Die Quittung ist ein Beleg, mit dem ein Zahlungsempfänger oder eine Zahlungsempfängerin einem Schuldner oder einer Schuldnerin eine Empfangsbestätigung für die Bezahlung ausstellt. Dazu braucht es allerdings nicht zwingend eine handschriftlich ausgefüllte Papierquittung, auch eine digital erstellte E-Quittung ist möglich.
Erfahre in diesem Beitrag, welche Vorteile eine E-Quittung bietet und wie du sie selbst erstellst.
Inhalte einer E-Quittung
Je nachdem, welche Art einer Quittung du wählst, hast du folgende Möglichkeiten:
Die Quittung in Papierform
Im Prinzip funktioniert das Ausstellen einer Quittung in Papierform so:
- Du nimmst eine Quittungsvorlage zur Hand oder einen Quittungsblock mit Vordrucken, und füllst alle erforderlichen Felder aus.
- Danach setzt du eventuell deinen Firmenstempel auf das Blatt und versiehst die Quittung mit deiner Unterschrift.
- Auf einem Quittungsblock sind alle Mindestangaben aufgeführt, die im BGB genannt werden. Du musst die entsprechenden Felder nur noch ausfüllen.
Dies ist wichtig, weil eine falsch ausgestellte Quittung vom Finanzamt unter Umständen nicht als Beleg akzeptiert wird und dann kein Vorsteuerabzug möglich ist.
Die E-Quittung in digitaler Form
Eine E-Quittung ist hingegen eine Datei auf deinem Computer, die z. B. das PDF-Format haben kann. Auch dort müssen natürlich alle Mindestangaben enthalten sein:
- Der Name des Schuldners oder der Schuldnerin – derjenige oder diejenige empfängt die Quittung
- Das Ausstellungsdatum und der Ausstellungsort
- Die Art des Produkts bzw. der Produkte und die entsprechende Menge
- Die erhobene Umsatzsteuer (Steuersatz 7 % oder 19 %) und der Steuerbetrag
- Der Bruttopreis in Zahlen und Worten
- Die Unterschrift des Zahlungsempfängers
Beispiel einer E-Quittung
Egal, welches Format deine E-Quittung hat, einige Dinge sind beispielhaft gleich.
So muss es ausfüllbare Felder geben, die du sowohl in einer Excel-Datei anlegen kannst als auch in einem PDF-Dokument. Sinnvoll ist es auch, gleich ein Feld für die Mehrwertsteuer anzulegen, das die Steuer für den Steuerbetrag anhand der eingetragenen Nettosumme automatisch berechnet. Eine Quittungsvorlage liefert solche ausfüllbaren Felder gleich mit:
Vorteile einer E-Quittung
- Leserlichkeit & schnelle Korrektur: Fehler können direkt im Verlauf der Erstellung beseitigt werden. Bei einem handschriftlich geschriebenen Quittungsbeleg führen Schreibfehler hingegen häufig dazu, dass die Quittung noch einmal neu geschrieben werden muss.
- Grunddaten: Es ist auch möglich, einige Grunddaten standardmäßig in einer Vorlage zu speichern, sodass der Erstellungsaufwand sinkt.
- Berechnung der Mehrwertsteuer und des Bruttopreises: Bei machen E-Quittungsvorlagen in Excel ist die automatische Berechnung der Steuer und des Betrags ein nützliches Feature.
