Kostenplan erstellen: So gelingt dir die optimale Kostenplanung
Wenn du ein Unternehmen gründen willst, gehört eine solide Kostenplanung mit dazu. Sie hilft dir einerseits bei der Ressourcenplanung. Andererseits kannst du mit ihr deine voraussichtlich anfallenden Kosten besser einschätzen und überblicken.
Der Kostenplan ist einer von mehreren Finanzplänen und Teil deines Businessplans. In diesem Beitrag erfährst du alles Wissenswerte darüber, was Kostenplanung ist, wie du einen Kostenplan erstellst – und was du dabei alles beachten solltest.
Definition: Was ist ein Kostenplan?
Den Umsätzen, die du mit deinem Unternehmen erzielst, stehen deine Kosten gegenüber. Bei diesen kann es sich zum Beispiel um Personalkosten, Materialkosten oder Projektkosten handeln. Dein Kostenplan, auch Kostenplanung genannt, enthält alle Kosten, die für dein Unternehmen anfallen.
Er bildet das Gegenstück zu deiner Umsatzplanung und ist wichtig für deinen Businessplan (eine Businessplan-Vorlage findest du hier). Deinen Kostenplan erstellst du immer für einen bestimmten Zeitraum – zum Beispiel für 3 Jahre. Er verschafft dir einen Überblick zu deinen verschiedenen Kostenarten wie Fixkosten und variablen Kosten. Zudem ermöglicht dein Kostenplan es dir, deinen Finanzbedarf besser einzuschätzen.
Wie anfangs bereits erwähnt gehört deine Kostenplanung zur Finanzplanung ebenso wie deine:
Dein Kostenplan basiert dabei auf einer Schätzung deiner zu erwartenden Kosten. Daher ist es ganz normal, wenn deine späteren Kosten etwas von der ursprünglichen Planung abweichen. Dennoch solltest du die Schätzung so genau und realistisch wie möglich vornehmen. Im Laufe der Zeit kannst du deine Kostenplanung dann bei Bedarf noch weiter anpassen.
Ein Kostenplan ist für dich als Gründer unter anderem relevant, wenn du:
- einschätzen willst, wie hoch deine Gründungskosten, fixen Kosten und variablen Kosten sind – und ob du bei den erwarteten Kosten noch Gewinne erzielen kannst. Für den letzten Schritt benötigst du dann außerdem noch deine Umsatzplanung sowie deine Rentabilitätsplanung.
- Investoren suchst oder einen Kredit, Gründungszuschuss oder Ähnliches beantragen willst.
Typische Gründungskosten
Wenn du ein Unternehmen gründest, fallen in Zusammenhang mit der eigentlichen Gründung auch typische Gründungskosten an. Diese entstehen noch bevor das Unternehmen seiner eigentlichen Tätigkeit nachgehen kann. Wenn du ein Unternehmen ins Leben rufen willst, musst du auch diese Kosten berücksichtigen. Bei diesen handelt es sich um alle Kosten, die für die Schaffung einer rechtlichen Existenz deines Unternehmens benötigt werden.
Zu den typischen Gründungskosten zählen zum Beispiel:
- Notar- und Gerichtskosten
- Gebühren für Behörden
- Provisionen
- dein Gründerlohn
Mehr hierzu erfährst du im Beitrag zum Thema Gründungskosten.
Kostenplan für die Projektkalkulation
Kostenpläne helfen dir nicht nur in Zusammenhang mit der Unternehmensgründung, sondern auch bei der Ressourcenplanung und Projektkalkulation einzelner Projekte. Hier bilden zunächst ein Projektstrukturplan und die Ressourcenplanung die Grundlage für die Kostenplanung.
Basierend auf dem Projektstrukturplan und der Ablauf- und Terminplanung wird die Ressourcenplanung erstellt. Mit dieser kannst du anschließend die anfallenden Kosten für die verschiedenen Arbeitspakete schätzen. Die erwarteten Projektgesamtkosten ergeben sich dann aus der Summe der Kosten für die einzelnen Arbeitspakete.
Diese Kostenarten gehören zur Kostenplanung
Dein Kostenplan besteht im Wesentlichen aus zwei Kostenarten, nämlich den fixen Kosten und den variablen Kosten. Die fixen Kosten, auch Fixkosten genannt, fallen unabhängig von deiner Auftragslage an. Somit sind sie fest, also fix. Die variablen Kosten hingegen ändern sich abhängig von deiner Auftragslage wie beispielsweise deiner Produktionsmenge. Daher heißen sie auch veränderliche Kosten.
