Mehrwertsteuer berechnen – Tipps & Tools zur Mehrwertsteuerberechnung!

Die Entstehung der Mehrwertsteuer

Die Mehrwertsteuer stellt eine der wichtigsten staatlichen Einnahmequellen dar. Die Idee einer Mehrwertsteuer wurde von Carl Friedrich von Siemens im Jahr 1919 entwickelt. Im Ersten Weltkrieg galt eine Steuer von 0,5 Prozent auf Warenlieferungen, die sich 1951 auf 4 Prozent erhöhte. Die flächendeckend geltende Mehrwertsteuer, wie wir sie heute kennen, wurde zum 1. Januar 1968 in der Bundesrepublik Deutschland eingeführt. Der seit 2007 bis heute geltende Mehrwertsteuersatz beträgt 19 Prozent bzw. 7 Prozent bei steuervergünstigten Waren wie Nahrungsmitteln, Zeitschriften und Büchern.

Die MwSt. ist in anderen europäischen Ländern ähnlich geregelt wie in Deutschland. Es gelten zum Teil deutlich höhere Sätze. In Dänemark beträgt die Mehrwertsteuer beispielsweise 25 Prozent, in Italien 22 Prozent, in Spanien 21 Prozent, in Schweden 20 Prozent. In den meisten Ländern wurde für Lebensmittel und Waren des täglichen Bedarfs ein geringerer Mehrwertsteuersatz festgesetzt, um Menschen mit geringem Einkommen nicht zu stark zu belasten. Die Mehrwertsteuer ist eine indirekte Steuer. Sie wird nicht von den Verursachern, den Unternehmen, sondern von den Nutzern, den Käufern gezahlt. Die Mehrwertsteuer zählt zu den wichtigsten Einnahmequellen des Staates. Im Jahr 2017 betrugen die Einnahmen aus der Mehrwertsteuer mehr als 170 Milliarden Euro. Die Einnahmen des Bundes aus der Mehrwertsteuer betragen rund 30 Prozent aller Steuereinnahmen.

Wer zahlt die Mehrwertsteuer?

Die Mehrwertsteuer wird entsprechend der Wertschöpfung berechnet, die bei der Produktion einer Ware aus einem Ausgangsprodukt erzielt wird. Sie wird vom Käufer an den Verkäufer gezahlt und vom Verkäufer an das Finanzamt abgeführt. Die Mehrwertsteuer ist ein Durchlaufposten.

Ein kleines Beispiel verdeutlicht die Berechnung der Mehrwertsteuer:

Du kaufst bei einer Schneiderin ein Kleid. Das Kleid kostet 100 EUR, die Mehrwertsteuer beträgt 19 Prozent und wird vom Nettobetrag (100 EUR) berechnet. Die Mehrwertsteuer beträgt demnach 19 EUR. Du musst für das Kleid 119 EUR an die Schneiderin bezahlen. Die Schneiderin ist verpflichtet, die 19 EUR Mehrwertsteuer an das Finanzamt abzuführen. Wenn du das Kleid nicht für dich gekauft hast, sondern eine Boutique betreibst, in der du das Kleid für 200 EUR weiterverkaufen willst, musst du wiederum 19 Prozent Mehrwertsteuer kalkulieren. Das sind 38 EUR. Wenn du nun das Kleid an eine Kundin für 238 EUR verkaufst, musst du 38 EUR Mehrwertsteuer an das Finanzamt abführen.

Allerdings hast du beim Kauf des Kleides bereits 19 EUR Mehrwertsteuer an die Schneiderin gezahlt. Diesen Betrag kannst du beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen, das heißt, als Vorsteuer in Abzug bringen. Wenn du also 19 EUR Vorsteuer von 38 EUR Mehrwertsteuer subtrahierst, erhältst du 19 EUR, die du als Mehrwertsteuer an das Finanzamt überweisen musst. Dieses Beispiel zeigt sehr gut, dass bei der Mehrwertsteuer lediglich die Wertschöpfung, der Zugewinn, besteuert wird. Die Schneiderin hat einen Mehrwert von 100 EUR für das Kleid erzielt. Sie muss 19 Prozent vom Mehrwert, also 19 EUR Mehrwertsteuer abführen. Du kannst durch den Verkauf in deiner Boutique eine Wertschöpfung von weiteren 100 EUR erzielen und musst auf diesen Mehrwert 100 EUR wiederum 19 Prozent Mehrwertsteuer abführen.

