Die Word/Excel-Vorlage entspricht unter Umständen nicht den rechtlichen Vorschriften nach GoBD. Außerdem erfüllen sie nicht die Vorgaben der E-Rechnungspflicht, die seit dem 01.01.2025 für den B2B-Bereich gilt.
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Rechnungen schreiben war schon immer eine lästige Angelegenheit. Du hast viele Aufträge und wenig Zeit dafür und bist deshalb auf der Suche nach einer kostenlosen Rechnungsvorlage? Dann bist du hier genau richtig! Lade dir hier unsere Rechnungsvorlage als Word-, Excel- oder PDF-Dokument herunter und erstelle in einer Minute deine erste Rechnung damit!
Wir bieten dir eine beschreibbare, kostenlose Rechnungsvorlage für Word, Excel und als PDF zum Download, die individuell anpassbar für deine Kunden ist. Dank dem Rechnungsmuster kannst du Angebote oder Aufträge mit nur wenigen Mausklicks in eine Rechnung mit Platzhaltern für Pflichtangaben überführen.
Mit Hilfe dieser Rechnungsvorlage für Word, Excel oder als PDF kannst du also im Handumdrehen eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen, die allen rechtlichen Anforderungen entspricht.
So sieht die Musterrechnung vor deiner Bearbeitung aus:
Gestalte das Briefpapier deiner Rechnung mit deinem Firmenlogo und bearbeite das Rechnungsmuster in Word, Excel oder als PDF im Stil deines Unternehmens. So behält sie den Look deiner Firma.
Achte allerdings darauf die Platzhalter für die Pflichtangaben richtig auszufüllen. Dazu gehören beispielsweise die Rechnungsnummer und auch das Rechnungsdatum. Wie du beim Ausfüllen der Vorlage am besten vorgehen solltest und nichts vergisst, erfährst du im Folgenden:
Auf der Suche nach einer zeitsparenden und professionellen Alternative zur Rechnungsvorlage? Jetzt Rechnungen mit sevdesk schreiben! Mit wenigen Klicks erstellst du Rechnungen und sendest sie direkt aus der Software zu deinen Kunden – und das von überall! Teste sevdesk und alle Funktionen der digitalen Buchhaltung jetzt 14 Tage kostenlos und unverbindlich!
Nachfolgend findest du wichtige Informationen zum Thema Rechnung und zum weiteren Umgang mit dem Rechnungsmuster:
Damit eine Rechnung vollständig ist (und somit auch deine Kunden gegebenenfalls zum Vorsteuerabzug berechtigt), ist es wichtig, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Welche Punkte hier genau abgebildet werden müssen, ist per Gesetz über § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Bitte beachte, dass sich die folgenden Vorschriften auf Rechnungen ab einem Betrag von 250 Euro brutto beziehen. Für Rechnungsbeträge unter dieser Grenze gelten andere Regelungen, die hier gelistet sind.
Hieraus ergibt sich, dass Rechnungen, die du erstellst, unbedingt folgende Angaben enthalten müssen:
Gleichzeitig ist es wichtig, zwischen der Rechnung mit und der Rechnung ohne Umsatzsteuer zu unterscheiden. Auf die spezifischen Details wird in den folgenden beiden Abschnitten eingegangen.
Alle verpflichtenden Bestandteile von Rechnungen kannst du auch in unserem Lexikon nachlesen.
Wie bereits weiter oben erwähnt, ist es wichtig, dass du auf einer Rechnung über 250 Euro brutto, auf der Umsatzsteuer ausgewiesen wird, nicht nur auf den verwendeten Steuersatz, sondern auch auf die genaue Steuersumme hinweist. Nur wenn diese beiden (!) Punkte auf dem Dokument vermerkt sind, kann dein Kunde die gezahlte Vorsteuer auch geltend machen.
Falls du auf Basis der Kleinunternehmerregelung arbeitest oder Rechnungen ins EU-Ausland, sowie Rechnungen ins Drittland stellst, fällt in der Regel keine Umsatzsteuer an. Es wäre jedoch falsch, diesen Aspekt auf dem betreffenden Dokument einfach auszuklammern bzw. unerwähnt zu lassen. Solltest du – warum auch immer – für deine Produkte und Leistungen keine Umsatzsteuer berechnen müssen, musst du den expliziten Grund hierfür auf deiner Rechnung angaben. Ein klassischer Wortlaut hierfür lautet: „Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG: keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“
Somit erklärt es sich von selbst, weswegen du keine Umsatzsteuer ausweist und das Finanzamt erkennt auf den ersten Blick, dass dieser Posten nicht schlichtweg vergessen wurde. Es gibt auch eine Vorlage für die Rechnung ohne Umsatzsteuer, die du verwenden kannst.
Erfahre mehr zu diversen Rechnungsarten in unserem Ratgeber!
Neben unserer Standard Musterrechnung, stehen dir weitere kostenlose Vorlagen zur Verfügung, die zu deinen individuellen Anforderungen an die Art Rechnungsstellung passen.
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Rechnungsvorlagen bei internationalen Geschäften Ob eine Rechnungsvorlage rechtssicher ist oder nicht, ist natürlich davon abhängig, welche Vorlage du nutzt bzw. von welcher Quelle du sie beziehst und vor allem davon, ob du sie gewissenhaft und fehlerfrei ausfüllst! Besondere Vorsicht ist vor allem dann geboten, wenn du dich dazu entschließt, deine eigene Vorlage oder Musterrechnung – zum Beispiel mit Word oder Excel – zu erstellen. Auch wenn es vergleichsweise einfach ist, ein Rechnungslayout zu kreieren, musst du natürlich unbedingt darauf achten, dass auch wirklich alle Angaben auf der Rechnung (Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, usw.) abgefragt werden. Somit stellst du sicher, dass deine Dokumente immer vollständig sind und du die jeweilige Vorlage nur noch ausfüllen musst.
Du hast keine Lust, dich mit allen Vorgaben zur Rechnungserstellung zu befassen, möchtest aber gleichzeitig für Vollständigkeit sorgen? Kein Problem! In diesem Fall lohnt es sich, auf moderne Rechnungsprogramme wie sevdesk zu setzen. sevdesk bietet dir außerdem die Möglichkeit, besondere Gegebenheiten, wie zum Beispiel die Kleinunternehmerregelung, anzugeben und setzt die entsprechend geltenden Vorgaben in einem fertigen Dokument um. sevdesk eignet sich also auch als Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. Deine einzige Aufgabe: das Einfügen der jeweiligen Daten. Zusätzlich kannst du die Rechnungen dann sogar über sevdesk versenden.
Ein weiterer Vorteil: da unsere Rechnungssoftware regelmäßig automatisch aktualisiert wird, kannst du dir sicher sein, dass deine Dokumente immer rechtssicher und an die jeweils geltenden Gesetze angepasst sind - egal, ob du ins Ausland oder ins Inland fakturierst.
Ein Blick auf deine Eingangsrechnungen zeigt dir sicher, dass es keine standardisierten Vorlagen für Rechnungen zu geben scheint. Im Gegenteil! Wenn sichergestellt ist, dass alle Angaben lesbar und vollständig sind, sind deiner Fantasie hier nur wenige Grenzen gesetzt.
Beim Erstellen eines Designs ist es in der Regel sinnvoll, die folgenden Tipps zu beachten:
Sichere dich rechtlich ab und lasse sevdesk die korrekte Buchhaltung erledigen, um dich weiterhin auf das Wichtigste zu konzentrieren.
sevdesk hilft dir beim: