereits erwähnt, muss jedes Unternehmen und jeder Selbstständige, der Umsatzsteuer vereinnahmt, auch einmal pro Kalenderjahr (Besteuerungszeitraum) eine entsprechende Umsatzsteuererklärung abgeben. Hierunter fallen prinzipiell auch Freiberufler, wobei jedoch je nach konkreter Berufsgruppe zum Teil abweichende Regelungen existieren. Welche Umsätze der Umsatzsteuer unterliegen, ist in § 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Normalerweise ist auch die mit der Umsatzsteuerjahreserklärung zusammenhängende Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) Pflicht – einen Sonderfall stellen dabei Kleinunternehmer dar und wie erwähnt Umsatzsteuerpflichtige mit einer Zahllast von weniger als 1.000 Euro und entsprechender Befreiung durch das zuständige Finanzamt.
Umsatzsteuerjahreserklärung als Kleinunternehmer
Kleinunternehmer sind regulär davon befreit, eine Umsatzsteuer für ihre Umsätze auszuweisen. Dennoch ist die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung auch für Kleinunternehmer Pflicht. Die Abgabe der Umsatzsteuererklärung dient hier allerdings primär dem Zweck, gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen, dass die Kleinunternehmerregelung weiterhin gültig ist. Im Gegensatz zur Pflicht für die Erstellung einer Jahreserklärung gibt es für Kleinunternehmer jedoch keine Verpflichtung, Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Als Kleinunternehmer gilt dabei, wer zum Jahresende folgende Bedingungen erfüllt:
- Im vergangenen Geschäftsjahr wurde ein Umsatz unter einem Wert von 25.000 Euro erzielt.
- Der für das kommende Geschäftsjahr glaubwürdig geschätzte Umsatz wird den Wert von 100.000 Euro nicht überschreiten.
Umsatzsteuerjahreserklärung als Freiberufler
Im Gegensatz zu Gewerbetreibenden unterliegen Freiberufler nicht der Gewerbesteuer. Ob du einen freien Beruf ausübst oder einen Gewerbebetrieb hast, ist nicht immer leicht festzustellen. Letztendlich entscheidet hierüber das zuständige Finanzamt. Welche Berufe auf jeden Fall unter die freiberufliche Tätigkeit fallen, ist in § 18 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt.
Wenn du als Freiberufler in die Selbstständigkeit startest, kann es sinnvoll sein, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen. Dies ist jedoch beispielsweise nicht der Fall, wenn du gleich zu Beginn deiner freiberuflichen Tätigkeit höhere Investitionen planst, die einen Vorsteuerabzug attraktiv machen. Wenn dein Umsatz voraussichtlich über 25.000 Euro im ersten Jahr liegt oder du im Folgejahr mehr als 100.000 Euro erwartest, kommt die Kleinunternehmerregelung nicht in Frage. In diesem Fall bist du direkt zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet.
Mehr Informationen dazu, welche Steuererklärungen du als Freiberufler abgeben musst und was es dabei zu beachten gibt, erfährst du im Beitrag zur Steuererklärung für Freiberufler.
Inhalte der Umsatzsteuerjahreserklärung
Wie erwähnt, muss jeder Umsatzsteuerpflichtige auch eine Umsatzsteuerjahreserklärung erstellen, um die entsprechende Umsatzsteuerzahllast sowie die finale Abschlusszahlung oder einen möglichen Erstattungsanspruch festzustellen.
Dabei lassen sich die Zahllast für die Abschlusszahlung beziehungsweise der Betrag für den Erstattungsanspruch wie folgt ermitteln:
Wenn du deine Umsatzsteuer-Voranmeldungen immer genau erstellt und bei Bedarf im Nachhinein korrigiert hast, fallen im Regelfall keine Abschlusszahlung und kein Erstattungsanspruch an, da die Umsatzsteuerzahllast dann den bereits geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen entspricht. Da es jedoch beispielsweise durch nachträgliche Stornierungen von Rechnungen etc. auch im Nachhinein noch zu Änderungen in deiner Buchführung kommen kann, ist auch immer die Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben. So ist sichergestellt, dass alle potenziellen Änderungen auch wirklich berücksichtigt sind.
