Steuererklärungen als Freiberufler: Darauf kommt es an!

Pflicht der Steuererklärung für Freiberufler

Selbstständige und somit auch Freiberufler sind zur Abgabe bestimmter Steuererklärungen verpflichtet – wie zum Beispiel zur Abgabe einer jährlichen Einkommenssteuererklärung zur Feststellung der Einkünfte. Daher müssen alle selbstständig Tätigen wie Freiberufler oder Gewerbetreibende vor Abgabe ihrer ersten Steuererklärung beim Finanzamt eine Steuernummer beantragen.

Allerdings sind bestimmte Freiberufler aus dem Bereich der Heilberufe wie beispielsweise Ärzte, Zahnärzte oder Heilpraktiker von der Umsatzsteuer befreit – gleiches gilt für Kleinunternehmer. Doch auch für diese kann es unter Umständen sinnvoll sein, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu beantragen.

Steuern für Freiberufler – diese sind abzuführen

Im Regelfall spielen für Freiberufler folgende Steuern und die Abgabe der damit verbundenen Steuererklärungen eine Rolle:

• die Einkommenssteuererklärung zur Feststellung der Steuerschuld für deine Einkünfte.
• die Umsatzsteuererklärung, auch Umsatzsteuerjahreserklärung genannt für die von dir vereinnahmte Umsatzsteuer abzüglich der von dir gezahlten abziehbaren Vorsteuer. Hinzu kommen die zugehörigen Umsatzsteuervoranmeldungen (kurz UStVA), sofern du kein Kleinunternehmer bist.
• die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz EÜR) zur Gewinnermittlung.

Freiberufler, Gewerbetreibende, Kleinunternehmer – wichtige Unterschiede

Gemäß § 18 Abs. 1 Nr. 1 S. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) gehören zur freiberuflichen Tätigkeit: „Die selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit, die selbstständige Berufstätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnlicher Berufe.“ Die fett markierten Berufe werden auch als „Katalogberufe“ bezeichnet und fallen grundsätzlich unter die freiberufliche Tätigkeit.

Neben den Katalogberufen gibt es auch zahlreiche weitere Bereiche, die ebenfalls dem freien Beruf zugeordnet werden, wie eben die selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit. Dabei gibt es auch einige Fälle, die nicht eindeutig sind. Hier entscheidet abschließend das zuständige Finanzamt, ob es sich im konkreten Fall bei dem Selbstständigen um einen Gewerbetreibenden oder um einen Freiberufler handelt. Bei diesen Einschätzungen durch das Finanzamt handelt es sich um Einzelentscheidungen je nach individuellem Fall.

Im Gegensatz zu Freiberuflern müssen Gewerbetreibende zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung abgeben – und entsprechend Gewerbesteuer auf ihren Gewerbeertrag zahlen, wenn sie über dem Steuerfreibetrag für diese liegen. Der Freibetrag für die Gewerbesteuer beträgt gemäß § 11 Abs. 1 S. 3 Nr. 1 Gewerbesteuergesetz für natürliche Personen und Personengesellschaften 24.500 Euro. Für Unternehmen im Sinne des § 2 Abs. 3 Gewerbesteuergesetz, des § 3 Nr. 5, 6, 8, 9, 15, 17, 21, 26, 27, 28 sowie 29 Gewerbesteuergesetz und bei Unternehmen von juristischen Personen des öffentlichen Rechts besteht ein niedrigerer Steuerfreibetrag. Dieser liegt bei 5.000 Euro.

Kleinunternehmer wiederum müssen keine Umsatzsteuer auf ihre Umsätze erheben. Zudem sind sie davon befreit, regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Eine Umsatzsteuererklärung für das Steuerjahr ist dennoch Pflicht. Diese dient allerdings primär als Nachweis dafür, ob die Kleinunternehmerregelung noch Gültigkeit besitzt.

Als Kleinunternehmer gilt, wer am Ende des Geschäftsjahres folgende zwei Kriterien erfüllt:

1. Im zurückliegenden Geschäftsjahr wurde ein Umsatz von maximal 25.000 Euro erzielt.
2. Der Umsatz wird realistisch geschätzt im kommenden Geschäftsjahr bei maximal 100.000 Euro liegen.

