Bruno Höveler: Der Buchungsdatenservice von sevdesk ist genial
Der sevdesk-Steuerberater-Beirat hilft uns dabei, immer besser zu werden, aber wir erhalten auch Feedback von anderen Steuerberatern. Kürzlich sprachen wir mit Bruno Höveler, der sevdesk in seiner Kanzlei einsetzt und dabei unseren Buchungsdatenservice als besonders nützliche FiBu-Funktion schätzt.
Welche Mandanten betreut ihr bei ECOVIS und welche Entwicklungen beobachtest du in Bezug auf deine Kanzlei aktuell?
Bei ECOVIS beraten wir jede Größenordnung von Unternehmen, vom kleinen Einzelunternehmer bis zum Konzern ist alles dabei, was man sich nur vorstellen kann.
Zuletzt erhielten wir immer mehr und immer größere Anfragen bezüglich Finanzbuchhaltung, auch von Unternehmen, bei denen man denken würde, sie könnten dies mit ihrem eigenen Personal machen, weil das Auslagern teurer wäre. Aber der Fachkräftemangel ist das Problem, sie können ihre FiBu-Abteilungen nicht besetzen.
Warum sollten Kanzleien im Markt nach Softwarelösungen suchen?
Die meisten Kanzleien bezeichnen sich bereits als Digitale Kanzlei, wenn sie bei einigen Mandaten DATEV Unternehmen Online nutzen. Frage ich dann, was sie damit machen, lautet die Antwort meistens: der Mandant scannt Belege ein.
Das können wir schon seit 15 Jahren. Unsere Beratung geht darüber hinaus: Beispielsweise empfehle ich E-Mail-Uploads und digitale Buchhaltungspostfächer, statt Belege einzuscannen und digitale Kreditkartenlösungen wie Pleo oder Moss oder auch Lösungen fürs Rechnung-Schreiben. Eine kleine Lösung hat DATEV Auftragswesen online und wer das nicht nutzt, sollte nach Lösungen wie sevdesk gucken. Außerdem wichtig sind Freigabelösungen, zum Beispiel für Rechnungen und alles, was mit Banking zusammenhängt.
Unsere Mandanten stehen nicht nur darauf, dass wir Steuerberater mit entsprechenden Lösungen komfortabel alle Daten parat haben, sondern vor allem, dass es über einen ganzheitlichen Workflow für sie effizient läuft. Leider berät nur ein Bruchteil der Kanzleien so, unsere Mandanten sind dafür total dankbar.
Mit wie vielen digitalen Lösungen arbeitet ihr?
Grob geschätzt arbeiten wir mit ungefähr 20 bis 30 Lösungen.
Kreditkarten- und Reisekosten-Lösungen sind gängig und recht flächendeckend im Umlauf. Im E-Commerce arbeiten wir zudem mit Convertern, die die Daten aus den Shops in DATEV-Formate umwandeln – mitunter sind dies individuelle Lösungen, die wir selbst schreiben.
Schätzungsweise 20 bis 30 Prozent der Mandanten bringen bereits Lösungen mit – manchmal auch welche, die ich noch nicht kenne. sevdesk nutzen wir immer öfter, auch, weil die Mandanten damit schon ankommen. In der Gesamtheit unserer Kanzlei, schätze ich, kommen aktuell circa fünf Prozent der Mandanten mit Lösungen wie sevdesk zu uns. Tendenz steigend.
Wer keine Lösung mitbringt, hatte meist zuvor einen DATEV-Steuerberater, sodass wir deren Bestand übertragen und sie weiter mit DATEV Unternehmen online arbeiten.
Allerdings sehen wir auch, dass die reine Nutzung von sevdesk durch Mandanten noch nicht reicht – wir müssen ihnen erklären, wie sie damit umgehen sollten, um ordentliche Daten zu erzeugen.
Woran liegt das?
Bei vielen digitalen Tools weiß man nicht genau, wo die Daten herkommen und wie sie aufbereitet werden.
Wenn Nutzer digitale Lösungen nicht richtig bedienen können oder der Steuerberater Schnittstellen nicht korrekt anbindet, führt das zu Fehlern, die den Prozess aufhalten. Das war früher anders, als der Mandant alle Belege und Bankkonto-Auszüge hintereinander in einem Ordner abgeheftet hat. Da stellten sich viele Fragen, die heute auftreten, erst gar nicht.
