Interview mit Alexander Nufer: So gelingt Kanzlei-Digitalisierung
Die KFD Steuerberater Käser Federer Disch und Partner mbB arbeiten an drei Standorten: Staufen, Ettenheim und Lahr. Mehr als 40 Kollegen betreuen rund 1.700 Mandanten aus den Bereichen Handwerk, Dienstleistungen, Landwirtschaft, Industrie - und Privatpersonen.
Ein solcher Schlüssel ist nur möglich, wenn viele Abläufe automatisiert stattfinden. Wie das funktionieren kann, hat uns Alexander Nufer in einem Interview erzählt - er betreut alle KFD-Mandaten, die die Buchhaltungssoftware von sevdesk nutzen.
sevdesk Steuerberaterportal (SD): Herr Nufer, die digitale Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberatern wird immer wichtiger. Wie ist der Status Quo in der Branche nach Corona?
Alexander Nufer (AN): Gerade die Corona-Pandemie hat aus unserer Sicht das Bewusstsein und teilweise auch die Notwendigkeit von digitalen Lösungen für Mandanten verstärkt. Die Analogie „Der digitale Zug nimmt jetzt gerade volle Fahrt auf; wer noch nicht aufgesprungen ist, verpasst den Anschluss.“ beschreibt den Status Quo ziemlich zutreffend: Viele Kanzleien sind sich dem digitalen Wandel in der Steuerberatung bewusstgeworden. Andere, eher konservative Kanzleien, die bisher wenig oder noch gar keine Erfahrungen mit der Digitalisierung in unserer Branche hatten, laufen Gefahr den Anschluss zu verpassen und somit langfristig auch Mandanten zu verlieren.
Bei der digitalen Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberatern werden die meisten an eine digitale Finanzbuchhaltung denken. Dies ist jedoch nur ein wichtiger Aspekt von vielen Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit.
Unsere Kanzlei arbeitet beispielsweise bereits seit dem Jahr 2008 mit der digitalen Lösung „Unternehmen Online“ für die Finanz- und Lohnbuchhaltung unseres Softwareanbieters DATEV.
Wie bei sevdesk werden die Belege von den Mandanten digitalisiert und unserer Kanzlei zur Verfügung gestellt. Die Belege werden hierbei in der DATEV-Cloud gesichert und archiviert. Wie bei den Servern Ihres Unternehmens stehen diese Server innerhalb Deutschlands, was für viele Mandanten ein wichtiges Kriterium darstellt. Neben dem herkömmlichen Scannen von Belegen via Scanner können auch mobile Scan-Apps genutzt werden, um die Belege zu digitalisieren. Diese Cloud-Lösungen vereinfachen den Datenfluss erheblich.
Dieser digitale Prozess zwischen Mandanten und Steuerberatern führt zur Abschaffung des Papierpendelordners und dem verwaltungstechnischen Aufwand von der Sortierung der Belege in Papierform über die Abgabe des Ordners in der Kanzlei bis zur möglichen späteren Umsortierung der Belege im Büro des Mandanten.
Einige unserer Mandanten nutzen natürlich auch die Unternehmenssoftware-Lösung von sevdesk. Wir arbeiten schon seit Anfang des Jahres 2018 mit sevdesk zusammen. Hierbei bilden sie mit sevdesk den kompletten Unternehmeralltag ab. Von der Erstellung ihrer Angebote und Rechnungen, über die Digitalisierung von Belegen, die Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen bis hin zur Ausgabe von Betriebswirtschaftlichen Auswertungen.
Mit diesen Mandanten sind wir über das Steuerberaterportal von sevdesk verbunden und können so die Auswertungen tagesaktuell ansehen und in Echtzeit auf die Daten zugreifen. Durch den Steuerberater-Export, die extra von sevdesk eingerichtete Schnittstelle für Steuerberater, lassen sich so Daten schnell und unkompliziert bei uns ins System einspielen. Auf diesen Daten können wir aufbauen und hieraus Gewinnermittlungen und Steuererklärungen für die Mandanten erstellen.
