Checkliste für die Betriebsprüfung: So bereitest du dich richtig vor
Eine Steuerprüfung ist für Freiberufler ebenso wie für andere Unternehmen eine Herausforderung. Was muss ich vorbereiten? Wie läuft das ab? Und was dürfen die Prüfer eigentlich? Mit diesem Artikel geben wir dir eine praktische Checkliste an die Hand, damit du genau weißt, welche Schritte zu tun sind, wenn eine Prüfungsankündigung in deinen Briefkasten flattert.
Du hast keine Lust zu lesen? Dann hol dir die wichtigsten Tipps, um deine Betriebsprüfung vorzubereiten in diesem Video ab Minute 3:41:
#1 Ankündigung der Betriebsprüfung: Was und wann wird geprüft?
Eine gute Nachricht direkt am Anfang: Für eine umfangreiche Prüfung bekommst du immer rechtzeitig eine Prüfungsanordnung mit einem Prüfungstermin. Dank dieser Ankündigung hast du im Idealfall mindestens eine Woche Zeit, um dich entsprechend vorzubereiten. Zu den vorab angekündigten Betriebsprüfungen gehören:
- die Lohnsteuer-Außenprüfung
- die Umsatzsteuer-Sonderprüfung
- die GPLB: gemeinsame Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen
Was genau geprüft wird, kannst du der Prüfungsanordnung entnehmen (z. B. Umsatzsteuer der Steuerjahre 2020 bis 2022).
Ohne Ankündigung kommen hingegen alle Betriebsprüfungen auf dich zu, die „Nachschau“ im Titel tragen, beispielsweise die Umsatzsteuer-Nachschau, die Lohnsteuer-Nachschau oder die Kassennachschau.
Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware erfasst du deine Belege ganz nebenbei. Scanne sie einfach mit der App ein und archiviere sie GoBD-konform. So hast du im Falle einer Betriebsprüfung deine Unterlagen schnell beisammen.
#2 Prüfe deine Prüfungsanordnung auf Vollständigkeit
Wenn sich der Betriebsprüfer schriftlich ankündigt, solltest du die Prüfungsanordnung zunächst auf ihren Inhalt kontrollieren. Das Finanzamt legt fest, welche Prüfung in welchem Umfang stattfindet und daher sollte die Prüfungsanordnung mindestens folgende Informationen enthalten:
- Form der Prüfung: betroffene Steuerarten wie z.B. UVA-Sonderprüfung, Lohnsteuer-Sonderprüfung, abgekürzte Außenprüfung
- Sachlicher Umfang: d.h. die zu prüfenden Steuerarten
- Zeitlicher Umfang: zu prüfende Steuerjahre
- Persönlicher Umfang: d.h. Angaben zum Abgabenpflichtigen wie Name, Adresse etc.
- Prüfungsort: meist in deinen Betriebsräumen
- Prüfungsbeginn: Datum und Uhrzeit
- Name des Prüfers
Fehlen Angaben, solltest du hier unbedingt zeitnah Rücksprache mit dem Versender halten.
#3 Kläre, ob ein Steuerberater notwendig ist
Hast du bereits eine einen Steuerberater? Dann solltest du ihn in die Vorbereitung der Betriebsprüfung unbedingt einbeziehen. Er kann dich vorab mit einer detaillierten Checkliste zur Betriebsprüfung versorgen, dir während der Steuerprüfung zur Seite stehen und die Fragen des Finanzamts beantworten. Vor allem aber haben Steuerberater ausreichend Erfahrung mit dem Fiskus und stellen sicher, dass du dich nicht „um Kopf und Kragen“ redest.
Besprich also die Prüfungsanordnung direkt mit deinem Steuerberater und legt gemeinsam die nächsten Schritte fest.
#4 Koordiniere den Prüfungstermin
Das Finanzamt teilt dir in der Prüfungsordnung bereits einen festen Termin für die Außenprüfung mit. Du kannst eine Verschiebung beantragen, wenn du einen triftigen Grund nachweisen kannst. Typische Beispiele sind:
- Urlaub oder Krankheit (z. B. Inhaber, Steuerberater, Buchhalter)
- Messeauftritt am selben Tag
- Inventur
- Hochsaison
Wichtig ist, dass du dich nach dem Erhalt der Anordnung schnell um einen Ersatztermin bemühst und dich kooperativ zeigst.
