Privatkonto als Geschäftskonto nutzen – geht das?

Unterschied zwischen Privatkonto und Geschäftskonto

Privatkonto oder Geschäftskonto – auf den ersten Blick gibt es kaum Unterschiede. Beide sind Girokonten, mit denen du Überweisungen erledigen, Geld abheben und Bargeld einzahlen kannst.

Der entscheidende Unterschied liegt in ihrer Ausrichtung: Ein Privatkonto ist für den privaten Zahlungsverkehr gedacht, ein Geschäftskonto ist auf die Anforderungen von Selbstständigen und Unternehmen zugeschnitten. Das zeigt sich unter anderem beim Funktionsumfang, den Kosten und den Leistungen der Bank. Genau diese Unterschiede schauen wir uns jetzt genauer an.

Das Privatkonto

Das Privatkonto ist für deine persönlichen Finanzen gedacht und als Verbraucherprodukt ausgelegt. Es bietet Funktionen, die auf deine privaten Bedürfnisse zugeschnitten sind. Gemeint sind zum Beispiel einfache SEPA-Überweisungen, Kartenzahlungen oder Daueraufträge für deine Miete, Hobbys und die Stromrechnung.

Das Firmenkonto

Ein Geschäftskonto hingegen ist speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen und Selbstständigen zugeschnitten. Neben den üblichen Funktionen bietet es oft erweiterte Features, die für den geschäftlichen Zahlungsverkehr wichtig sind. Dazu können je nach Kontomodell zählen:

• Lastschrifteinzug
• Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen
• Gutschriftfunktionen
• automatisierte Prozesse für Transaktionen, Zahlungen und Zahlungsvorgänge
• Kartenzahlung in deinem Fachgeschäft oder Gastronomiebetrieb

Wie unterschiedlich die Bedürfnisse sind, zeigt sich auch dadurch, dass es sogar einige Anbieter gibt, die sich voll und ganz auf Geschäftskonten konzentrieren und im Privatkundensegment gar nicht aktiv sind. Dazu gehören beispielsweise Qonto, FINOM, Holvi und weitere. Auch FYRST richtet sich mit seinem Angebot gezielt an Selbstständige und Unternehmen.

Welche Vor- und Nachteile Privat- und Geschäftskonten im Detail haben und welche Kosten auf dich zukommen können, schauen wir uns gleich an. Zunächst klären wir aber, ob deine Unternehmensform überhaupt ein Geschäftskonto erfordert.

Wann ist ein Geschäftskonto Pflicht?

Ob du ein Geschäftskonto brauchst, hängt von der Rechtsform deines Unternehmens ab. Eine allgemeine Pflicht für alle Selbstständigen gibt es in Deutschland nicht. Für bestimmte Unternehmen ist ein Geschäftskonto in der Praxis jedoch unverzichtbar.

Das gilt vor allem für haftungsbeschränkte Rechtsformen wie Kapitalgesellschaften. Für die Gründung ist ein Bankkonto zur Einzahlung des Stammkapitals erforderlich, das in der Praxis meist als Geschäftskonto geführt wird. Der Nachweis der Einzahlung ist Voraussetzung für die Eintragung ins Handelsregister und damit für die Entstehung der Gesellschaft.

Für folgende Rechtsformen ist ein separates Bankkonto zur Gründung und Kapitalaufbringung in der Praxis faktisch erforderlich:

• GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)‍
• UG (Unternehmergesellschaft; haftungsbeschränkt)‍
• AG (Aktiengesellschaft)
• eG (eingetragene Genossenschaft)
• KGaA (Kommanditgesellschaft auf Aktien)
• SE (Societas Europaea) – Europäische Aktiengesellschaft

Auch bei weiteren Organisationen empfiehlt sich aufgrund der erhöhten Komplexität von Buchhaltung und Zahlungsverkehr ein Geschäftskonto:

• Stiftungen
• Vereine (e. V. – eingetragener Verein)
• Körperschaften des öffentlichen Rechts‍
• GmbH & Co. KG