Durch den hilfreichen Steuerberater-Support und die örtliche Nähe zu sevdesk profitieren natürlich unsere Mandanten sowie auch unsere Kanzlei.
Neben der digitalen Buchführung gibt es noch weitere Tools zur digitalen Zusammenarbeit mit den Mandanten. Hierunter fallen beispielsweise neue Programme, die es ermöglichen digitale Belege für private Einkommensteuererklärungen mit den jeweiligen Formularen zu verknüpfen und diese ebenfalls digital mit der Steuererklärung an die Finanzverwaltung zu senden.
SD: Inwiefern hat sich Ihre Arbeit als Steuerberaters bereits verändert?
AN: Zum einen ist das Arbeiten im Home-Office durch ein fast papierloses Büro jederzeit möglich. Zum anderen müssen sich die Mitarbeiter jedoch auf neue Herausforderungen aufgrund neuer Programme und EDV-Lösungen einstellen. Neben der Komplexität des Steuerrechts den Formvorschriften und der Bürokratie ist der digitale Wandel natürlich in diesem Beruf nicht zu unterschätzen.
Die zunehmende Digitalisierung vereinfacht die meisten Prozesse in der Kanzlei – das bedeutet jedoch nicht immer nur eine geringere Arbeitsauslastung.
In der digitalen Buchhaltung sollen Belege durch die OCR-Erkennung und eine hinterlegte künstliche Intelligenz (KI) zukünftig vollständig automatisiert verbucht werden. Das Berufsbild des klassischen Buchhalters, der den Papierpendelordner des Mandanten stempelt ändert sich dahingehend, dass dieser die digitale Buchhaltung fast nur noch kontrolliert und überprüft, ob alles korrekt verbucht wurde. Auf den ersten Blick bedeutet die automatisierte Verbuchung von Geschäftsvorfällen zwar eine Zeitersparnis, jedoch wird diese Zeitersparnis durch die spätere genauere Kontrolle der Buchhaltung wieder relativiert. Der Buchhalter wird zum Controller.
SD: Wie wird sie sich Ihrer Meinung nach zukünftig noch verändern?
AN: Die Digitalisierung wird in Zukunft unseren Beruf noch weiter prägen und verändern. Es werden immer neue IT-Lösungen entwickelt und angeboten, die eine papierlose Kanzlei ermöglichen. Weitere Tools mit hinterlegter KI werden uns in unserem Arbeitsalltag zusätzlich unterstützen.
SD: Haben Sie das Gefühl, das Verhältnis zwischen Steuerberater und Mandant leide unter der neuen digitalen Arbeitsweise?
AN: Wie Sie bereits angedeutet haben, geht es bei der von uns erbrachten Dienstleistung immer um die Menschen. Der Weg zur digitalisierten Kanzlei ist zwar wichtig, jedoch darf das Zwischenmenschliche nicht zu kurz kommen. Gerade zu Beginn der Corona-Krise, als wir unsere Mandantenbesprechungen nur noch digital als Videokonferenz durchführen konnten, war deutlich zu spüren, dass die Intensität und die Bindung zu den Mandanten darunter gelitten haben. In dieser besonderen Situation war es zwar wichtig persönliche Kontakte einzuschränken, jedoch haben wir für uns festgestellt, dass wir zukünftig die Besprechungen mit Mandanten – sofern möglich – wieder persönlich durchführen wollen. Dies ist uns in letzter Zeit auch wieder gelungen.
SD: Wie stehen Ihre Mandanten zur Digitalisierung?
AN: Viele Mandanten in unserer Kanzlei sind offen für neue Entwicklungen und technische Lösungen. Natürlich gibt es auch Mandanten, welche diese technischen Entwicklungen eher kritisch gegenüberstehen und hinterfragen.