Erst, wenn beide Punkte gewährleistet sind, können Selbstständige die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Einkommensteuer und Grundfreibeträge für Freiberufler

Wie bereits erwähnt, ist die Abgabe einer jährlichen Einkommenssteuererklärung zur Deklaration der Einkünfte für Freiberufler wie auch für Gewerbetreibende und andere Selbstständige Pflicht. Gemäß § 1 Einkommensteuergesetz (EStG) besteht die Einkommenssteuerpflicht für alle natürlichen Personen, welche ihren Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben.

Dabei gilt für jeden Steuerpflichtigen einen Grundfreibetrag für die Einkommenssteuer. Liegen deine Einkünfte als Freiberufler unter diesem Wert, so bleiben sie steuerfrei. Gemäß § 32a Abs. 1 S. 2 Nr. 1 EStG liegt der Freibetrag für die Einkommenssteuer aktuell (2025) bei 12.096 Euro.

Umsatzsteuer und Vorsteuer bei Freiberuflern

Jeder Freiberufler, der nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegt, muss auf seine Leistungen eine Umsatzsteuer erheben, es sei denn, es handelt sich um steuerfreie Umsätze gemäß § 4 UStG. Der Steuersatz ist dabei von der Art der Leistung abhängig und liegt in Deutschland bei 7 % oder 19 %. In vielen Fällen gilt der Steuersatz von 19 %. Der Steuersatz von 7 % Umsatzsteuer muss von Freiberuflern angesetzt werden, welche Leistungen erbringen, die unter das Urhebergesetz fallen, wie beispielsweise das Design eines Logos oder das Schreiben eines Zeitungsartikels.

Wenn du als Freiberufler Umsatzsteuer vereinnahmst, bist du auch zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung (Umsatzsteuerjahreserklärung) verpflichtet. Damit verbunden ist meist auch die Pflicht zur regelmäßigen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA). Die Voranmeldung umfasst insbesondere deine im Voranmeldezeitraum entstandenen steuerpflichtigen Umsätze sowie die entsprechend vereinnahmte Umsatzsteuer und die abziehbare Vorsteuer. Aus der Umsatzsteuerjahreserklärung resultiert dann die zugehörige Steuerschuld für das Steuerjahr – und dementsprechend eine mögliche Nachzahlung oder ein Erstattungsanspruch für die Umsatzsteuer. Wenn deine Umsatzsteuervoranmeldungen alle korrekt sind und es keine anschließenden Änderungen gab, entsprechen die Werte bereits denen aus der Umsatzsteuererklärung. In diesem Fall gibt es weder eine Erstattung noch eine Nachzahlung.

Lohnsteuer bei Freiberuflern

Der Begriff „Lohnsteuer“ wird meist mit dem Begriff „Einkommenssteuer“ gleichgesetzt, bezieht sich allerdings auf die Einkünfte beziehungsweise den Lohn aus nicht selbstständiger Arbeit. Für dich als Freiberufler ist die Lohnsteuer dann relevant, wenn du einen Mitarbeiter hast, für dessen Gehalt beziehungsweise Lohn eine entsprechende Lohnsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss. Ebenso spielt die Lohnsteuer für dich eine Rolle, wenn du deine freiberufliche Tätigkeit nebenberuflich ausübst und zugleich hauptberuflich angestellt bist. Dann fällt auf deine hauptberufliche Tätigkeit als Angestellter eine Lohnsteuer an.

Steuervorauszahlungen bei Freiberuflern

Für dich als Freiberufler fallen in besonderen Fällen Steuervorauszahlungen für die Einkommensteuer und die Umsatzsteuer an.

In diesem Fall bekommst du vom zuständigen Finanzamt einen entsprechenden Feststellungsbescheid. Dieser enthält Angaben zur Höhe deiner Steuervorauszahlungen und dazu, wann du diese zu leisten hast. Die exakte Höhe der Steuervorauszahlung wird vom Finanzamt festgelegt und ergibt sich anhand einer Schätzung der zu erwartenden Steuern.

Steuererklärung als Freiberufler – Erklärungen und Formulare

Die Abgabe deiner Steuererklärungen als Freiberufler umfasst deine EÜR, deine Umsatzsteuererklärung und deine zugehörigen Umsatzsteuervoranmeldungen, deine Einkommenssteuererklärung sowie weitere Steuererklärungen. Die Einkommensteuererklärung erfolgt auf elektronischem Wege über das Portal Elster. So werden alle deine Steuererklärungen direkt an das Finanzamt übermittelt. Hierfür benötigst du zunächst ein elektronisches Sicherheitszertifikat zur Authentifizierung. Die Beantragung hierfür kannst du unter www.elster.de vornehmen.