In diesen Fällen darfst du dein Privatkonto als Geschäftskonto nutzen

Frei in deiner Entscheidung, ob du mit dem privaten Girokonto arbeitest oder mit einem Firmenkonto, bist du als natürliche Person. Dazu zählen:

• Einzelunternehmer und Kleingewerbetreibende‍
• Freiberufler wie z. B. als Arzt, Anwalt, Journalist oder Steuerberater‍
• Personengesellschaft ohne Handelsregistereintrag (GbR bzw. eGbR)‍
• Kleinunternehmer

Warum ein reines Geschäftskonto oft Sinn ergibt

Wir wissen, dass gerade zum Start in die Selbstständigkeit neue Aufgaben und Verpflichtungen oft endlos erscheinen: Steuernummer beantragen, Rechnungen stellen, Einnahmen und Ausgaben sauber in der EÜR gegenüberstellen, Steuervorauahlung und Steuererklärung machen …

Ist es da nicht schön, wenn du dich wenigstens nicht auch noch um ein Firmenkonto kümmern musst, sondern dein bestehendes Privatkonto für Berufliches mitnutzt?

Doch genau hier liegt oft der Irrtum. Denn im Endeffekt bedeutet ein Firmenkonto – einmal eingerichtet – meistens nicht mehr, sondern weniger Aufwand.

Vorteile eines Geschäftskontos

Auch wenn ein Geschäftskonto für dich nicht vorgeschrieben ist, kann es sich trotzdem lohnen. Diese Vorteile sprechen dafür:

1. Du hast den Überblick über deine Finanzen

Einer der größten Benefits eines Geschäftskontos ist die klare Trennung zwischen privatem und geschäftlichem Soll und Haben. Auf einen Blick weißt du, wie es um dein Business steht und ob du z. B. Geld für zukünftige Investitionen beiseitelegen kannst.

2. Überzeugende Wirkung

Ein Geschäftskonto verleiht dir ein professionelleres Auftreten gegenüber Kunden, Partnern, Lieferanten und Banken und du gewinnst schneller ihr Vertrauen.

‍3. Effizientere Buchhaltung

Du kannst Einnahmen und Ausgaben schneller Rechnungen und Belegen zuordnen und richtig verbuchen. Deine Buchhaltung hast du zeitsparend und vor allem mit geringerem Fehlerrisiko erledigt und damit den Grundstein gelegt für eine einwandfreie EÜR und Steuererklärung.

‍4. Mehr Funktionen

Viele Geschäftskonten haben Funktionen, die explizit auf die Bedürfnisse von Unternehmern und bestimmten Rechtsformen zugeschnitten sind. Dazu gehören u. a. Unterkonten für deine Steuerrücklagen oder geplante Investitionen, Kreditkarten für Mitarbeiter und SEPA-Lastschriftverfahren.

‍5. Du vermeidest Probleme mit der Bank

Auch hier noch einmal der Hinweis, dass viele Banken die geschäftliche Nutzung eines Privatkontos gemäß ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und den Kontoverträgen nicht gerne sehen oder gestatten. Insbesondere sog. Neobanken und Direktbanken bzw. Online-Banken sind, was das betrifft, oft strikt.‍

6. Transparenz für das Finanzamt

Als Selbstständiger bist du zur Buchführung verpflichtet und musst alle Geschäftsbelege der letzten zehn Jahre aufbewahren. Steht eine Steuerprüfung oder Betriebsprüfung ins Haus? Dann muss das Finanzamt Berufliches und Privates im Kontoauszug unterscheiden können. Sonst kann es schnell passieren, dass das Finanzamt aufgrund des Durcheinanders Transaktionen zu deinen Ungunsten zuordnet und du steuerliche Nachteile davonträgst.

