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Bonpflicht in Deutschland einfach erklärt
Die Bonpflicht oder auch Belegausgabepflicht gehört fest zum Verkaufsalltag. Und trotzdem sorgt sie für Unsicherheiten: Muss bei jedem Verkauf ein Kassenbon ausgegeben werden? Gibt es Ausnahmen? Und was gilt für Kleinunternehmer oder digitale Kassensysteme?
Genau hier liegt der Knackpunkt: Die Bonpflicht ist da und gleichzeitig wird das Kassieren immer digitaler.
In diesem Ratgeber erklären wir dir ausführlich, für wen die Bonpflicht gilt, wo es Ausnahmen gibt und welche Änderungen zukünftig geplant sind.
- Was bedeutet die Bonpflicht?
- Ausnahmen: Wann bist du von der Kassenbonpflicht befreit?
- Bonpflicht in verschiedenen Branchen: Gilt sie auch für dich?
- Welche Angaben muss ein Kassenbon enthalten?
- Dürfen Kassenbons auch digital erstellt werden?
- Kassenbonpflicht missachtet? Das sind die Konsequenzen
- Änderungen an der Kassenbonpflicht 2028
- Mit sevdesk Ordnung in deiner Buchhaltung schaffen
- Zusammenfassung
- Häufig gestellte Fragen zur Bonpflicht
Was bedeutet die Bonpflicht?
Bonpflicht oder offiziell Belegausgabepflicht klingt nach viel Papierkram. Dahinter steckt ein simpler Vorgang: Für jeden Verkauf, der über eine elektronische Registrierkasse abgewickelt wird, muss ein Bon erstellt werden. Jeder Geschäftsvorfall wird so als Teil der steuerlichen Grundaufzeichnungen erfasst.
Im Zusammenhang mit der Bonpflicht fällt oft auch der Begriff „Kassengesetz“. Gemeint sind damit die gesetzlichen Vorgaben für elektronische Aufzeichnungssysteme. Diese Vorgaben sind in § 146a der Abgabenordnung (AO) und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt.
Die Bonpflicht umfasst grundsätzlich drei Bereiche:
- Ausstellung des Kassenbons: Bei jeder Transaktion muss ein Kassenbon erstellt werden, der bestimmte Pflichtangaben wie Datum, Betrag, Steuersatz und Unternehmensdaten aufweist. Je nach Kassensystem kann der Bon gedruckt oder digital (QR-Code oder E-Mail) bereitgestellt werden.
- Aushändigung an den Kunden: Der Beleg muss dem Kunden angeboten werden. Ob der Kunde den Bon verweigert oder direkt entsorgt, ist egal. Entscheidend ist, dass ein Bon bereitgestellt wird.
- Aufbewahrungspflicht der Unternehmen: Für Unternehmen gelten klare Aufbewahrungspflichten, damit die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung nachvollziehbar bleibt. Die Kassendaten müssen digital und GoBD-konform gespeichert werden. Selbst wenn der Kunde den Bon nicht möchte, ist er Teil deiner Buchführung und muss bei einer Prüfung vorgelegt werden können.
Wichtig zu wissen: Der Kunde muss den Bon nicht annehmen, Unternehmen müssen ihn jedoch anbieten.
Wann musst du einen Kassenbon ausgeben?
Kurz und knapp: Die Kassenbonpflicht greift so gut wie immer. Selbst wenn du einen Kaugummi im Wert von 10 Cent oder andere Kleinstbeträge abkassierst, muss dafür ein Beleg ausgestellt werden. Und zwar unabhängig davon, mit welchem Zahlungsmittel der Kunde zahlt. Das gilt nicht nur für normale Ladengeschäfte, sondern auch für Online-Shops, mobile Verkäufe oder den Lieferservice. Als Kleinunternehmer gelten grundsätzlich die gleichen Regeln. Entscheidend ist also nicht deine Unternehmensgröße, sondern wie du kassierst.
Es gibt allerdings eine Möglichkeit, sich von der Bonpflicht befreien zu lassen: die sogenannte Härtefallregelung nach § 146a Abs. 2 der Abgabenordnug. Dort heißt es:
„Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht [...] befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.“
Wenn die Bonpflicht für deinen Betrieb eine „unzumutbare Belastung“ darstellt, kannst du demnach beim Finanzamt eine individuelle Befreiung beantragen. Typische Beispiele können Wochenmarktstände oder Betriebe mit vielen spontanen Barverkäufen an wechselnder Laufkundschaft sein. Kleine Vorwarnung: Die Hürden dafür sind hoch.