Die Mehrwertsteuer belastet im Ergebnis jedoch die Käuferin des Kleides, denn der Verkaufspreis beträgt 200 EUR + 38 EUR Mehrwertsteuer. Jeder beteiligte Unternehmer zahlt demnach für den Mehrwert, den er in seinem Schritt der Wertschöpfung erzielen konnte, eine Steuer. Im Beispiel des Kleides müssten nun noch die Hersteller der Ausgangsmaterialien, Stoffe, Knöpfe, Reißverschlüsse, Garne berücksichtigt werden. Für jeden Knopf fällt eine Mehrwertsteuer an, die der Erwerber als Vorsteuer geltend machen kann.

Die Vorsteuer und der Vorsteuerabzug

Die Mehrwertsteuer, die ein Unternehmer beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die für die Weiterverarbeitung in seinem Unternehmen notwendig sind, zahlt, wird Vorsteuer genannt. Der Unternehmer kann diese beim Finanzamt geltend machen, sie wird ihm zurückerstattet. Grundsätzlich ist jeder Unternehmer zur Zahlung der Mehrwertsteuer verpflichtet und ist gleichzeitig auch vorsteuerabzugsberechtigt. Das heißt, wenn ein Unternehmer Waren verkauft, muss er die Mehrwertsteuer an das Finanzamt abführen. Wenn er selbst Waren oder Leistungen einkauft, kann er die Mehrwertsteuer, die er an den Verkäufer zahlt, als Vorsteuer geltend machen. Dabei gilt eine Ausnahme: Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung profitieren und keine Mehrwertsteuer ausweisen müssen, sind im Gegenzug nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Die Kleinunternehmerregelung

Grundsätzlich ist jeder, der unternehmerisch tätig ist, zur Abführung der Mehrwertsteuer und zur regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Da dies einen enormen bürokratischen Aufwand erfordert und Einzel- sowie Kleinunternehmer mit wenigen Angestellten überfordern würde, sieht das deutsche Steuerrecht eine Erleichterung für Kleinunternehmer vor, die sogenannte Kleinunternehmerregelung. Sie ist im § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt.

Als Kleinunternehmer gelten selbstständig tätige Personen, deren Erlöse im Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überschreiten. Die Kleinunternehmerregelung reduziert den bürokratischen Aufwand, verhindert jedoch auch die Möglichkeit eines Vorsteuerabzuges. Mit der Kleinunternehmerregelung entsteht für den Kleinunternehmer ein Vorteil, denn der Kunde vergleicht in den meisten Fällen ausschließlich die Endpreise. Bei einem Kleinunternehmer, der nicht zur Abführung einer Umsatzsteuer verpflichtet ist, sind Nettopreise gleich Bruttopreise. Das heißt, die Endpreise können 19 Prozent geringer ausfallen, als bei einem Unternehmer mit Umsatzsteuerpflicht.

Die durch den Kleinunternehmer ausgestellten Rechnungen müssen einen Zusatz enthalten, der darauf hinweist, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Wenn ein anderer Unternehmer Waren oder Leistungen von dem Kleinunternehmer erwirbt, kann dieser somit auch keine Vorsteuer geltend machen.

Das Wahlrecht für Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung wählt, sollte sich über Vor- und Nachteile informieren. Unternehmer mit einem Jahresumsatz von weniger als 22.000 Euro können selbst wählen, ob sie die Kleinunternehmerregelung anwenden wollen oder nicht. In Einzelfällen ist der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung sinnvoll. Allerdings ist zu beachten, dass Unternehmer, die auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, fünf Jahre an ihre Entscheidung gebunden sind.