Vorteile des Privatkontos

Ein Privatkonto kann für kleine Unternehmen und alle Neugründer aus verschiedenen Gründen eine geeignete Lösung sein, vor allem wenn die finanziellen Transaktionen überschaubar bleiben. Hier sind die Gründe:

1. Geringere Kosten

Ein Privatkonto ist in der Regel günstiger als ein Geschäftskonto, weil keine Kontoführungsgebühren anfallen. Für Kleinunternehmer, Neugründer und Selbstständige ist das ein wesentlicher Punkt.

2. Einfachheit und Bequemlichkeit

Du hast gerade erst gegründet und momentan sind kaum geschäftliche Transaktionen in Sicht? Dann ist ein Privatkonto eine bequeme und einfache (Zwischen-)Lösung. Ohne ein neues Konto eröffnen zu müssen, kannst du direkt starten und erste Einnahmen generieren.

3. Flexibilität

Mit dem Privatkonto loszulegen, spart dir die Zeit, nach dem geeigneten Firmenkonto zu suchen und abzuwägen: „Welche Kontofunktionen brauche ich für meinen Berufsalltag?" Dabei geht es unter anderem auch um die Frage, ob du ein klassisches Geschäftskonto mit SCHUFA-Prüfung nutzen möchtest oder alternative Kontomodelle. Wenn du zunächst beim Privatkonto bleibst, ist es wichtig, deine Kontoauszüge sorgfältig zu archivieren und geschäftliche Buchungen konsequent zu trennen. So bleibt die Buchhaltung auch bei einer Übergangslösung sauber und nachvollziehbar.

Kosten für Geschäftskonto & Privatkonto

Dass Geschäftskonten oft teurer sind als Privatkonten, weißt du bereits. Allerdings kommt es bei der Höhe der Kosten immer auf die jeweilige Bank an. Lass uns daher genauer auf die wichtigsten Kostenfaktoren schauen.

‍Kontoführungsgebühren: Für Geschäftskonten erheben Banken oft höhere Gebühren für die Kontoführung, da in der Regel mehr Transaktionen getätigt und mehr Zusatzfunktionen benötigt werden. Je nach Bank liegen sie in der Regel zwischen 5 und 50 Euro pro Monat. Damit werden u. a. auch Personalkosten und persönliche Beratungskosten gedeckt. Bei Privatkonten hingegen sind die Grundgebühren oft niedriger oder sie sind gänzlich kostenlos, weil die Bank hier über Cross-Selling zu Investmentdepots oder Bausparverträgen Einnahmen erzielen kann.

Kostenstruktur bei Transaktionen: Während viele Privatkonten kostenlose Überweisungen und Bankkarten bieten, entstehen hierfür bei Geschäftskonten zusätzliche Kosten. Je nach Kontomodell wird sogar jede einzelne Überweisung, Lastschrift oder Transaktion einzeln berechnet. Bei höherem Transaktionsvolumen kommt schnell einiges zusammen. ‍

Berechnung spezieller Angebote und Features: Konto-Optionen wie Kontokorrentkredite, geschäftliche Kreditkarten, Lastschriften-Einrichtung oder Buchhaltungsfunktionen lassen sich viele Banken on top zur Kontoführungsgebühr von Selbstständigen vergüten. ‍

Dispozinsen: Auch Dispozinsen bei Überziehung des Kontos bzw. des Kontokorrentkredits können erheblich variieren. Oft liegen sie um die 7 oder 8 Prozent, manchmal bei 12 Prozent.

Keine Zeit, alle angebotenen Geschäftskonten per Hand zu vergleichen?
Unser Partner, die Plattform fuer-gruender.de, ist zwar kein klassisches Vergleichsportal, bietet jedoch hochwertige Informationen, Tipps und Anleitungen für Selbstständige und alle, die es werden wollen. Natürlich ist das Thema Geschäftskonto auch für Neugründer relevant, weshalb die Plattform 80 Kontoanbieter getestet und anhand von 8 Kategorien und jeweils 150 Einzelkriterien einen detaillierten Vergleich erstellt hat. Schau einfach mal beim Geschäftskontovergleich von fuer-gruender.de vorbei und mache dir selbst ein Bild. (Gut zu wissen: Den Vergleich kannst du dir auch herunterladen. Klicke dazu einfach auf folgenden Link: Download Geschäftskontovergleich als PDF)

Wann die Bank das Privatkonto auf ein Geschäftskonto umstellt

Zwar erlaubt es dir das Gesetz, dass du als Einzelunternehmer oder Freiberufler dein Privatkonto als Geschäftskonto nutzt, tatsächlich wandeln viele Filialbanken häufig Privatkonten in Geschäftskonten um, ohne, dass es vom Kontoinhaber gewünscht ist. Warum?