Tipp: Spare dir den Aufwand. Viel stressfreier ist es, auf ein smartes Kassensystem zu setzen, das den Bon einfach digital erstellt. So bist du rechtlich auf der sicheren Seite und hast keinen Stress mit Anträgen, die letztendlich doch abgelehnt werden.
Warum gibt es die Belegausgabepflicht?
Hinter der Pflicht zur Belegausgabe steckt ein einfacher Grund: mehr Transparenz und weniger Steuerbetrug. Jeder Geschäftsvorfall wird sauber erfasst und nichts verschwindet „mal eben“ unterm Tisch. Dadurch wird es deutlich schwerer, Umsätze zu manipulieren oder am Finanzamt vorbeizuschleusen.
Ja, die Belegausgabepflicht ist im Alltag nervig! Für dich als Unternehmer sorgt sie aber für klare, nachvollziehbare Abläufe: Verkäufe werden sauber erfasst, Kassendaten bleiben nachvollziehbar und die Kassenführung transparent. Die Bonpflicht dämmt Steuerbetrug sowie Schwarzarbeit ein und gibt deinen Käufern die Sicherheit, dass ihr Einkauf korrekt verbucht wird.
Ausnahmen: Wann bist du von der Kassenbonpflicht befreit?
In manchen Fällen gilt die Bonpflicht von vornherein nicht und anders als bei der Härtefallregelung musst du hier keinen Antrag stellen. Entscheidend ist auch hier, wie du kassierst. Lass uns das im Detail durchgehen.
Offene Ladenkasse vs. elektronisches Kassensystem
Grundsätzlich stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um deine Kunden abzukassieren: die offene Ladenkasseoder das elektronische Kassensystem. Beide bringen unterschiedliche Pflichten mit sich.
Offene Ladenkasse
Nutzt du eine Geldkassette ohne Strom, ohne Software und ohne Internet, bist du technisch gesehen von der automatischen Belegausgabepflicht nach § 146a AO befreit. Bedeutet konkret: Du musst nicht bei jedem Verkauf automatisch einen Kassenbon anbieten. Logisch, denn wo kein Drucker, da auch kein Bon. Allerdings ist eine offene Ladenkasse kein kompletter Freifahrtschein. Im Gegenteil: Die Anforderungen sind strenger als bei digitalen Systemen.
Diese Dokumentationspflichten bringt die offene Ladenkasse mit sich:
- Täglicher Kassenbericht: Deine Einnahmen müssen jeden Tag vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Einzelaufzeichnungen: Jeder Verkauf muss als Teil der steuerlichen Grundaufzeichnungen lückenlos dokumentiert werden.
- Manueller Aufwand: Wenn dein Kunde einen Beleg oder eine Quittung verlangt, musst du diese ausstellen können.
Tipp: Nutzt du eine offene Ladenkasse, kommst du um ein Kassenbuch kaum herum. Gesetzlich vorgeschrieben ist es zwar nicht namentlich, aber die lückenlose Dokumentation deiner Einnahmen läuft in der Praxis darauf hinaus.
Achtung, Änderung in Sicht: Nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 soll die offene Ladenkasse ab dem 1. Januar 2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz nicht mehr zulässig sein. Der Entwurf ist noch nicht beschlossen. Bis dahin gelten die beschriebenen Regeln unverändert.
Elektronisches Kassensystem
Sobald du ein digitales System nutzt, greift die volle Belegausgabepflicht. Der Beleg kann auf Papier oder digital bereitgestellt werden. Ab 2028 soll die digitale Bereitstellung der Regelfall sein. Die Anforderungen an die Dokumentation sind beim elektronischen Kassensystem leichter umzusetzen, weil das System dich im Hintergrund unterstützt.
Im Alltag zeigt sich schnell, welche Lösung praktikabel ist. Die offene Ladenkasse ist zeitintensiver und anfälliger für Fehler. Gerade in der Gastronomie oder im Einzelhandel ist eine offene Ladenkasse eine echte Herausforderung. Stell dir vor, du müsstest jeden Espresso oder jeden verkauften Artikel händisch erfassen. Elektronische Registrierkassen nehmen dir hier viel Arbeit ab und sorgen für klare, nachvollziehbare Abläufe.