#5 Wähle einen Ort für die Betriebsprüfung
Normalerweise findet die Außenprüfung in deinen betrieblichen Räumlichkeiten statt. In vielen Fällen ist es möglich, sie in Absprache mit dem Finanzamt in die Büros deines Steuerberaters zu verlegen.
Alternativ kannst du auch beantragen, dass die Steuerprüfung in den Räumen der Finanzbehörde stattfindet. Das ist besonders dann eine interessante Alternative, wenn du nur ein kleines Büro hast und den Betriebsprüfer ansonsten in deiner Küche sitzen hättest.
#6 Bereite deine Unterlagen für die Betriebsprüfung vor
Welche Unterlagen du für die Betriebsprüfung vorbereiten musst, hängt von der Art der Prüfung ab:
- Handelt es sich um eine Lohnsteuer-Außenprüfung, benötigt der Prüfer vorrangig die Lohn- und Gehaltsunterlagen, die die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer betreffen.
- Bei der Umsatzsteuer-Außenprüfung hingegen dreht sich alles um deine Ein- und Ausgangsrechnungen.
Eine genaue Auflistung der bereitzuhaltenden Unterlagen findest du in unserer PDF-Checkliste für die Betriebsprüfung, die du bei sevdesk kostenlos herunterladen kannst.
Neben ausgedruckten und abgelegten Belegen darf der Außenprüfer auch auf dein Buchhaltungsprogramm zugreifen. Außerdem besteht oft im Rahmen der „euBP“ (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) die Verpflichtung, die Informationen für die Betriebsprüfung digital zu übermitteln.
Du willst trotz Prüfungsanordnung ruhig schlafen können? Dann lege deine Belege immer zeitnah vernünftig ab, sodass du alles vollständig hast und nie lange suchen musst. Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware kannst du deine Belege bequem einscannen und jederzeit aufrufen
Nachweise für steuermindernde Sachverhalte
Der Prüfer wird genau hinsehen, wenn du Steuerminderungen in Anspruch genommen hast. Bei der Umsatzsteuer liegt der Fokus beispielsweise auf Investitionen, aus denen du die Vorsteuer abziehen konntest. Bei der Lohnsteuer hingegen wird das Finanzamt das Augenmerk auf typische Steuersparmodelle wie Sachbezüge, Betriebsveranstaltungen oder Mitarbeitergeschenke legen. Achte besonders auf diese steuermindernden Sachverhalte:
- Nachweise zu Gängigkeitsabschlägen beim Umlaufvermögen
- Aufzeichnungen zu Garantierückstellungen
- Sachverständigengutachten für Teilwertabschreibungen oder verkürzte Nutzungsdauer bei Gebäuden
Halte für solche steuermindernden Sachverhalte gleich geeignete Nachweise bereit, um einer Änderung deiner Steuerbescheide auf Basis einer Schätzung und entsprechenden Nachzahlungen vorzubeugen.
Formale Nachweise für Betriebsausgaben
Keine Buchung ohne Beleg! Für alle Betriebsausgaben müssen entsprechende Eingangsrechnungen vorliegen. Überprüfe, ob diese korrekt adressiert sind und alle Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994 enthalten. Außerdem solltest du folgende Nachweise parat haben.
- Reisekostenabrechnungen
- ordnungsgemäße Bewirtungsbelege
- Liste der Empfänger von Geschenken
- Empfängerbenennung insbesondere bei Provisionen
- Spendenbelege
- Nachweise für steuerfreie Ausfuhrlieferungen oder innergemeinschaftliche Lieferungen
Dir fehlt noch etwas? Dann kümmere ich schnell darum, noch einen Beleg zu bekommen. Für manche Ausgaben darfst du im Notfall auch einen Eigenbeleg ausstellen.