Wie kann dann sichergestellt werden, dass Mandanten digitale Lösungen korrekt nutzen?
Als Steuerberater muss man wissen, wie die entsprechenden Tools zu bedienen sind und muss sie für die Mandanten entsprechend einrichten, sie schulen und ihnen ein Regelwerk mitgeben. Vor allem muss man erklären, warum wir etwas machen: Für sie muss klar sein, welche Konten für ihre Anwendungsfälle relevant sind, damit sie ihre Rechnungen in den richtigen Kategorien verbuchen können, sofern das System dies nicht von sich aus erkennt.
Die Mandanten verstehen entsprechende Regelwerke, wenn man sie ihnen passend zu ihrem Business an die Hand gibt. Das hängt aber auch stark davon ab, wie fit sie sind: Je mehr Lust sie haben, sich mit den Themen zu befassen, desto schöner kommen die Daten natürlich auch bei uns an. Das wird immer so bleiben.
Wie kann eine effiziente digitale Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberatern aussehen? Welche Pflichten bleiben bei den Mandanten, was nehmt ihr ihnen ab?
Bei der Nutzung digitaler Lösungen wie sevdesk ist es sinnvoll, dass die Mandanten bei der Buchhaltung so viel wie möglich selbst machen und wir als Steuerberater lediglich auf Fehler hin prüfen. sevdesk ist prädestiniert für kleinere Unternehmen, und die können ihren Teil sehr gut selbst machen, weil die Lösung so smart und intuitiv ist.
Nach sevdesk-Logik müssen die Mandanten alles erfassen, jeden Beleg eingeben und mit einer Banktransaktion verknüpfen, damit der Buchungsdaten-Service vollständige Daten liefern kann. Wenn die Mandanten diesen selbst machen und wir die Daten komplett übernehmen können, entsteht für uns ein Mehrwert. Je nach dem, was die Mandanten selbst noch nicht können, bieten wir Hilfe an und schulen auch.
Oft ändern wir dann noch Buchungskonten, da Mandanten die falschen Konten wählen und sich z.B. nicht bewusst sind, was gewerbesteuerlich relevant ist. Manche falschen oder zu granularen Zuordnungen entstehen auch, weil sich Mandanten daraus am Ende des Jahres Auswertungen ziehen wollen. In diesen Fällen wäre es oft besser, mit Kostenstellen zu arbeiten.
Wir sind ins Gespräch gekommen, weil du die sevdesk-Funktion Buchungsdatenservice besonders gern nutzt - wie kam es dazu?
Als ich zum ersten Mal mit dem Buchungsdatenservice experimentiert habe, habe ich sofort festgestellt: Da ist ja bereits alles fertig!
sevdesk arbeitet nach der Logik, debitorisch und kreditorisch zu buchen – das ist genial. Mit vollständig vorbelegten Debitoren- und Kreditorennummern zu arbeiten, ist aus meiner Sicht die einzig sinnvolle Lösung. Dank der Zuordnung von Belegen zu Bankdaten spare ich mir auch die Ausgleichsbuchungen.
Ich brauche nicht einmal mehr die Kontoauszüge des Mandanten oder den RZ-Bankinfo-Dienst von DATEV, weil ich mir über das sevdesk-Steuerberaterportal die Bankdatensätze noch einmal angucken kann, wenn etwas fehlt.
Abschließend kann man sagen, dass das digitale Arbeiten für Kanzlei und Mandant immer wie eine Investitionskurve verläuft. Am Anfang müssen beide Seiten investieren, indem sie eine digitale Lösung auswählen und die Prozesse aufsetzen. Der Steuerberater muss beraten und schulen, der Mandant muss Lust haben mitzumachen und auch seine Zeit und ggf. Geld in das Projekt investieren. Am Anfang ist der Schmerz dann halt schon mal etwas größer, weil Veränderung immer schwer ist. Wenn der Prozess aber einmal läuft, profitieren beide Seiten nachhaltig davon.
Das ist es, was mir immer wieder Spaß an diesen Projekten bereitet, wenn am Ende alle glücklich sind und merken, dass es sich gelohnt hat.
Vielen Dank für das Gespräch!
