ChatGPT in Steuerkanzleien - Erste Schritte

ChatGPT ist ein vielseitiges Werkzeug und kann den Alltag in Steuerkanzleien maßgeblich erleichtern. Dieser Artikel bietet einen ersten Einblick für den Einstieg und die effektive Nutzung. Wir beleuchten diverse Anwendungsbereiche, von der Automatisierung alltäglicher Aufgaben bis hin zur Unterstützung bei steuerrechtlichen Fragestellungen und geben Einblicke in die zukünftige Entwicklung.

Von Jan Dobinsky

Einige Kanzleien haben ChatGPT bereits erfolgreich in ihren Arbeitsalltag integriert. Die Anwendungsbereiche sind vielfältig und bieten in verschiedenen Bereichen praktische Unterstützung. Hier einige Beispiele:

 
• Emails: ChatGPT kann dabei helfen, professionelle Korrespondenzen effektiv zu formulieren.
 
• Zusammenfassung: Die KI kann dabei unterstützen, die wesentlichen Punkte umfangreicher Dokumente wie BMF-Schreiben oder BFH-Urteile herauszuarbeiten.
 
• DATEV-Anleitungen: Kryptische Texte vom DATEV Hilfecenter können durch ChatGPT verständlich aufbereitet werden.
 
• Erstellung von Anhängen: ChatGPT kann bei der Anfertigung umfangreicher Anhänge zum Jahresabschluss assistieren.
 
• Interne Checklisten: ChatGPT kann bei der Erstellung und Optimierung interner Checklisten hilfreich sein.
 
• Kanzleimarketing: ChatGPT kann bei der Gestaltung und dem Verfassen von Kanzleinewslettern, LinkedIn-Posts und Blogbeiträgen unterstützen.

Der Einstieg: Anmeldung und Registrierung

Bevor man ChatGPT als neuen digitalen Assistenten nutzen kann, muss ein kurzer Registrierungsprozess durchlaufen werden:

Schritte zur Registrierung

1.    Öffnen Sie die Webseite chat.openai.com/chat in Ihrem Webbrowser.

2.    Betätigen Sie die Schaltfläche „Registrieren“.

3.    Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und legen Sie ein Passwort fest.

4.    Tragen Sie Ihren Namen sowie Ihr Geburtsdatum ein.

5.    Geben Sie Ihre Handynummer ein und klicken Sie auf „Code senden“.

6.    Tippen Sie den Sicherheitscode ein, den Sie per SMS erhalten haben.

Sobald Sie sich registriert haben, kommen Sie zur Nutzeroberfläche von ChatGPT:

Und so nutzen Sie ChatGPT:

 
• Geben Sie Ihre Anfrage in das Textfeld der ChatGPT-Oberfläche ein. Diese kann eine Frage oder ein Befehl sein (sog. Prompt).
 
• ChatGPT analysiert Ihre Eingabe und generiert daraufhin eine Antwort. Diese Antwort erscheint als Text im Chatfenster.
 
• Sie können im gleichen Chat eine weitere Anfrage stellen, auf die ChatGPT entsprechend reagiert oder um die Modifizierung der Antwort bitten.
 
• Alternativ können Sie unter „Neuer Chat“ eine neue Konversation mit ChatGPT starten.

Praxisbeispiel ChatGPT als persönlicher E-Mail-Assistent

Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine E-Mail senden, um zu klären, ob der Mandant die steuerlichen Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllt. Anstatt die E-Mail komplett selbst zu verfassen, können Sie ChatGPT um Hilfe bitten. Geben Sie beispielsweise folgenden Prompt ein, um eine entsprechende Vorlage zu erhalten:

„Erstelle als Steuerberater eine E-Mail-Vorlage, um einen Mandanten über die Kriterien und Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers zu informieren, inklusive einer Checkliste, die der Mandant ausfüllen kann.“

ChatGPT erstellt daraufhin eine entsprechende E-Mail-Vorlage.