Aufzeichnungen zu Privatentnahmen und Privateinlagen
Privatentnahmen und -einlagen können auffällig aussehen, etwa durch das Führen eines gemischten Kontos ohne Trennung privater und geschäftlicher Ausgaben oder wenn du sehr große Beträge aus dem Unternehmen entnimmst bzw. hohe Einlagen aus dem Privatvermögen leistest. Prüfe, ob solche Auffälligkeiten bei dir vorliegen und lege dir gegebenenfalls gleich eine entsprechende Erklärung zurecht. Besonderes wichtig sind hier folgende Belege:
- Fahrtenbuch für privat genutzte Fahrzeuge
- Aufzeichnungen zu Telefonkosten
- Aufzeichnungen zu Warenentnahmen
- Gutachten bei Entnahme oder Einlage von Grundstücken
- Belege über die Mittelherkunft bei (höheren) Geldeinlagen
#7 Decke mögliche Schwachstellen auf
Du hast jetzt schon einige Punkte der Checkliste für die Betriebsprüfung abgehakt. Betrachte deine (Lohn-)Buchhaltung nun einmal mit den Augen eines Außenstehenden: Gibt es möglicherweise von vornherein Punkte, die man ohne nähere Erläuterung als auffällig ansehen könnte? Bei der Vorbereitung auf deine Betriebsprüfung solltest du diesen Punkten besondere Beachtung schenken. Typische Auffälligkeiten sind:
- Du entnimmst monatlich nur geringe Beträge aus dem Unternehmen, die nicht zu deinem Lebensstil passen.
- Dein Kassenbuch ist nicht aktuell und/oder der Endstand stimmt nicht mit dem Bargeldbestand überein.
- Es wurden Einnahmen nicht richtig verbucht.
- Du hast private Ausgaben als Betriebsausgaben verbucht.
Diese Punkte zu finden, ist natürlich nicht ganz einfach – aber wichtig, um Nachzahlungen durch geänderte Steuerbescheide zu vermeiden.
Dabei hilft dir unsere Checkliste für die Betriebsprüfung, die du kostenlos als PDF herunterladen kannst. Insbesondere solltest du prüfen, ob dein Unternehmen einem Vergleich mit anderen Unternehmen standhält (z. B. über einen Richtsatzvergleich).
Sonderfall: Betriebsprüfung in der Gastronomie vorbereiten
Neben einigen anderen Branchen gilt die Gastronomie beim Fiskus als besondere Risikobranche. Grund dafür ist der hohe Bargeldumschlag, der viel Spielraum für Steuersünden lässt.
Wenn du dich auf die Betriebsprüfung vorbereitest, solltest du den Fokus auf die wichtigsten Prüfungsschwerpunkte in der Gastronomie wie die korrekte Kassenführung, Bewirtungsbelege und Privatnutzungen richten. In unserem gesonderten Beitrag erfährst du, worauf du bei einer Betriebsprüfung in der Gastronomie außerdem achten solltest.
#8 Organisiere die eigentliche Prüfung
Nun gilt es, die eigentliche Betriebsprüfung vorzubereiten, also den Termin an sich. Dazu musst du dem Betriebsprüfer einen angemessenen Arbeitsraum bereitstellen (§ 141 Abs. 1 Satz 2 BAO). Dieser darf sich nicht in einem abgelegenen Betriebsteil befinden. Er muss eingerichtet und beheizbar sein. Außerdem solltest du diese Fragen klären:
- Wurden meine Mitarbeiter über die Betriebsprüfung informiert und wissen sie, dass sie keine Fragen des Prüfers ohne Rücksprache beantworten müssen?
- Wer soll dem Prüfer als Auskunftsperson zur Verfügung stehen?
- Wird dem Prüfer die Nutzung des Kopierers erlaubt sein?
- Wurde abgefragt, in welcher Form der Betriebsprüfer Datenzugriff erhält (z. B. digitaler Datenzugriff im EDV-System des Betriebs, mittelbarer Zugriff auf Anforderung des Prüfers, Überlassung von Datenträgern)?
Der Betriebsprüfung gelassen entgegensehen mit einer Buchhaltungssoftware
Mit dieser praktischen Betriebsprüfung-Checkliste bereitest du dich optimal auf deine nächste Steuerprüfung vor.
Damit du ansonsten entspannt bleiben kannst, empfehlen wir dir die Nutzung von sevdesk. Hier erfasst du all deine Einnahmen und Ausgaben lückenlos, behältst stets den Überblick und hast noch dazu sämtliche Belege digital immer bei der Hand – übersichtlicher geht es kaum. So bist du auch bestens auf die Schlussbesprechung vorbereitet.
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