Wenn du hin und wieder eine geschäftliche Transaktion vom Privatkonto aus erledigst, drücken viele Banken noch ein Auge zu. Wenn du aber entgegen ihren AGB und dem Kontovertrag regelmäßig geschäftliche Einnahmen und Ausgaben über das Privatkonto abwickelst, kann die Bank das Konto fristlos schließen. Oder sie leitet die Umstellung in ein teureres Firmenkonto ein, was für dich bedeutet: Du musst mit höheren Gebühren rechnen oder dir auf die Schnelle ein anderes Geschäftskonto suchen. Deshalb ist eine Trennung von Privat- und Geschäftskonto bereits zu Beginn deiner Selbstständigkeit sinnvoll, um später Mehrkosten und einen höheren Aufwand zu vermeiden.

Während Filialbanken die sporadische Nutzung eines Privatkontos als Geschäftskonto dulden, schließen viele Neo- und Direktbanken die gewerbliche Nutzung von Anfang an aus. Ob deine Bank dies erlaubt, findest du meist in ihren AGB heraus, indem du nach den Stichworten „gewerblich“ oder „Unternehmer“ suchst, oder durch einen kurzen Anruf bei deinem Ansprechpartner.

Was kannst du tun, wenn die Bank die geschäftliche Nutzung des Privatkontos untersagt?

Sollte deine Bank die geschäftliche Nutzung deines Privatkontos untersagen, machst du dich lieber früher als später auf die Suche nach dem für dich passenden Kontomodell. Schließlich willst du weder ein für dich zu teures Geschäftskonto haben noch dein Privatkonto verlieren. Daher ergibt ein proaktives Wechseln auf jeden Fall Sinn, anstatt auf eine ungünstige Reaktion deiner Bank zu warten.

Zahlreiche Neobanken, Direktbanken und FinTech-Unternehmen bieten kostengünstige Geschäftskonten an. Bei vielen stehen dir unbegrenzte SEPA-Überweisungen, mehrere Kreditkarten, Unterkonten und andere nützliche Funktionen zur Verfügung. Teilweise auch ohne Nachweis eines positiven Schufa-Eintrags. Wie das geht? Das erfährst du in unserem Beitrag zum Geschäftskonto trotz Schufa-Eintrag.

Was bedeutet es für deine Buchhaltung, wenn du dein Privatkonto geschäftlich nutzt?

Ein Privatkonto für geschäftliche Zahlungen zu nutzen, ist in vielen Fällen möglich. Für deine Buchhaltung bringt das jedoch einige Herausforderungen mit sich. Sobald private und geschäftliche Einnahmen und Ausgaben über dasselbe Konto laufen, wird es deutlich schwieriger, den Überblick zu behalten.

Das zeigt sich spätestens bei der Steuererklärung oder einer Betriebsprüfung. Da sich private und geschäftliche Kontobewegungen vermischen, müssen alle Transaktionen eindeutig zugeordnet werden. Ist das nicht möglich, kann das Finanzamt Betriebsausgaben unter Umständen nicht anerkennen, was zu einer höheren Steuerlast führt. Gleichzeitig erhält es im Rahmen einer Prüfung auch Einblick in deine privaten Kontobewegungen.

