Die E-Rechnung kommt – Was Steuerberater nun tun müssen

1. Einleitung

Die Verabschiedung des Gesetzes zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz) durch den Bundesrat am 22. März 2024 markiert einen Wendepunkt für die deutsche Wirtschafts- und Steuerlandschaft. Während der Titel des Gesetzes eine Vielzahl von Verbesserungen verspricht, stellt insbesondere der Abschnitt zur E-Rechnung eine bedeutende Digitalisierungschance für Steuerberater und deren Mandanten dar. Dieser Abschnitt soll nicht nur die Rechnungsstellung modernisieren, sondern auch die Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit der kanzleiinternen Arbeitsprozesse erhöhen. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir, welche konkreten Veränderungen die Einführung der E-Rechnung mit sich bringt und wie Sie als Steuerberater diese Neuerung optimal für sich und Ihre Mandanten nutzen können.

2. Inhalt des Wachstumschancengesetzes bzgl. der E-Rechnung

Ab dem Jahr 2025 gilt in bestimmten Fällen die Pflicht, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen und zu empfangen. Welche Unternehmen wie betroffen sind und was Sie als Steuerberater dazu wissen müssen, erfahren Sie im Folgenden.

2.1 Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung betrifft:

 
• in Deutschland ansässige Unternehmen,
 
• die steuerpflichtige Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringen,
 
• an andere in Deutschland ansässige Unternehmen.

2.2 Welche Ausnahmen gelten für die E-Rechnungspflicht in Deutschland?

Nicht jede Rechnung fällt unter die E-Rechnungspflicht. Es gibt Ausnahmen:

 
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto gemäß § 33 UStDV,
 
• Fahrausweise nach § 34 UStDV.

2.3 Was gilt künftig als E-Rechnung?

Sofern die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, muss diese folgende Kriterien erfüllen:

 
• Ausstellung, Übermittlung und Empfang in einem strukturierten elektronischen Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
 
• Das verwendete Format muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 bzw. deren deutschen Ausprägungen der XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen, oder es muss ein Format sein, das die Datenextraktion in EN 16931 kompatible Formate ermöglicht oder damit interoperabel ist.
  Sie können hier mehr über den Aufbau der EN 16931 erfahren.

2.4 Ändert sich die Ausstellungsfrist für Rechnungen?

Nein, die Rechnungsausstellungsfristen bleiben unverändert.

2.5 Welche Übergangsregelungen gelten für die Ausstellungspflicht von E-Rechnungen?

Das Wachstumschancengesetz sieht bestimmte allgemeine und spezifische Übergangsregelungen vor:

 
• Bis zum 31.12.2026 gilt:
  Für Umsätze, die zwischen dem 1.1.2025 und dem 31.12.2026 ausgeführt werden, kann anstelle einer E-Rechnung eine " sonstige Rechnung " auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, sofern der Empfänger damit einverstanden ist.
 
• Bis zum 31.12.2027 gilt:
  Unternehmer, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat, können bis zum 31.12.2027 die oben genannte Übergangsregelung in Anspruch nehmen.
 
• Bis zum 31.12.2027 gilt:
  Sofern der Empfänger zustimmt, können Rechnungen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden, auch in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden.

3. Aktionsplan für Steuerberater zur Einführung der E-Rechnung

Die Umstellung auf die E-Rechnung nach EN 16931 bringt für Steuerberater und deren Mandanten nicht nur Herausforderungen, sondern auch erhebliche Chancen mit sich. Um diese Transformation erfolgreich zu meistern, ist ein durchdachter Aktionsplan erforderlich. Folgende Schritte sollten Sie dabei berücksichtigen:

Schritt 1: Rechtliche Rahmenbedingungen und Übergangsvorschriften

 
• Setzen Sie sich mit den gesetzlichen Neuerungen und Übergangsregelungen im Zusammenhang mit der E-Rechnung auseinander.
 
• Beginnen Sie mit einer grundlegenden Aufklärung Ihrer Mandanten über die E-Rechnungspflicht und die relevanten gesetzlichen Anforderungen, inklusive der Übergangsvorschriften.
 