Fixe Kosten im Kostenplan
Deine fixen Kosten sind wie erwähnt unabhängig von deiner Produktion oder Auftragslage. Zu den Fixkosten in deiner Kostenplanung gehören beispielsweise:
- Personalkosten
- Gebäudekosten (Miete etc.)
- Versicherungskosten
- Kosten für Kredite (Zinsen etc.)
- Kosten für Vertrieb, Marketing und Werbung
- Kosten für Buchhaltung und Steuerberatung
- sonstige betriebliche Ausgaben
- Abschreibungen
- ggf. weitere Betriebsausgaben.
Variable Kosten im Kostenplan
Deine variablen Kosten sind wie erwähnt von deiner Produktionsmenge, Auftragslage etc. abhängig. Zu diesen gehören:
- Kosten für die Produktion wie benötigte Rohstoffe
- Kosten für Fremdleistungen
- Lieferkosten
- Kosten für Fracht und Versand
- Provisionszahlungen
- Kosten für auftragsbezogenes Personal wie Freiberufler und andere Honorarkräfte
- Reisekosten
- Produktionsabhängige Kosten für Wasser, Strom etc.
So erstellst du einen Kostenplan für dein Unternehmen
Deinen Kostenplan kannst du in zwei Schritten erstellen:
- Kosteninformationen sammeln: Trage alle relevanten Informationen zu deinen erwarteten Kosten zusammen. Hierunter fallen alle variablen Kosten sowie jegliche Fixkosten. Kalkuliere dabei so genau und realistisch wie möglich.
- Kostenplan erstellen: Liste nun in deiner Kostenplanung alle zu erwartenden Kosten für den relevanten Zeitraum auf – beispielsweise in einem Excel-Dokument.
Beispiel für eine Kostenplanung im Businessplan
Deine Kostenplanung hängt von mehreren Faktoren ab und ist daher sehr individuell. Hier für dich ein kleines Beispiel, wie ein Kostenplan aussehen kann:
Praktische Tipps für den Kostenplan
Wenn du deinen Kostenplan erstellst, gibt es verschiedene Punkte zu beachten. Hier die wichtigsten Aspekte und nützlichsten Tipps für dich auf einen Blick:
- Bereite dich gut auf die Erstellung deiner Kostenplanung vor und plane genug Zeit dafür ein.
- Kalkuliere deine Kosten unbedingt realistisch.
- Berücksichtige bei deinem Kostenplan ebenso mögliche Investitionen
- Gib alle Kosten als Nettobeträge an.
- Hole dir Unterstützung durch einen Steuer- oder Gründungsberater, falls erforderlich.
Behalte deine Kosten mit einer Buchhaltungssoftware stets im Blick
Auch nach erfolgreicher Gründung ist es wichtig, dass du jederzeit den Überblick über deine Kosten behältst. Mit einem Online-Rechnungsprogramm wie sevdesk ist dies ganz leicht möglich. Darüber hinaus bietet dir die Buchhaltungssoftware viele weitere praktische Funktionen. In sevdesk kannst du beispielsweise ganz einfach Quittungen, Kassenbons und andere Belege erfassen. Ebenso kannst du damit deine Rechnungen schreiben. Besonders leicht wird es für dich, wenn du dein Online-Banking mit sevdesk verbindest. So kannst du Zahlungen direkt aus sevdesk heraus tätigen – und sparst so wertvolle Zeit und Doppelarbeiten.
Zusammenfassung zum Kostenplan
Der Kostenplan ist ein Finanzplan und Teil deines Businessplans. Er bildet das Gegenstück zur Umsatzplanung und ist wichtig für deine Rentabilitätsvorschau. Die Begriffe „Kostenplan“ und „Kostenplanung“ sind dabei gleichbedeutend. Die Kostenplanung enthält eine möglichst exakte Schätzung deiner zu erwartenden Kosten für einen bestimmten Zeitraum. Als Gründer benötigst du einen Kostenplan als Überblick für deine zu erwartenden Kosten – zum Beispiel, wenn du Investoren oder andere Geldgeber für dein Unternehmen gewinnen willst.
Auch für die Projektkalkulation wird häufig ein Kostenplan benötigt. Die Grundlage hierfür bilden der Projektstrukturplan und die Ressourcenplanung. Darauf basierend kannst du später die Kosten für die einzelnen Arbeitspakete einschätzen.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Kostenplan
Nachfolgend findest du häufig gestellte Fragen zum Thema Kostenplanung – und die entsprechenden Antworten auf diese.