Praxisbeispiel: Vom BFH-Urteil zum Blogpost - KI-gestützte Inhaltsaufbereitung

Stellen Sie sich vor, Sie planen, einen Blogpost über die neuesten Entwicklungen hinsichtlich eines BFH-Urteils zu schreiben. Um Zeit zu sparen und dennoch eine fundierte Analyse zu bieten, können Sie die Unterstützung von ChatGPT nutzen. Ihre Anfrage könnte wie folgt formuliert werden:

„Erstelle einen Fachblogpost mit 1.200 Wörtern, der die Schlüsselaspekte des jüngsten BFH-Urteils für meine Mandanten deutlich und detailliert darstellt. Hier ist ein Auszug aus dem Urteil, der als Ausgangspunkt dienen kann: …“

Auf Basis dieser Anfrage kann ChatGPT einen umfassenden Entwurf generieren, der als Ausgangspunkt für Ihren Blogpost dient. Es ist jedoch zu beachten, dass ChatGPT bei komplexen juristischen Sachverhalten an seine Grenzen kommen kann. Eine sorgfältige Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung ist daher unerlässlich, um die Genauigkeit und Relevanz des Inhalts sicherzustellen.

Risiken und Herausforderungen beim Einsatz von ChatGPT in der Steuerberatung

Obwohl ChatGPT bedeutende Fortschritte gemacht hat, birgt der Einsatz von ChatGPT in der Steuerberatung bestimmte Risiken. Eines sind sogenannte Halluzinationen. Dabei handelt es sich um KI-generierte Antworten, die plausibel erscheinen, aber nicht auf Fakten beruhen. Einfach ausgedrückt sind „Halluzinationen“ vollständig erfundene Antworten, die keinen Bezug zur Realität haben. Sie können insbesondere dann auftreten, wenn der KI-Bot Schwierigkeiten hat, Informationen in seinen Trainingsdaten zu finden. Ein Beispiel hierfür ist der Fall eines US-Anwalts, der eine von ChatGPT generierte Klage einreichte, die sich auf nicht existierende Präzedenzfälle stützte.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Datenaktualität. ChatGPT basiert auf Informationen, die nur bis April 2023 reichen. Daher werden neuere Gesetze, Vorschriften oder Gerichtsentscheidungen nicht berücksichtigt. In einem sich stetig wandelnden Bereich wie dem Steuerrecht ist diese Einschränkung besonders relevant. Nicht zuletzt ist der Datenschutz von Bedeutung. Im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sollten Nutzer besonders auf die Anonymisierung personenbezogener Daten achten.

Ausblick in die Zukunft: KI-Integration in MS-Office

Unter dem Namen 'Copilot' wird ChatGPT demnächst in MS Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint integriert. Besonders in Excel wird der Copilot bei der Datenanalyse und der Erstellung komplexer Formeln unterstützen.

Zu berücksichtigen ist, dass dabei im ersten Schritt nur Unternehmen mit einer E3- oder E5-Lizenz und mehr als 300 Mitarbeitenden die Möglichkeit erhalten, den Copilot für Microsoft 365 zu nutzen. Einige führende Großkanzleien haben bereits mit der Implementierung des Copilot für Microsoft 365 begonnen. Für Kanzleien mit weniger als 300 Mitarbeitenden ist der Microsoft 365 Copilot momentan noch nicht verfügbar. Ein Startdatum für kleinere Kanzleien wurde bislang nicht angekündigt.

Fazit

Der Einsatz von ChatGPT in Steuerkanzleien stellt einen spannenden Ansatz dar, den Arbeitsalltag zu vereinfachen. Mit seiner Fähigkeit, Aufgaben wie das Verfassen von E-Mails, das Aufbereiten juristischer Inhalte und das Unterstützen bei der Datenauswertung zu übernehmen, erweist sich ChatGPT als wertvoller digitaler Assistent. Die Integration in MS Office-Anwendungen wie "Copilot" wird diesen Trend noch verstärken und die Nutzung von KI in der täglichen Arbeit weiter erleichtern. Allerdings ist bei der Anwendung von ChatGPT Vorsicht geboten, insbesondere in Bezug auf die Verlässlichkeit der generierten Informationen und dem Datenschutz. Angesichts dieser Herausforderungen sollten Steuerkanzleien die Technologie bewusst und schrittweise einsetzen, um die Vorteile optimal zu nutzen und gleichzeitig Risiken zu minimieren. Insgesamt bietet ChatGPT eine vielversprechende Möglichkeit, Arbeitsprozesse in Steuerkanzleien zu vereinfachen.