Damit du den Überblick behältst, haben wir dir die wichtigsten Unterschiede kompakt zusammengefasst:
Halten wir fest: Die offene Kasse wirkt am Anfang kostengünstiger, da keine Softwaregebühren anfallen. Aber sie ist ein richtiger Zeitfresser. Ein modernes elektronisches System ist eine gute Investition und sorgt für klare, nachvollziehbare Abläufe.
Bonpflicht in verschiedenen Branchen: Gilt sie auch für dich?
Jetzt brennt dir folgende Frage unter den Nägeln: Gilt die Bonpflicht auch für mein Business?
Sobald du eine elektronische Registrierkasse, eine Tablet-Kasse oder eine Kassen-App nutzt, greift grundsätzlich die Bonpflicht. Du musst deinen Kunden bei jedem Verkauf einen Kassenbon anbieten.
Je nach Branche gibt es allerdings ein paar Besonderheiten in der Umsetzung. Damit du genau weißt, was auf dich zukommt, haben wir einige Beispiele aus verschiedenen Branchen übersichtlich zusammengefasst:
Tipp: Stelle sicher, dass deine Kassenführung von Anfang an sauber aufgestellt ist. Letztendlich ist weniger entscheidend, was du machst, sondern wie du kassierst.
Welche Angaben muss ein Kassenbon enthalten?
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) schreibt genau vor, welche Pflichtangaben auf dem Kassenzettel stehen müssen.
Dazu gehören:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Datum und Uhrzeit des Verkaufs
- eine eindeutige Transaktionsnummer
- Menge und Art des verkauften Produktes / Leistung
- der Nettobetrag, die Steuersätze und der Gesamtbetrag
- die Seriennummer des Kassensystems
- die sogenannte TSE-Signatur, die bestätigt, dass der Geschäftsvorfall manipulationssicher aufgezeichnet wurde
- sowie der Prüfwert und der Signaturzähler zur externen Belegverifikation
Ganz schön viele Angaben für diesen kleinen Kassenzettel, oder? Diese Details sorgen dafür, dass jeder Verkauf eindeutig zugeordnet und später nachvollzogen werden kann.
Dürfen Kassenbons auch digital erstellt werden?
Ja. Der Kassenzettel muss nicht zwingend auf klassischem Thermopapier gedruckt werden. Du kannst den Beleg per E-Mail versenden, über einen QR-Code bereitstellen oder direkt in einer App anzeigen. Digitale Belege sind im Alltag oft praktischer als Papierbelege. Die elektronische Ausgabe setzt in der Regel die Zustimmung des Kunden voraus. Ohne Zustimmung bleibt der Papierbon der Regelfall.
Entscheidend ist nicht das Format, sondern der Ablauf: Der Beleg muss dem Kunden angeboten werden und alle vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.
Ausblick ab 2028: Nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 soll die elektronische Belegbereitstellung ab dem 1. Januar 2028 zur Regel werden. Ein Papierbon gäbe es dann nur noch auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden. Der Entwurf ist noch nicht beschlossen.
Tipp: Bist du dir unsicher, was als Kassenbeleg gilt und wie sich Bon, Quittung und Rechnung unterscheiden? Unser Ratgeber zu den verschiedenen Belegarten bietet dir eine umfassende Erklärung.
Kassenbonpflicht missachtet? Das sind die Konsequenzen
Für die Bonpflicht gibt es keinen eigenen Bußgeldkatalog. Verstöße gegen die Kassenvorschriften können aber als Ordnungswidrigkeit nach § 379 AO mit Bußgeld geahndet werden. Wer die Belegausgabe schleifen lässt, riskiert diese unangenehmen Folgen:
- Schätzung durch das Finanzamt: Fehlen Bons regelmäßig oder wirkt die Kassenführung unvollständig, kann das als Verstoß gegen die GoBD ausgelegt werden. Fehlen Belege oder wirken Aufzeichnungen unvollständig, kann die Ordnungsmäßigkeit deiner Kassenführung angezweifelt werden. Das Finanzamt darf deine Umsätze dann schätzen und das wird oft teurer.
- Nachzahlungen: Auch wenn du alles korrekt abgerechnet hast, kann eine Schätzung zu Steuernachzahlungen führen.
- Intensivere Prüfungen: Wer einmal auffällt, wird zukünftig genauer unter die Lupe genommen. Eine lückenhafte Belegausgabe kann dazu führen, dass das Finanzamt häufiger bei dir vorbeischaut.
Riskiere das lieber nicht! Wenn du deine Kasse sauber führst und alle Belege ordentlich erfasst, bist du auf der sicheren Seite.
Tipp: Alles zur ordnungsgemäßen Kassenführung bekommst du in unserem Ratgeber zu den GoBD.
