Steuerberater der Zukunft
Wie sieht die Steuerberaterbranche momentan aus?
Wenn man sich ein Steuerbüro vorstellt, mit all den Ordnern und dem vielen Papier, den meist karg eingerichtet in Räumlichkeiten und den noch sehr altertümlichen Umgangsformen, so liegt man meist sehr richtig. Es scheint fast so, als wäre der Großteil der Kanzleien vor 20 oder 30 Jahren in der Entwicklung stehen geblieben. Hier scheint es selten einen technischen Fortschritt oder gar einen Fokus auf technologische Entwicklung zu geben.
Auch das Bedürfnis, sich den Kunden und deren Bedürfnissen zu nähern, lässt häufig noch zu wünschen übrig. Bildlich gesprochen sind die meisten Kanzleien wie kleine Inseln mitten im großen Ozean und scheinen den Anschluss an das sich weiterentwickelnde Festland verloren zu haben. Es fällt mir deshalb schwer hier eine Auskunft zu geben, weil ich weiß, dass die gleichen Steuerberater oftmals im Internet bestellen, bei Amazon shoppen oder schlichtweg ihre Ausgaben per PayPal oder Kreditkarte begleichen.
Trotzdem gab es hier bislang kein Umdenken, wie man moderne Zahlungsmöglichkeiten mit der Datev verbinden oder sich generell mit digitalen Mandaten und deren Herausforderungen zu beschäftigen kann.
Warum ist die Digitalisierung nicht weiter fortgeschritten?
Ich persönlich arbeite schon seit 16 Jahren im Steuerbüro und weiß genau, dass man sich seit Jahren fest vornimmt papierlos zu arbeiten und „alles zu digitalisieren“. Man macht es dann aber meistens aus Zeitgründen doch nicht, oder man hat nicht die richtigen, passenden Mandate. Aber wie kann es sein, dass es bei knapp 87.000 Steuerberatern nahezu alle Mandate gewohnt sind, den berühmten „Pendelordner“ zum jeweiligen Steuerberater zu schicken?
Warum passiert in der Branche so wenig?
Anfänglich dachte ich, dass es eine Art Berufskrankheit wäre, nicht kreativ zu sein und ausnahmslos ausgetretene Wege zu begehen. Entweder aus Bequemlichkeit, oder aus Angst davor, etwas rechtlich Falsches zu machen! Meiner Meinung nach ist das jedoch ein großer Fehler. Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren stark verändert und ist in vielen Bereichen bereits vollständig digitalisiert.
Am Ende des Tages können die meisten Steuerberater sich unter „digital arbeiten“ meist nur vorstellen, mit einem Laptop im WLAN eingeloggt zu arbeiten. Viele beschränken sich höchstens darauf, vereinzelt Schnittstellen einzurichten…. Dass noch weitaus mehr Aufgaben als die reine Einrichtung einer Schnittstelle auf einen Steuerberater zukommen, ist den Meisten bislang unbekannt.
Post, Fax, generell BWA als einziges Steuerungsinstrument
Bislang werden Auswertungen ausnahmslos ausgedruckt und per Post verschickt, eventuell auch mal gefaxt. Durch moderne Kommunikationstools können diese Auswertungen automatisch beim Mandanten eingehen – entweder durch Unternehmen online, oder durch geschützte Mandantenbereiche auf der Homepage.
Hier spart man extrem viel Papier! Interessanterweise hat sich kaum ein Mandat die ausgedruckte BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) jemals angeschaut, sondern lediglich abgeheftet. Dieser Vorgang ist daher völlig überflüssig. Durch die digitale Zusammenarbeit werden die Mandanten wieder für ihre Auswertungen interessiert und schauen sich diese öfter an.
Sollten die Mandanten ein zusätzliches Tool, wie zum Beispiel sevdesk verwenden, haben sie die Möglichkeit eines so genannten Realtime Controllings und einen täglichen Überblick über ihre Einnahmen und Ausgaben. Im Gegensatz zu der 4-6 Wochen zu spät erstellten BWA des Steuerberaters ein absoluter Fortschritt!