Sowohl zum Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldungen als auch für die Umsatzsteuererklärung für das Kalenderjahr als Besteuerungszeitraum gibt es im Portal Mein ELSTER entsprechende amtliche Formulare vom Finanzamt. Prinzipiell sind die Umsatzsteuerjahreserklärung wie auch die Umsatzsteuervoranmeldungen auf elektronischem Wege über Mein ELSTER vorzunehmen. Ausnahmen gibt es nur für Steuerpflichtige, für welche dies eine unbillige Härte darstellen würde. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der elektronische Transfer über Mein ELSTER für die umsatzsteuerpflichtige Person einen erheblichen finanziellen oder technischen Aufwand bedeuten würde.
Für die Authentifizierung in Mein ELSTER benötigst du ein elektronisches Zertifikat oder kannst seit 2025 auch die neue ElsterSecure-App nutzen. Beide Varianten ermöglichen dir den Zugriff auf dein persönliches ELSTER-Benutzerkonto. Das Zertifikat erhältst du unter: www.elster.de.
Anleitung zur Umsatzsteuerjahreserklärung
Die Formulare für die Umsatzsteuerjahreserklärung in Mein ELSTER umfassen insgesamt sechs Seiten. Eigentlich musst du deine Steuererklärung als Steuerpflichtiger unterschreiben. Da dies beim elektronischen Versand über Mein ELSTER nicht möglich ist, benötigst du hierfür das zuvor genannte Sicherheitszertifikat oder alternativ seit 2025 die neue ElsterSecure-App für die Authentifizierung. Hierfür musst du dich zuvor im Mein ELSTER-Portal registrieren. Je nachdem, welche Authentifizierungsmethode du wählst, kann die Einrichtung einige Tage in Anspruch nehmen – insbesondere beim klassischen Zertifikatversand per Post. Daher solltest du mit diesem Schritt im Rahmen der Vorbereitung deiner ersten Umsatzsteuererklärung beziehungsweise Umsatzsteuervoranmeldung nicht zu lange warten.
Die benötigten Daten für deine Umsatzsteuerjahreserklärung kannst du deiner Buchhaltung entnehmen. Dazu gehören:
- allgemeine Angaben wie zum Beispiel der Name und die Adresse deines Unternehmens
- alle steuerpflichtigen Nettoumsätze, die du innerhalb des Jahres geleistet hast, sowie der sich daraus ergebende Umsatzsteuerbetrag
- deine steuerfreien Umsätze
- deine innergemeinschaftlichen Erwerbe und Dreiecksgeschäfte
- die von dir gezahlten abziehbaren Vorsteuerbeträge.
Darauf basierend erfolgt dann die Berechnung der Umsatzsteuerschuld und einer damit verbundenen Nachzahlung beziehungsweise eines resultierenden Erstattungsanspruchs.
Wenn du deine Umsatzsteuererklärung vorbereitest, bedenke auch, dass zeitgleich weitere Steuererklärungen für dich anstehen – wie beispielsweise deine Einkommensteuererklärung und die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), sofern du nicht zur Bilanzierung verpflichtet bist. Während die Anzahl der Steuererklärungen für Freiberufler recht überschaubar ist, kommt bei Gewerbetreibenden beispielsweise die Gewerbesteuererklärung hinzu. Ebenso gibt es spezielle Steuererklärungen für Kleingewerbetreibende.
Gleiches gilt für die verschiedenen Rechtsformen. Hier gibt es zum Beispiel entsprechende:
Fristen zur Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung
Üblicherweise ist die Umsatzsteuerjahreserklärung durch den steuerpflichtigen Unternehmer bis spätestens 31. Juli des Folgejahres beim zuständigen Finanzamt abzugeben. Das zuständige Finanzamt ist jenes, in dessen Bezirk das Unternehmen des Steuerpflichtigen seinen Sitz hat. Wer seine Steuererklärung durch einen Steuerberater erstellen und einreichen lässt, hat im Regelfall mehr Zeit: Die Frist verlängert sich automatisch bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres. Fällt dieser Termin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Wenn du ausnahmsweise einmal die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung nicht einhalten kannst, besteht die Möglichkeit, beim Finanzamt eine Fristverlängerung zu beantragen. Auch bei Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung durch den Steuerberater kann dieser eine Fristverlängerung für seinen Mandanten beantragen.
