In diesem Ratgeber dreht sich alles um das Thema Eigenbelege. Hier erfährst du, was ein Eigenbeleg ist, wie und wann du ihn in der Buchhaltung einsetzen solltest und welche Bedeutung er für das Finanzamt hat. Lass dich auf dem Weg zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung begleiten und entdecke hilfreiche Tipps und Tricks!
Was ist ein Eigenbeleg?
In der Buchführung gilt der eherne Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Ohne Rechnung also keine kaufmännische Buchung. Um einen reibungslosen Ablauf bei der Buchführung sowie beim Finanzamt zu gewährleisten, sollten Belege und Rechnungen daher immer sorgfältig aufgehoben werden.
Generell dienen Eigenbelege als Ersatz für eine Rechnung bzw. Quittung. Sie werden daher oft auch als Ersatzbelege oder Notbelege bezeichnet. Im Falle, dass es für einen Geschäftsvorfall keine Belege gibt, müssen daher von dir stellvertretend Eigenbelege erstellt und beim Finanzamt vorgelegt werden.
Du willst schnell und einfach einen Eigenbeleg erstellen? Dann nutze unseren kostenlosen Eigenbeleg-Generator. Fülle einfach nur die Felder aus und schon hast du deinen Eigenbeleg als PDF.
Der Eigenbeleg als besondere Belegart
Rechnungsbelege werden generell in interne Belege und in externe Belege unterschieden. Interne Belege werden innerhalb des Unternehmens für die Buchhaltung erstellt, das können typischerweise Lohnlisten oder Materialentnahmescheine sein. Diese Quittungen dienen der Nachvollziehbarkeit interner Geschäftsvorgänge und bilden betriebswirtschaftliche Sachverhalte im Unternehmen ab.
- „Interner“ Eigenbeleg: Dadurch, dass kein externer Wirtschaftsbeteiligter diese Belege erstellt hat, handelt es sich hier bereits um Eigenbelege. Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zu den verschiedenen Belegarten.
- Externe Belege dokumentieren laufende Finanz- und Gütertransaktionen des Unternehmens, das können Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen oder Kontoauszüge sein. Die Belege und Quittungen dienen als Nachweise der Betriebsausgaben und betrieblicher Einnahmen. Externe Belege gelangen von außen in das Unternehmen. Sie werden von Zulieferern und Servicedienstleistern wie beispielsweise Beratern erstellt.
- „Externer“ Eigenbeleg: Sind solche Belege nicht vorhanden oder gehen sie verloren, kann als Ersatz ein Eigenbeleg erstellt werden.
Zumeist werden Eigenbelege vom Unternehmer selbst oder von leitenden Angestellten ausgestellt, die hierzu bevollmächtigt sind. Eigenbelege dienen vor dem Finanzamt als Ersatz für Rechnungen oder Quittungen. Sie dokumentieren tatsächlich stattgefundene Geschäftsvorgänge und machen diese bei Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfer oder die interne Revision als Einnahme oder Ausgabe kenntlich. Hierbei gilt jedoch grundsätzlich jeden Beleg aufzubewahren und zeitnah einen Eigenbeleg zu erstellen.
Was tun, wenn Belege fehlen?
Das Fehlen von Originalbelegen kann verschiedene Ursachen haben.
- Der Zahlungsempfänger kann vergessen haben, einen Beleg auszustellen, oder hat für den Empfang von Trinkgeld keine Quittung ausgestellt.
- Originalbelege können verloren gegangen oder vernichtet worden sein.
- Ist keine dritte Person oder kein drittes Unternehmen an der Transaktion beteiligt, wird nicht immer ein Beleg ausgestellt.
- Für außerplanmäßige Abschreibungen wie Verderb, Lagerabbau oder Diebstahl ist die Erstellung eines Eigenbelegs notwendig. Schließlich hinterlässt kein Dieb eine Quittung.
- Für die Abrechnung von Reisekosten oder Verpflegungsmehraufwendungen (sprich: Spesen) für einen Unternehmer oder Angestellten liegt nicht immer ein Beleg vor. Da Hotelrechnungen häufig verschwinden oder schlicht falsch ausgestellt werden, ist hier ebenfalls häufig ein Eigenbeleg als Ersatz für die fehlende Quittung vonnöten.
- Nimmt ein Einzel-Unternehmer oder Teilhaber am Unternehmen Privatentnahmen in Form von Geld oder Wirtschaftsgütern vor, ist ebenfalls ein Eigenbeleg erforderlich.
- Leistet er eine Privateinlage, so ist dafür ebenfalls ein Eigenbeleg zu schreiben.
In jedem Fall muss ein Eigenbeleg angefertigt werden, um den Geschäftsvorgang zu dokumentieren.
Bei dir herrscht völliges Belegchaos? Einfacher und übersichtlicher ist es, wenn du eine clevere Software mit Belegerfassung wie sevDesk zulegst. Damit kannst du auf den Pendelordner für deinen Steuerberater verzichten und hast deine Büroroganisation im Griff.
Das ist wichtig bei der Erstellung von Eigenbelegen
Sammelbelege als Eigenbelege sollten Unternehmer aber nicht anlegen. Denn es gilt: Für jeden einzelnen Betrag ist ein gesonderter Eigenbeleg erforderlich. Im Steuerrecht gilt, dass berufliche und betriebliche Aufwendungen nachgewiesen werden müssen. Ein Abzug – und damit eine Minderung der Steuerlast – darf nicht erfolgen, wenn keine gültigen Rechnungen oder Quittungen vorliegen. Diese Nachweispflicht entfällt lediglich bei Pauschalen. Liegt für einen Geschäftsvorgang kein Beleg vor oder ist die Rechnung verloren gegangen, muss als Ersatz ein Eigenbeleg erstellt werden.