Das erforderliche Passwort erhältst du dann auf dem Postweg. Da dies etwas dauern kann, solltest du die Beantragung rechtzeitig vornehmen. Zudem ist es wichtig, immer darauf zu achten, dass dein Sicherheitszertifikat noch gültig ist. Für deine Steuererklärungen als Freiberufler gibt es verschiedene Formulare wie den Mantelbogen, der das Hauptformular der Steuererklärung bildet.

Einkommensteuererklärung als Freiberufler

Für die Abgabe deiner Einkommenssteuererklärung musst du als Freiberufler zunächst deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Der darin ermittelte Gewinn wird dann für die Einkommensteuererklärung übernommen. Wenn du neben deiner eigentlichen freiberuflichen Tätigkeit noch weitere Einkünfte erzielst, wie beispielsweise ein Einkommen aus einem Angestelltenverhältnis oder Einkünfte aus Vermietung oder Verpachtung, so gehören diese auch in die Einkommenssteuererklärung. Auch Kapitalerträge wie Zinsen oder Dividenden und Veräußerungsgewinne für Beteiligungen oder Wertpapiere sind in der Einkommensteuererklärung anzugeben. Dafür gibt es die Anlage KAP.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als Freiberufler

Größere Unternehmen unterliegen der Buchführungspflicht und müssen für ihre Gewinnermittlung eine doppelte Buchhaltung führen – inklusive Erstellung einer Bilanz sowie einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Als Freiberufler unterliegst du dieser Pflicht nicht, sondern darfst zur Gewinnermittlung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, erstellen. Dies gilt unabhängig von der Höhe des Umsatzes und des Gewinns. Bei dieser werden zur Ermittlung deines Gewinns für das Steuerjahr alle deine Betriebseinnahmen den abzugsfähigen Betriebsausgaben gegenübergestellt.

Umsatzsteuererklärung als Freiberufler

Wie erwähnt bist du als Umsatzsteuerpflichtiger zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung sowie meist auch zur Abgabe der zugehörigen Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet. Ob du deine Voranmeldungen monatlich oder quartalsweise (alle 3 Monate) erstellen musst, hängt dabei von deiner Umsatzhöhe ab. Während du als Freiberufler mit einer Zahllast von über 9.000 Euro im Regelfall zur monatlichen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet bist, gilt bei einer Zahllast von über 1.000 bis hin zu maximal 9.000 Euro die Pflicht zur quartalsweisen Abgabe.

Wenn die von dir als Freiberufler vereinnahmte Umsatzsteuer den Wert von 1.000 Euro unterschreitet, ist eine Befreiung von der Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung durch das zuständige Finanzamt möglich. Die von dir im Rahmen deiner freiberuflichen Tätigkeit vereinnahmte Umsatzsteuer sowie die abziehbare Vorsteuer sind in diesem Fall erst mit der abschließenden Umsatzsteuererklärung für das Steuerjahr zu deklarieren. Aus dieser ergibt sich dann die Umsatzsteuerschuld und somit eine mögliche Nachzahlung oder ein Erstattungsanspruch.

Übersicht: Sonstige Formulare der Steuererklärung als Freiberufler

Für die Erstellung deiner Steuererklärungen als Freiberufler wie für deine Einkommenssteuererklärung oder deine Umsatzsteuerjahreserklärung benötigst du bestimmte Formulare – allen voran den Mantelbogen.

Mantelbogen

Der Mantelbogen, auch Hauptvordruck genannt, stellt das Hauptformular deiner Einkommenssteuererklärung als Freiberufler dar. In diesem gibst du alle deine Grunddaten an, wie Angaben zu deiner Person oder zur Veranlagungsart.

Anlage EÜR

Mit der Anlage EÜR erstellst du die oben beschriebene Einnahmen-Überschuss-Rechnung für deine Gewinnermittlung. Deine EÜR kannst du sowohl mit Elster als auch mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk erstellen. Wichtig für deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist, dass du deine gesamten Einkünfte und Ausgaben des Steuerjahres korrekt erfasst, damit deine Gewinnermittlung ordnungsgemäß erfolgt und du schließlich auch die korrekte Summe an Steuern an das Finanzamt abführst.

Anlage S

Für deine Einkommensteuererklärung als Freiberufler ist die Anlage S wichtig, da du mit dieser deine Einkünfte aus selbstständiger Arbeit deklarierst. Die Anlage S ist auch von Selbstständigen auszufüllen, die Kleinunternehmer im Nebengewerbe und hauptberuflich angestellt sind. Ausnahmen gibt es einzig für Nebenbeschäftigungen, die als steuerfrei gelten.

Anlage N

Die Anlage N dient dazu, Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit anzugeben. Diese ist für dich als Freiberufler relevant, wenn du neben deiner freiberuflichen Tätigkeit zugleich in einem Unternehmen angestellt bist und somit Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit erzielst.

Kein Umsatz als Freiberufler – Auswirkung auf die Steuererklärung

Wenn du als Freiberufler keinen Umsatz generierst, fällt die sogenannte „Nullmeldung“ an. Mit dieser erklärst du, dass du für das Steuerjahr keine Umsätze oder Gewinne generiert hast. Somit kommst du deiner Pflicht, als Freiberufler eine Steuererklärung zu machen, nach. Die Nullmeldung ist eine vereinfachte Form der Steuererklärung und daher auch weniger umfangreich und aufwändig.

Steuern sparen als Freiberufler – absetzbare Ausgaben

Wie erwähnt, kannst du als Freiberufler jegliche abzugsfähigen Betriebsausgaben auch steuerlich absetzen.

Zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben zählen beispielsweise:

• Abschreibungen (AfA)
• Anwaltskosten
• Beiträge für Berufsverbände
• Beratungskosten für beispielsweise den Steuerberater
• Betriebssteuern
• Bürokosten wie Miete oder Reinigung
• Fachzeitschriften und -bücher
• Finanzierungskosten
• Fortbildungs- und Schulungskosten
• Geschäftsreisen sowie Informationsreisen
• Kraftfahrzeugkosten
• Personalkosten
• Umzugskosten
• betrieblich bedingte Versicherungsbeiträge
• Werbeaufwendungen.

Es gibt jedoch auch diverse nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, wie zum Beispiel Aufwendungen für Geschenke mit einem Wert von über 50 Euro.

Wie du als Freiberufler ganz legal Steuern sparen kannst, erfährst du im Ratgeber „Steuerspartipps“.

Steuererklärung als Freiberufler selbst machen oder auslagern?

Ob du deine Steuererklärungen selbst erstellst oder sie von einem Steuerberater machen lässt, kannst du frei entscheiden. Da du als Freiberufler meist nur deine EÜR, deine Umsatzsteuererklärungen und zugehörigen Umsatzsteuervoranmeldungen sowie deine Einkommenssteuererklärung abgeben musst, hält sich der Aufwand eher in Grenzen. Natürlich spielt es auch eine Rolle, ob dir das Thema liegt und du Zeit dafür hast.

Steuererklärung als Freiberufler vorbereiten für den Steuerberater

Auch, wenn du als Freiberufler einen Steuerberater damit beauftragst, deine Steuererklärungen zu erstellen, gibt es dennoch einiges vorzubereiten. So ist es insbesondere wichtig, dass du alle erforderlichen Belege zur Hand hast und diese pünktlich an deinen Steuerberater übergibst.

Buchungsrelevante Belege sind zum Beispiel deine:

• Ausgangsbelege wie von dir gestellte Rechnungen (sogenannte Ausgangsrechnungen)
• Eingangsbelege wie Eingangsrechnungen, Quittungen, Kassenbons, Lieferscheine, Gutschriften oder Kontoauszüge
• Eigenbelege wie Notbelege
• Bewirtungsbelege

sowie weitere Belegarten.

Steuererklärung als Freiberufler selbst abgeben

Erstellst du deine Steuererklärungen als Freiberufler lieber selbst, sind für dich vor allem folgende Punkte wichtig:

1. Korrekter Umgang mit Belegen: Alle Belege für deine freiberufliche Tätigkeit sind ordnungsgemäß zu erfassen und zu erstellen sowie GoBD-konform aufzubewahren.
2. Fristen für die Abgabe beachten: Für alle Steuererklärungen, die du als Freiberufler abgeben musst, gibt es feste Fristen. Diese sind von dir unbedingt einzuhalten. Wenn dies einmal nicht möglich ist, musst du beim zuständigen Finanzamt schnellstmöglich eine entsprechende Fristverlängerung beantragen.
3. Nutzung von Elster als Freiberufler: Alle deine Steuererklärungen und die damit verbundenen Formulare wie deine EÜR, deine Einkommensteuererklärung oder deine Umsatzsteuererklärung und die zugehörigen Umsatzsteuervoranmeldungen sind von dir elektronisch über das Portal Elster an das zuständige Finanzamt zu übermitteln. Hierfür ist es wichtig, dass du frühzeitig deine Zugangsdaten beantragst und dafür sorgst, diese bei Bedarf rechtzeitig zu aktualisieren.