Eine Sonderregelung gilt für Existenzgründer. Existenzgründer werden zu Beginn ihrer unternehmerischen Tätigkeit vom Finanzamt aufgefordert, ihre Jahreseinnahmen zu schätzen. Liegt dieser geschätzte Wert über 22.000 Euro, greift bereits zu Beginn die Umsatzsteuerverpflichtung. Beginnt die unternehmerische Tätigkeit mitten im Jahr, wird der Umsatz auf ein vollständiges Kalenderjahr hochgerechnet. Wenn die Einnahmen im Gründungsjahr bereits über 22.000 Euro liegen, entfällt die Möglichkeit der Kleinunternehmerregelung für die folgenden Jahre.

Die verschiedenen Mehrwertsteuersätze

In Deutschland gelten wie in den meisten anderen europäischen Ländern zwei verschiedene Mehrwertsteuersätze. Der Regelsatz für Waren und Dienstleistungen, für die keine Ausnahmeregelung definiert ist, wurde im Zuge der Steuerreform 2007 auf 19 Prozent festgelegt.

Der reduzierte Mehrwertsteuersatz in Deutschland beträgt 7 Prozent, er wurde seit 1983 nicht mehr verändert. Dieser Mehrwertsteuersatz kommt beim Erwerb von Waren des täglichen Bedarfs zur Anwendung. Ziel dieser Regelung ist eine Entlastung für Personen mit geringem Einkommen. Bei folgenden Waren und Dienstleistungen kommt der reduzierte Mehrwertsteuersatz zur Anwendung:

• Lebensmittel wie Obst, Gemüse, Fleisch, Brot, Kaffee, Milcherzeugnisse
• Kindernahrung
• Speisen aus dem Restaurant zum Mitnehmen
• Brennholz
• Bücher, Zeitungen und Zeitschriften
• Tiernahrung
• Kulturelle und Bildungsveranstaltungen

Die Zuordnung der reduzierten Mehrwertsteuersätze bringt jedoch eine Reihe von Unklarheiten und Widersprüchen mit sich. Bei Getränken beispielsweise gilt für Wasser der reduzierte Mehrwertsteuersatz. Cola, Limonade, Obstsäfte und Eistee dagegen werden mit 19 Prozent berechnet. Speisen, die aus dem Restaurant mitgenommen werden, werden mit 7 Prozent Mehrwertsteuer berechnet, während für die gleichen Speisen, wenn sie im Restaurant verzehrt werden, 19 Prozent Mehrwertsteuer gelten. Auch die Frage, warum Tiernahrung zu den Waren mit verringertem Mehrwertsteuersatz zählt, konnte bislang nicht abschließend beantwortet werden.

Mehrwertsteuer berechnen – Brutto und Netto

Der Bruttobetrag eines Produktes enthält die Mehrwertsteuer. Der Nettobetrag eines Produktes enthält noch keine Steuer.

Für die Berechnung des Bruttobetrages und des Nettobetrages gilt die einfache Formel:

Nettobetrag + Mehrwertsteuer = Bruttobetrag

Auf einer Rechnung oder einem Kassenbeleg werden der Nettobetrag, die Mehrwertsteuer, der Mehrwertsteuersatz und der Bruttobetrag ausgewiesen. Wenn Waren mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen erworben werden, müssen diese differenziert dargestellt werden.

Drei Beispiele verdeutlichen die Berechnung von Bruttobetrag, Nettobetrag, Mehrwertsteuerbetrag und Mehrwertsteuersatz:

Die Berechnung des Bruttobetrages aus Nettobetrag und Mehrwertsteuersatz

Ein Paar verzehrt Speisen und Getränke im Restaurant. Der Inhaber hat für die Herstellung der Speisen inklusive der Personal- und Nebenkosten 100 Euro kalkuliert. Hinzu kommen 19 Prozent, also 19 Euro MwSt. Das Paar bezahlt 119 Euro brutto für den Restaurantbesuch.