Damit ein Eigenbeleg vom Finanzamt anerkannt werden kann, gelten folgende Voraussetzungen:
- die Ausgaben müssen betrieblich veranlasst oder beruflich notwendig sein.
- die Höhe der Ausgabe muss glaubhaft und plausibel sein.
Letztlich liegt die Entscheidung, ob ein Eigenbeleg im Rahmen der Steuererklärung anerkannt wird oder nicht beim zuständigen Finanzbeamten. Diesem kann man den Sachverhalt im Rahmen einer Prüfung bei Bedarf näher erläutern. In jedem Fall ist der Eigenbeleg bei einer verloren gegangenen Quittung nur eine Notlösung.
Das wird im Regelfall immer vom Finanzamt anerkannt:
Üblich sind Eigenbelege bei kleinen Ausgaben, die im täglichen Geschäftsleben anfallen. Eigenbelege können für die Nutzung von Münzautomaten (beispielsweise bei Parkgebühren oder Eintrittsgeldern) oder für die Zahlung von Trinkgeldern ausgestellt werden. Diese selbst angefertigten Belege und Quittungen werden vom Finanzamt anerkannt und sind im Rahmen gängiger Geschäftspraxis erlaubt.
Auch beim Erstellen von Quittungen für Kunden musst du ein paar Pflichtangaben berücksichtigen. Nutze hierfür einfach unsere kostenlose Quittungsvorlage und spare Zeit bei der Belegerstellung!
Diese Angaben sind auf einem Eigenbeleg erforderlich
Auf der selbst erstellten Rechnung müssen folgende Angaben unbedingt enthalten sein:
- Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
- Datum der Aufwendung und der Erstellung (falls abweichend)
- Art der Aufwendung
- Kosten – hier kann der Gesamtpreis oder der Einzelpreis pro Stück angegeben werden, der Umsatzsteuersatz muss nicht zwingend enthalten sein
- Nachweis über die Höhe der Quittung – wenn möglich sollte eine Preisliste an den Eigenbeleg geheftet werden
- Grund für den Eigenbeleg, beispielsweise Verlust oder Diebstahl eines Original-Belegs, nicht quittiertes Trinkgeld oder Benutzung eines Automaten
- Händische Unterschrift des Ausstellers.
- Sonderfall Eigenbeleg für Trinkgelder: Wurde der Eigenbeleg für die Zahlung von Trinkgeld erstellt, müssen der Anlass des Besuchs, die Namen der Personen und der Firma auf der selbst erstellten Quittung erfasst werden.
Ein Eigenbeleg kann handschriftlich und formlos erstellt werden, doch ist es wichtig, dass er sämtliche vorgenannten Angaben enthält, da sonst Fragen vom Finanzamt bezüglich dem Beleg aufkommen können. Die Richtigkeit der Angaben auf der Rechnung bzw. dem Beleg bestätigt der Aussteller mit seiner Unterschrift. Nutze einfach unsere kostenlose Eigenbeleg Vorlagen zum Herunterladen, hier sind bereits die Pflichtangaben als Platzhalter hinterlegt.
Gilt der Eigenbeleg für den Vorsteuerabzug?
Aus Eigenbelegen kann die Vorsteuer beim Finanzamt nicht geltend gemacht werden, denn die formalen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach § 14 und § 15 des Umsatzsteuergesetzes sind nicht erfüllt. Eine ordentliche Rechnung ist für den Vorsteuerabzug unerlässlich.
Der Grund ist einfach und einleuchtend:
Du hast keine ordnungsgemäße Rechnung erhalten, beziehungsweise du kannst den Erhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung nicht nachweisen, da du diese nicht mehr findest oder sie verloren hast. Du kannst also dem Finanzamt gegenüber nicht glaubhaft machen, dass der Verkäufer der Ware oder Dienstleistung tatsächlich Umsatzsteuer dafür abgeführt hat. Somit wird dir auch der Vorsteuerabzug verweigert.
Je nach Rechnungsbetrag kann das also teuer für dich werden! Um das zu vermeiden, solltest du deine Belege und auch anderen Geschäftsdokumente immer ordentlich erfassen, archivieren und aufbewahren. Klingt einfach, funktioniert aber bei vielen Selbstständigen nicht immer.
Aufbewahrungsfrist von Eigenbelegen
Für den Eigenbeleg gilt, genauso wie für andere Kassenbelege, die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Man sollte diese Quittungen also ebenso gründlich nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung behandeln, wie externe Rechnungen.
Fazit
- In der Regel sind Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu 250 € Brutto unproblematisch. Dies gilt insbesondere für Zahlungen, welche über ein Konto getätigt wurden.
- Der Kontoauszug kann hierbei als Nebenbeleg genutzt werden.
- Allgemein ist keine Höchstgrenze für Eigenbelege durch den Gesetzgeber vorgegeben. Jedoch werden höhere Summen vom Finanzamt hinterfragt, so dass sich Steuerzahler um Ersatzbelege bemühen sollten, um auf diesen den Verlust des Originalbelegs festzuhalten.
- So werden nicht nur Konflikte mit dem Finanzamt umgangen, vielmehr erhält man einen zusätzlichen Beleg für den Gewährleistungsfall.