Ortsgebundenes Arbeiten
Bisher ist es so, dass man sich seinen Steuerberater in der Nähe seines Wohnortes sucht. Oftmals ist es nötig die Unterlagen in einem Pendelordner zu ihm zu bringen oder mindestens einmal im Jahr bei der so genannten Abschlussbesprechung dorthin zu fahren.
Durch die digitale Zusammenarbeit ist es vollkommen uninteressant, wo der Steuerberater seinen Sitz hat. Man kann bequem per Videotelefonie mit ihm arbeiten, die Bildschirme können per Screensharing geteilt werden und man sieht hier nicht nur das Endresultat seiner Arbeit. Durch die digitale Buchhaltung ist es möglich ausnahmslos alle Belege rein digital zu übermitteln – teilweise auch automatisiert.
Im Steuerbüro werden nun hinter jeder Buchungszeile die dazugehörigen Belege verknüpft. Somit kann der Steuerberater effizienter arbeiten, Rückfragen werden massiv vermindert und beim Jahresabschluss– Gespräch können bei einzelnen Fragen direkt die Belege am Bildschirm geöffnet werden. Im Übrigen hat dies massive Vorteile bei einer Betriebsprüfung, denn der Prüfer kann schneller die notwendigen Unterlagen finden. Meiner Erfahrung nach gehen diese Prüfungen meist besser aus!
Freizeichnung online
Dadurch dass der Steuerberater digital mit einem zusammenarbeitet, gibt es auch neue Möglichkeiten seine Bilanzen und Steuererklärungen zu unterschreiben. Dies kann heutzutage bequem per Handy- App geschehen und man muss keine gebundenen Abschlüsse mehr empfangen und zurückschicken. Der Vorteil hierbei ist, dass man zusätzlich massiv viel Papier spart und die Übermittlung und Freizeichnung zeitgemäß und schnell erfolgen kann.
Wie kann die Zusammenarbeit aussehen?
Um es kurz zu fassen: Komplett papierlos, digital und automatisiert.
Neben der Einsparung von Opportunitätskosten, aufgrund wegfallender Fahrtkosten- und Zeiten, können komplett „digitale Workflows“ (Prozesse) aufgebaut werden: Nach dem Einscannen der Unterlagen können direkt Überweisungen erstellt werden, da die für eine Überweisung notwendigen Daten (IBAN, Rechnungsnummern etc.) bereits eingescannt sind. Auf Wunsch kann auch eine „Verfahrensdokumentation“ erstellt werden, damit Papierbelege im Anschluss vernichtet werden dürfen.
Um eine angepasste Erwartungshaltung zu ermöglichen, haben wir ein kurzes Video zum Digitalen Steuerbüro gedreht:
https://cdn.sevdesk.de/uploads/DHW-Das-digitale-Steuerbu_ro.0519.mp4
Fazit:
Es war anfänglich schwer, die eingeschweißten Gewohnheiten zu ändern. Teilweise haben wir sogar Mitarbeiter verloren, weil wir anders arbeiten als andere Steuerberater. Wir sind zu Beginn in einen Strudel geraten, der sich immer schneller drehte – teilweise auch gegen unseren Willen und über unserer Belastungsfähigkeit hinaus.
Es haben uns – da der Wunsch nach Digitalisierung bei Steuerberatern anscheinend sehr groß ist – viele externe Partner unterstützt und wir finden mittlerweile selbst Gefallen daran, die Digitalisierung zu leben und auszubauen“.Unser interner und externer Kommunikationsstil ist durch die Arbeit mit digitalen Mandaten ebenfalls angepasst worden: wir sind intern und extern ausnahmslos beim „Du“ und haben die alten „Wege“ verlassen. Zudem haben wir, aufgrund der massiv ansteigenden digitalen Kommunikation, Email-Ticketsysteme und digitale Organisationstools eingerichtet. Auf diesem Weg können alle Fragen aufgefangen und abgearbeitet werden.
Über den Gastautor
Christian Deák ist Geschäftsführer der DHW (digital, handlich, wirtschaftlich) Steuerberatungsgesellschaft, Dozent für Steuerrecht an der Hochschule FOM und Speaker für Digitalisierung beim Deubner Verlag (Deubner Digital Days).