• Entwickeln Sie hierzu ein Informationspaket, das die Kernpunkte der E-Rechnungspflicht umfasst. Dies könnte FAQs, Checklisten und kurze Anleitungen beinhalten, die per E-Mail versendet oder auf Ihrer Website bereitgestellt werden.

Schritt 2: Standardisierte Abfrage des Ist-Zustandes des Mandanten

Entwickeln Sie einen digitalen Fragebogen, der die wesentlichen Informationen zur aktuellen Situation der Mandanten hinsichtlich Rechnungsstellung und -verarbeitung abfragt. Berücksichtigen Sie dabei Cluster, z.B. in Bezug auf Mandanten, die sich im B2B- oder B2C-Bereich bewegen und somit unterschiedlich von den Regelungen betroffen sind. Dies hilft, den individuellen Beratungsbedarf schnell zu identifizieren.

Schritt 3: Standardisierte Auswertung und Segmentierung der Ergebnisse

Nutzen Sie die Ergebnisse der Selbstbewertung, um Ihre Mandanten in Gruppen mit ähnlichen Bedürfnissen und Voraussetzungen zu segmentieren. Für jede Gruppe können Sie später spezifische Beratungsangebote und Unterstützungsleistungen entwickeln.

Schritt 4: Auswahl geeigneter Tool-Lösungen und Erstellen eines Anforderungskatalogs

Unterstützen Sie Ihre Mandanten bei der Erstellung eines Anforderungskatalogs, der über die reine E-Rechnung hinausgeht und eine durchgängige Digitalisierung der Geschäftsprozesse zum Ziel hat. Die Auswahl der geeigneten Softwarelösung kann stark variieren und reicht von einfacher Buchhaltungssoftware über spezialisierte Rechnungstools bis hin zu umfassenden ERP-Systemen, je nach den spezifischen Anforderungen und der Unternehmensgröße Ihres Mandanten. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, eine Lösung zu finden, die auf die individuellen Bedürfnisse des Mandanten zugeschnitten ist, um das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

 
• Angebots- und Auftragsmanagement:
  Die Software sollte eine digitale Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Angeboten ermöglichen und einen fließenden Übergang zu Auftragsbestätigungen und der Rechnungsstellung bieten.
 
• Bestellmanagement:
  Ein leistungsfähiges Bestellmanagement ist unerlässlich, um eingehende Bestellungen nahtlos in den Rechnungsstellungsprozess zu integrieren, was nicht nur die Verwaltung vereinfacht, sondern auch den Grundstein für die nachfolgende Rechnungserstellung legt.
 
• Mahnwesen und Zahlungsverfolgung:
  Automatisierte Funktionen für das Mahnwesen, die es den Mandanten erlauben, überfällige Zahlungen effektiv zu verfolgen. Zudem sollte die Software die Verarbeitung von Zahlungsinformationen unterstützen, um Zahlungseingänge automatisch den entsprechenden Rechnungen zuzuordnen und den Überblick über offene Forderungen zu bewahren.
 
• Unterstützung von Datenexporten oder API-Schnittstellen:
  Die Software sollte die Möglichkeit bieten, Daten in einem Format zu exportieren oder direkt über eine API-Schnittstelle zu übertragen, das ohne manuelle Anpassung in Ihre Systeme importiert werden kann.
 
• Unterstützung von E-Rechnungsformaten:
  Unabhängig vom Datenaustausch zwischen den Systemen sollte die Software die Erstellung und den Empfang von Rechnungen in den gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungsformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD ermöglichen. Dies ist wichtig für die gesetzeskonforme Rechnungsstellung zwischen Ihren Mandanten und deren Geschäftspartnern.
 
• Laufende Evaluierung:
  Um sicherzustellen, dass die eingesetzten Softwarelösungen und die Zusammenarbeit mit Technologiepartnern auch langfristig den Anforderungen der Kanzlei und ihrer Mandanten entsprechen, empfiehlt es sich, eine regelmäßige Überprüfung und Bewertung dieser Aspekte zu verankern.