Wir versuchen so viele Mandanten wie möglich von digitalen Lösungen zu überzeugen, sofern diese sinnvoll sind und den Mandanten unterstützen. Im Mittelpunkt bei unserer Beratung steht die optimale digitale Lösung für den Mandanten zu finden, welche ihm eine Optimierung und eine Zeitersparnis in den täglichen Abläufen bringt und nach Möglichkeit individuell für ihn zugeschnitten ist. Es bringt nichts Mandanten mit allen möglichen digitalen Anwendungen auszustatten und sie zu überfordern. Wichtig ist immer das individuelle Bedürfnis des Mandanten und diesen gezielt auf dem Weg der Digitalisierung zu begleiten. Teilweise kommen unsere Mandanten auch aktiv auf uns zu und fragen uns nach unserer Einschätzung zu neuen technischen Lösungen und Software. Dies reicht von einfachen Onlinebanking-Programmen bis hin zu Warenwirtschaftssystemen, welche die Mandanten einsetzen wollen.
SD: Wie managen Sie als Kanzlei das Angebot vieler digitaler Lösungen - gibt es einen „Schnittstellenbeauftragten“ oder arbeiten Sie nur mit einer Lösung?
AN: In unsere Kanzlei haben wir extra ein Team für digitale Themen zusammengestellt. Unser „Digi-Team“ befasst sich mit allen Neuerungen rund um digitale Lösungen. Aktuell setzt sich dieses Team aus vier Kollegen und mir zusammen. Wir probieren und testen neue Programme und entscheiden, ob diese unsere Kanzlei in der weiteren digitalen Entwicklung voranbringen. Ebenfalls ist dieses Team dafür zuständig, Schnittstellen zu mandantengenutzten Softwarelösungen zu identifizieren und diese einzurichten.
Da dies mittlerweile einen enormen Zeitaufwand von der Recherche bis zur Implementierung mit sich bringt und eine Person allein das nicht mehr bewältigen kann, sind wir froh, dass wir uns gegenseitig unterstützen können.
Sobald wir neue, sinnvolle Schnittstellen und Lösungen erarbeitet haben, werden diese dann kanzleiintern den anderen Kolleginnen und Kollegen vorgestellt.
SD: Ziel der Softwarelösungen ist es, durch Zeitersparnisse den Tätigkeitsschwerpunkt der Kanzleien auf die Beratung zu legen. Ist dieses Ziel bei Ihnen in der Kanzlei spürbar und wie gut funktioniert es?
AN: Wie bereits beschrieben, bringen diese Softwarelösungen im ersten Moment eine Zeitersparnis beim Mandanten und in der Kanzlei. Diese Zeitersparnis wird jedoch aktuell noch durch neu hinzukommende Tätigkeiten wie z.B. die genauere Kontrolle der Ergebnisse kompensiert. Insgesamt gehe ich jedoch dennoch davon aus, dass sich mit der technischen Entwicklung Zeitersparnisse bemerkbar machen werden. Diese Zeitersparnisse können dann auf jeden Fall durch noch individuellere steuerliche und auch technische Beratung den Mandanten zugutekommen.
SD: Wie sehen bei Ihnen die nächsten Schritte aus und was erhoffen Sie sich zukünftig von den Entwicklungen?
AN: Wir sind nach wie vor dabei neue Softwarelösungen zu testen und umzusetzen. Die Entwicklung und das Tempo, mit dem diese Lösungen auf dem Markt angeboten werden, haben sich gerade in letzter Zeit enorm beschleunigt. Aktuell sind wir noch, wie angedeutet, in der Testphase für digitale Einkommensteuererklärungen. Hier sollen, wie bei der digitalen Buchhaltung auch, die Belege digital und über gesicherte Server zu uns ins Büro kommen und danach von uns bearbeitet werden. Der nächste geplante Schritt ist dann auch die elektronische Einreichung der Belege und Unterlagen direkt mit der Einkommensteuererklärung bei der Finanzverwaltung.
Zukünftig erhoffen wir uns weitere Zeitersparnisse und Prozessoptimierungen, die unsere Mandanten und uns als Kanzlei nach vorne bringen.
SD: Möchten Sie noch etwas direkt an die mit sevdesk arbeitenden Steuerberater richten?
AN: Lassen Sie sich nicht von der Flut der neuen technischen Lösungen einschüchtern! Probieren Sie aus, was Ihrer Kanzlei auf dem Weg zur Digitalisierung hilft und was das richtige für Ihre Mandanten ist.
Vielen Dank für das Gespräch.