Die Berechnung des Bruttobetrages erfolgt so:

Nettobetrag * (1 + Mehrwertsteuersatz) = Bruttobetrag

100 EUR * (1+19%) = 100 EUR * 1,19 =119 EUR

Die Berechnung des Nettobetrages aus Bruttobetrag und Mehrwertsteuersatz

Ein Kunde kauft eine neue Jacke im Handel. Die Jacke kostet 100 EUR. 100 EUR sind der Bruttobetrag, das heißt, die Mehrwertsteuer ist bereits enthalten. Die Mehrwertsteuer beträgt 19 Prozent, das sind in diesem Falle 15,97 EUR. Der Nettobetrag beträgt demzufolge 84,03 EUR.

Um aus einem Bruttobetrag den Nettobetrag berechnen zu können, wird folgende Formel genutzt:

Bruttobetrag/ (1 + Mehrwertsteuersatz) = Nettobetrag

Im Beispiel der gekauften Jacke erfolgt die Rechnung in einzelnen Schritten:

100 EUR / (1 + 19 Prozent) = 100 EUR / 1 + 0,19 = 100 / 1,19 = 84,03 EUR

Die Berechnung des Mehrwertsteuerbetrages aus Nettobetrag und Bruttobetrag

Ein Teilnehmer einer kulturellen Veranstaltung möchte aus Brutto- und Nettobetrag den Mehrwertsteuerbetrag berechnen und prüfen, ob der reduzierte Mehrwertsteuersatz Anwendung fand.

Die Teilnahme kostet 42,80 EUR, der Nettobetrag ist mit 40 EUR ausgewiesen.

Die Berechnung des Mehrwertsteuerbetrages erfolgt nach der Formel:

Bruttobetrag – Nettobetrag = Mehrwertsteuerbetrag

42,80 EUR – 40 EUR = 2,80 EUR

Die MsSt. beträgt demnach 2,80 EUR.

Zur Berechnung des Mehrwertsteuersatzes aus Brutto- und Nettobetrag wird folgende Formel genutzt:

Bruttobetrag/ Nettobetrag – 1= Mehrwertsteuersatz

42,08 EUR / 40 EUR – 1 = 1,07 – 1 = 0,07

In diesem Beispiel fand also der für kulturelle Veranstaltungen geltende reduzierte Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent Anwendung.

Wie wird die Mehrwertsteuer berechnet? – Hilfe von einem Mehrwertsteuer Rechner im Internet

Keine Angst, im Internet stehen zur Vereinfachung verschiedene Online Mehrwertsteuer Rechner zur Verfügung. Mit diesen kannst du die Mehrwertsteuer berechenen. Nicht nur Netto-, Brutto- und Mehrwertsteuerbeträge sowie in Deutschland geltende Mehrwertsteuersätze können berechnet werden, auch Steuersätze anderer europäischer Länder und der wichtigsten internationalen Handelspartner stehen zur Nutzung bereit.

Die Erstellung einer Rechnung

Wer unternehmerisch tätig ist, muss für die von ihm erbrachten Leistungen eine Rechnung erstellen. Eine Rechnung ist ein Dokument, welches verschiedene Angaben enthalten muss, um rechtsgültig zu sein. Mit dem Ausstellen einer Rechnung ergibt sich für den Unternehmer der Anspruch auf die Zahlung der Ware oder der Leistung. Für den Kunden entsteht eine Verbindlichkeit, die Zahlungspflicht. Gleichzeitig entsteht mit der Rechnungsstellung die Pflicht zur Zahlung der Umsatzsteuer durch den Unternehmer an das Finanzamt. Wenn der Kunde ein Unternehmer ist, kann dieser parallel dazu die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen und erhält die Erstattung vom Finanzamt.

Das zeigt, wie vielschichtig das System ist und wie viele Verbindungen durch eine einzelne Rechnung entstehen. Nur mit einer korrekt ausgestellten Rechnung kannst du deinen Rechtsanspruch auf die Zahlung der Rechnungssumme geltend machen. Es lohnt sich, größte Sorgfalt darauf zu verwenden, dass eine Rechnung alle notwendigen Pflichtangaben enthält.

Die Pflichtangaben einer Rechnung

Welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss, regelt der § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Die Regelungen gelten gleichermaßen für Rechnungen in Papierform und digitaler Form.