Mehr zu den Steuerterminen in unserem Beitrag oder zusammengefasst in der folgenden Tabelle:
* 28.02.2026 fällt auf einen Samstag, wird daher verschoben auf Montag, den 02.03.2026
* 28.02.2027 fällt auf einen Sonntag, wird daher verschoben auf Montag, den 01.03.2027
Umsatzsteuervoranmeldung: Abgabefrist und Dauerfristverlängerung
Regulär ist die Umsatzsteuervoranmeldung innerhalb von 10 Tagen nach Ablauf des Voranmeldezeitraums abzugeben. Wenn du deine UStVA also monatlich abgibst, ist beispielsweise die Voranmeldung für Januar 2025 bis zum 10. Februar 2025 abzugeben. Ist die Umsatzsteuervoranmeldung von dir hingegen quartalsweise einzureichen, so musst du die Voranmeldung für zum Beispiel das zweite Quartal 2025 (also April bis Juni) bis zum 10. Juli 2025 beim Finanzamt abgeben.
Mit Hilfe einer Dauerfristverlängerung kann der Abgabetermin für die Umsatzsteuervoranmeldung dauerhaft um einen Monat verschoben werden. Somit wären die Abgabetermine in den vorgenannten Beispielen:
- im ersten Beispiel statt dem 10. Februar 2025 der 10. März 2025
- im zweiten Beispiel statt dem 10. Juli 2025 nun der 10. August 2025
Für jene, die ihre Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich erbringen müssen, ist die Dauerfristverlängerung mit einer Sondervorauszahlung verbunden. Diese beträgt üblicherweise 1/11 der gesamten Umsatzsteuer-Vorauszahlungen des Vorjahres. Die mit der Dauerfristverlängerung verbundene Sonderzahlung ist zu Beginn des Jahres an das Finanzamt zu leisten. Bei vierteljährlicher Abgabe entfällt diese Sonderzahlung.
Was passiert, wenn man keine Umsatzsteuererklärung abgibt?
Wie bei jeder Steuererklärung gilt: Die vom Finanzamt vorgegebene Frist sollte unbedingt eingehalten werden – oder im Notfall eine entsprechende Verlängerung der Abgabefrist beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Ansonsten kann unter anderem ein Verspätungszuschlag anfallen.
Umsatzsteuerjahreserklärung selber machen oder mit dem Steuerberater?
Je nachdem, ob dir das Thema liegt und wie einfach oder komplex deine Steuererklärung ist, kann es sinnvoll sein, deine Umsatzsteuererklärung von einem Steuerberater übernehmen zu lassen. Mit einem Online-Rechnungsprogramm wie sevdesk hast du allerdings bereits alle buchhaltungsrelevanten Angaben gut aufbereitet und brauchst sie nur noch zu übertragen.
So bereitest du deine Umsatzsteuererklärung für den Steuerberater optimal vor
Auch wenn du deine Steuererklärungen – wie die Umsatzsteuerjahreserklärung – von einem Steuerberater erstellen lässt, ist eine gute Vorbereitung wichtig. Hier kommt es unter anderem darauf an, alle erforderlichen Unterlagen und Zahlen zur Hand zu haben und rechtzeitig an den Steuerberater zu übergeben.
Zusammenfassung
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du jährlich eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben – unabhängig davon, ob du monatlich oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldungen machst. Auch als Kleinunternehmer bist du zur Abgabe verpflichtet, um deine Einstufung gegenüber dem Finanzamt zu bestätigen.
Die Erklärung enthält deine steuerpflichtigen Umsätze, abziehbaren Vorsteuerbeträge und gegebenenfalls eine Abschlusszahlung oder Erstattung. Die Frist zur Abgabe endet grundsätzlich am 31. Juli des Folgejahres, mit Steuerberater hast du bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres Zeit – oder bis zum nächstfolgenden Werktag, wenn das Datum auf ein Wochenende fällt.
Mit einem Online-Rechnungsprogramm wie sevdesk hast du alle Daten griffbereit – und kannst deine UStVA und Jahreserklärung bequem über die ELSTER-Schnittstelle übermitteln.