Übersicht der wichtigsten Abgabefristen der Steuererklärungen bei Freiberuflern

Hier ein kleiner Überblick zu den Abgabefristen für deine Einkommensteuererklärung, deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und deine Umsatzsteuererklärung als Freiberufler:

Ab dem Veranlagungsjahr 2024 gilt für die oben aufgeführten Steuererklärungen ohne Steuerberater nach derzeitigem Stand einheitlich der 31. Juli des Folgejahres als Abgabetermin. Wenn du deine Steuererklärungen als Freiberufler von einem Steuerberater machen lässt, gilt hingegen erst ab dem Veranlagungszeitraum 2025 wieder die reguläre Abgabefrist (spätestens der letzte Tag im Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres).

Mehr Informationen zu den Abgabefristen für deine freiberufliche Tätigkeit gibt es im Beitrag über Steuertermine für Selbstständige.

Dauerfristverlängerung als Freiberufler beantragen

Allgemein musst du deine Umsatzsteuervoranmeldungen als Freiberufler innerhalb von 10 Tagen nach Ablauf des Voranmeldezeitraums abgeben. Indem du eine Dauerfristverlängerung beantragst, kannst du den Abgabetermin allerdings vom Finanzamt dauerhaft um einen Monat verschieben lassen. Wenn du zur monatlichen Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet bist, ist die Dauerfristverlängerung jedoch mit einer Sondervorauszahlung verbunden. Diese beträgt im Regelfall 1/11 des Betrages der gesamten UStVA des Vorjahres.

Sonderfall: Gleichzeitig Freiberufler und Gewerbetreibender

Als Selbstständiger kannst du problemlos Freiberufler und Gewerbetreibender sein. Im Regelfall bekommst du vom Finanzamt dann für beide Tätigkeiten eine eigene Steuernummer, allerdings hängt dies vom konkreten Einzelfall ab. Wenn du zusätzlich zu deiner freiberuflichen Tätigkeit auch noch als Gewerbetreibender tätig bist, musst du für deine gewerbliche Tätigkeit eine Gewerbesteuererklärung abgeben und entsprechende Gewerbesteuer auf deinen Gewerbeertrag zahlen, sofern du den Freibetrag überschreitest. Für deine freiberufliche Tätigkeit gilt dies nicht.

Zusammenfassung

Als Freiberufler reichst du jedes Jahr mindestens EÜR, Einkommensteuer- sowie – falls umsatzsteuerpflichtig – Umsatzsteuererklärung und USt-Voranmeldungen ein. Kleinunternehmer sparen sich zwar die laufenden Voranmeldungen, die Jahreserklärung bleibt Pflicht.

Behalte die Fristen im Auge: Ohne Steuerberater endet sie derzeit am 31. Juli des Folgejahres, mit Berater greift die Verlängerung bis Ende Februar des übernächsten Jahres.

Damit deine Steuerlast nicht höher ausfällt als nötig, sammle Belege konsequent, setze alle abzugsfähigen Betriebsausgaben an und kenne den Grundfreibetrag (2025: 12.096 €). Prüfe zudem, ob du als Katalogberuf, Kleinunternehmer oder Gewerbetreibender eingestuft wirst – davon hängen Pflichten und mögliche Steuerarten ab.

Ob Do-it-yourself mit Elster oder komfortabel mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk: Automatisierte Belegerfassung, EÜR- und VAT-Workflows sowie DATEV-Export sparen Zeit und Nerven – und schaffen die Basis für eine fristgerechte, korrekte Steuererklärung.

Kurz gesagt: Klare Aufzeichnungen, smarte Tools und rechtzeitige Abgabe sind dein Dreiklang für entspannte Steuern – damit du dich voll auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Steuererklärungen als Freiberufler