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Änderungen an der Kassenbonpflicht ab 2028
Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett einen Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums beschlossen, das sogenannte Zweite Kassengesetz. Er ist noch nicht in Kraft, denn Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen. Ziel ist, mehr elektronische Kassen einzusetzen, den Papierbon durch digitale Belege zu ersetzen und Manipulationen zu erschweren.
Hier sind die geplanten Anpassungen auf einen Blick:
- Kassenpflicht: Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz sollen ab dem 1. Januar 2028 keine offene Ladenkasse mehr führen dürfen und ein elektronisches Kassensystem mit TSE nutzen müssen.
- Mehr Transparenz und Manipulationsschutz: Verkäufe sollen lückenlos und manipulationssicher dokumentiert werden. Der Entwurf sieht außerdem einen neuen Straftatbestand für Manipulationssoftware vor.
- Digitale Belegbereitstellung: Die papierhafte Belegausgabepflicht soll ab 2028 entfallen. Belege sind dann grundsätzlich digital bereitzustellen. Einen Papierbon gibt es nur auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden.
Wie kannst du dich vorbereiten?
Du musst nicht sofort alles umstellen, solltest aber jetzt planen:
- Prüfe deinen Umsatz: Kratzt dein Jahresumsatz an der geplanten 100.000-Euro-Grenze? Dann solltest du die Entwicklung aufmerksam verfolgen und klären, welches Jahr für die Berechnung zählt.
- Hinterfrage deine aktuelle Kassenlösung: Arbeitest du noch mit einer offenen Ladenkasse? Dann solltest du dich frühzeitig mit elektronischen Kassensystemen mit TSE auseinandersetzen. Das erleichtert dir im Alltag vieles.
- Think digital: Arbeitest du noch mit Zettelwirtschaft, handschriftlichen Notizen oder lose abgehefteten Bons? Digitale Belege und eine saubere Archivierung werden wichtiger. Je früher du deine Buchhaltung digital und sauber aufstellst, desto einfacher wird die Umstellung für dich.
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Buchhaltung gehört nicht gerade zu deinen Lieblingsaufgaben? Verständlich: Sie frisst Zeit, Nerven und blockiert unsere To-do-Liste.
Genau deshalb setzen viele Selbstständige auf digitale Lösungen wie sevdesk. Damit behältst du deine Einnahmen im Blick, erfasst Belege mit wenigen Klicks und hast wichtige Unterlagen jederzeit griffbereit. Egal ob Papierbeleg, digitaler Kassenbon oder die E-Rechnung: Es bleibt alles an einem Ort und ist jederzeit nachvollziehbar.
Gerade mit Blick auf die zukünftigen Änderungen in der Bonpflicht (Stichwort: GoBD und digitale Belege) ist es sinnvoll, sich rechtzeitig eine passende Buchhaltungssoftware an die Seite zu holen. Deine GoBD-konforme Buchhaltung bleibt somit dauerhaft rechtskonform, ohne dass du dich ständig mit neuen gesetzlichen Änderungen auseinandersetzen musst.
Zusammenfassung
Die Bonpflicht, offiziell Belegausgabepflicht, gehört seit 2020 zum festen Bestandteil des Verkaufsalltags. Sobald ein Betrieb ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss bei jedem Verkauf ein Beleg erstellt werden. Ganz unabhängig davon, wie klein der Betrag ist oder ob der Kunde den Bon überhaupt mitnehmen möchte.
Das Ziel hinter der Bonpflicht: Verkäufe sollen sauber dokumentiert und Manipulationen an Kassensystemen verhindert werden. Klingt erst mal nach Bürokratie. Im Alltag muss das heute aber längst nicht mehr bedeuten, dass du tonnenweise Papierbons auf Thermopapier drucken musst. Denn hier haben sich in den letzten Jahren viele Prozesse vereinfacht. Digitale Belege per QR-Code, E-Mail oder App machen die Kassenführung deutlich entspannter und oft auch nachhaltiger.
Je früher du deine Kassenführung sauber und digital aufsetzt, desto leichter machst du es dir später selbst. Weniger Chaos bei der Buchhaltung, weniger manueller Aufwand und deutlich entspannter, falls doch mal eine Prüfung vom Finanzamt ansteht. Deshalb setzen viele Unternehmen inzwischen auf eine digitale Buchhaltungssoftware, die Kassenführung, Belege und Buchhaltung möglichst unkompliziert zusammenbringt.