Ein separates Geschäftskonto erleichtert dir hingegen die Buchhaltung erheblich. Geschäftsvorfälle lassen sich schneller erfassen, die Einnahmenüberschussrechnung oder Steuererklärung wird übersichtlicher und Fehlerquellen werden reduziert. Auch dein Steuerberater profitiert von sauber getrennten Konten. Das spart häufig Zeit und kann sich positiv auf die Beratungskosten auswirken. Außerdem hast du deine Liquidität jederzeit im Blick, weil alle geschäftlichen Ein- und Ausgaben an einem Ort zusammenlaufen.

So trennst du private und geschäftliche Finanzen – auch mit einem Privatkonto

Wenn du dein Privatkonto vorübergehend geschäftlich nutzt, solltest du private und geschäftliche Zahlungen möglichst sauber voneinander trennen. Diese Checkliste hilft dir dabei:

• Nutze eine separate Karte ausschließlich für geschäftliche Ausgaben.
• Bezahle private Ausgaben nicht über den geschäftlich genutzten Bereich deines Kontos.
• Verwende aussagekräftige Verwendungszwecke bei Überweisungen.
• Exportiere deine Kontoauszüge regelmäßig und sichere sie.
• Ordne Einnahmen und Ausgaben direkt der richtigen Kategorie zu.
• Nutze Kategorien oder Tags im Onlinebanking, sofern deine Bank diese Funktion anbietet.
• Kennzeichne Privatentnahmen und Privateinlagen konsequent.
• Lege Belege so ab, dass sie sich jederzeit der passenden Kontobewegung zuordnen lassen.

Buchungen von deinem Privat- oder Firmenkonto mit der sevdesk-Buch­haltungs­software verbinden

Egal, ob du dein Privatkonto geschäftlich nutzt oder bereits ein separates Geschäftskonto hast, du kannst beide ganz einfach mit deiner Buch­haltungs­software von sevdesk verbinden. Über die finAPI lassen sich mehr als 4.000 Banken anbinden. So landen deine Kontobewegungen automatisch dort, wo du sie für deine Buchhaltung brauchst.

Mit der Bankanbindung kannst du

• Forderungen oder Zahlungen direkt aus sevdesk überweisen,
• automatisch deine Transaktionen deinen Rechnungen und Belegen zuweisen,
• Doppelarbeit zwischen Online-Banking und sevdesk-Account vermeiden und
• im sevdesk-Hauptmenü unter Zahlung dein Bankkonto als neuen Reiter sehen.

Mit einem Geschäftskonto inklusive Buchhaltung behältst du deine Finanzen im Blick, sparst Zeit bei der Buchführung und reduzierst den manuellen Aufwand – unabhängig davon, welches Konto du für dein Unternehmen nutzt.

Zusammenfassung zu Privatkonto als Geschäftskonto nutzen

Ein Privatkonto als Geschäftskonto zu nutzen, ist für Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleinunternehmer grundsätzlich möglich. Kapitalgesellschaften und andere haftungsbeschränkte Rechtsformen benötigen hingegen für die Gründung ein Bankkonto zur Einzahlung des Stammkapitals und nutzen dafür in der Regel ein separates Geschäftskonto.

Auch wenn für dich keine gesetzliche Pflicht dazu besteht, lohnt sich ein Geschäftskonto häufig. Es schafft eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Finanzen, erleichtert deine Buchhaltung und Steuererklärung und hilft dir, den Überblick über deine Liquidität zu behalten. Gleichzeitig verringerst du das Risiko von Problemen bei einer Betriebsprüfung oder mit deiner Bank, da viele Kreditinstitute die geschäftliche Nutzung eines Privatkontos in ihren AGB ausschließen.

Wenn du dein Privatkonto zunächst weiter nutzt, solltest du private und geschäftliche Zahlungen konsequent voneinander trennen. Mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk kannst du sowohl Privat- als auch Geschäftskonten anbinden und deine Kontobewegungen automatisch mit Rechnungen und Belegen verknüpfen. Das spart Zeit und macht deine Buchhaltung deutlich einfacher.

Häufig gestellte Fragen zu Privatkonto als Geschäftskonto nutzen