• Adressat der Rechnung: Der Empfänger der Rechnung, also der Kunde, ist mit vollständigem Namen und Anschrift zu bezeichnen.‍
• Absender der Rechnung: Aus der Rechnung muss deutlich erkennbar sein, wer die Rechnung stellt. Dieser muss auf der Rechnung mit vollständigem Namen, Anschrift und der Bezeichnung des Unternehmens vermerkt werden‍
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Wenn du als Kleinunternehmer tätig bist, musst du deine Steuernummer auf der Rechnung vermerken. Wenn du zur Abführung der Mehrwertsteuer verpflichtet bist, musst du deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf allen deinen für Deutschland und europäische Länder ausgestellten Rechnungen vermerken. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhältst du vom zuständigen Finanzamt.‍
• Rechnungsdatum: Eine Rechnung ist nur mit einem Rechnungsdatum gültig.‍
• Rechnungsnummer: Nicht nur für die Übersichtlichkeit deiner Buchführung ist eine Rechnungsnummer erforderlich. Das Finanzamt verlangt, alle Rechnungen mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer zu versehen. Du kannst die Rechnungsnummer nach einer selbstgewählten Struktur entwickeln. Wichtig ist, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden darf.‍
• Rechnungsinhalt: Aus einer Rechnung muss genau erkennbar sein, wofür die Rechnung gestellt wird. Das heißt, du musst die von dir verkaufte Ware genau vermerken bzw. die von dir erbrachte Leistung beschreiben. Rechnungen für Dienstleistungen müssen alle Positionen enthalten, die in die Berechnung der Gesamtsumme einfließen. Dazu zählen beispielsweise Fahrtkosten, Materialkosten, Liefergebühren und Stundenlöhne.‍
• Rechnungsbetrag: Jede Rechnung muss den Rechnungsbetrag enthalten. Dieser muss detailliert aufgeschlüsselt werden, so dass Nettobetrag, Mehrwertsteuerbetrag, Mehrwertsteuersatz und Bruttobetrag erkennbar sind. Kleinunternehmer müssen auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG hinweisen.‍
• Leistungsdatum: Das Datum der Leistungserbringung muss auf einer Rechnung vermerkt werden. Bei Dienstleistungen, z. B. der Reparatur der Heizung, ist das Leistungsdatum der Termin der Fertigstellung, bei Bestellungen in einem Online-Shop ist das Leistungsdatum der Termin, an dem die Ware versandt wurde.‍
• Rechnungsdatum: Das Rechnungsdatum kann in einigen Fällen mit dem Leistungsdatum übereinstimmen. Beide Angaben sind erforderlich.‍
• Skonto: Wenn du dem Empfänger der Rechnung bei frühzeitiger Zahlung einen Nachlass einräumen willst, kannst du für die Rechnung ein Skonto berechnen und angeben. Üblich sind 2 Prozent bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt.‍
• Rabatte: Viele Unternehmer räumen treuen Kunden einen Kundenrabatt ein, um die Kundenbindung zu stärken. Wenn du dem Rechnungsempfänger einen Rabatt gewährst, muss dieser aus der Rechnung nachvollziehbar sein.‍
• Zahlungsziel: Jede Rechnung muss ein Zahlungsziel enthalten.‍
• Aufbewahrungsfrist: Wenn du Leistungen als Handwerker oder Bauunternehmer erbringst, bist du verpflichtet, Privatkunden auf die Pflicht zur zweijährigen Aufbewahrung der Rechnung hinzuweisen.

Das Steuerrecht sieht immer wieder Veränderungen und Anpassungen vor. Gerade als Existenzgründer oder Kleinunternehmer ist es nicht einfach, immer auf dem Laufenden zu bleiben. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten der Unterstützung. Unternehmerverbände und -vereine, Wirtschaftsförderungsgesellschaften, die Handwerkskammern und die IHK sind nur einige Beispiele. Regionale Unternehmernetzwerke bieten hervorragende Möglichkeiten des Austausches zu wichtigen Fragen. Informiere dich am besten bei der Wirtschaftsförderung deiner Stadtverwaltung.