Schritt 5: Pilotprojekt mit einem bereits stark digitalisierten Mandanten

Um die Umstellung auf die E-Rechnung effizient, realistisch und praxisnah zu gestalten, starten Sie ein Pilotprojekt mit einem Ihrer Mandanten, der in der Digitalisierung bereits weit fortgeschritten ist. Mit diesem Schritt sammeln Sie wertvolle Erfahrungen, die Sie für die weitere Einführung der E-Rechnung bei anderen Mandanten nutzen können.

 
• Auswahl eines Testmandanten:
  Wählen Sie einen Mandanten, der offen für Neuerungen ist und bereits über eine gute digitale Infrastruktur verfügt. Dieser Kunde sollte eine Vorreiterrolle einnehmen können und bereit sein, die Einführung der E-Rechnung gemeinsam mit Ihnen in einem Pilotprojekt zu testen.
 
• Testläufe planen und durchführen:
  Planen und realisieren Sie die Einführung der E-Rechnung in enger Zusammenarbeit mit dem ausgewählten Mandanten. Beginnen Sie mit einem klar definierten Rahmen für das Pilotprojekt, einschließlich spezifischer Ziele, Zeitpläne und Erfolgskriterien. Fördern Sie eine offene Fehlerkultur, um aus Fehlern zu lernen und den Prozess kontinuierlich zu verbessern. Akzeptieren Sie, dass erste Testläufe nicht perfekt verlaufen und nutzen Sie dies als Lernchance.
 
• Analyse des Datentransfers:
  Achten Sie besonders darauf, wie die Rechnungsdaten bei Ihnen als Steuerberater ankommen und ob Ihre Steuerberatersoftware diese effizient verarbeiten kann. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass der Prozess nicht nur für den Mandanten, sondern auch für Ihre eigene Arbeit praktikabel ist.
 
• Erfahrungsaustausch und Best Practices:
  Nutzen Sie die Erfahrungen aus dem Pilotprojekt, um Best Practices zu identifizieren und zu dokumentieren. Diese können als Leitfaden für die Einführung der E-Rechnung bei weiteren Mandanten dienen. Erwägen Sie, den Testmandanten als Ansprechpartner für andere Mandanten, die die Einführung der E-Rechnung planen, einzubinden. Ein realistischer Einblick durch einen Peer kann wertvolle Erkenntnisse liefern und zur Akzeptanz der Umstellung beitragen.
 
• Skalierung des Prozesses:
  Nach erfolgreicher Durchführung und Auswertung des Pilotprojekts beginnen Sie schrittweise, den Prozess auf weitere Mandanten auszuweiten. Nutzen Sie dabei die gewonnenen Erkenntnisse, um die Einführung für alle Beteiligten so reibungslos wie möglich zu gestalten.
 
• Analyse der Datenqualität und -nutzung:
  Konzentrieren Sie sich darauf, zu verstehen, wie die durch E-Rechnungen generierten Daten die Qualität und Effizienz Ihrer Steuerberatungsleistung beeinflussen können. Untersuchen Sie, wie sich die Verfügbarkeit von strukturierten, digitalen Daten auf spezifische Beratungsaspekte auswirkt.

Schritt 6: Skalierung und kontinuierliche Optimierung

 
• Identifikation weiterer geeigneter Mandanten:
  Identifizieren Sie auf Basis der Erfahrungen aus dem Pilotprojekt weitere Mandanten, die für die Einführung der E-Rechnung in Frage kommen. Priorisieren Sie dabei Mandanten mit ähnlichen Geschäftsmodellen und Prozessen, die von den gemachten Erfahrungen direkt profitieren können.
 
• Anpassung des Vorgehens:
  Passen Sie das im Pilotprojekt entwickelte Vorgehen an die spezifischen Bedürfnisse und Gegebenheiten weiterer Mandanten an. Nutzen Sie dabei die gesammelten Best Practices, um den Übergang für jeden Mandanten so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Schritt 7: Internes Change Management für die kanzleiinternen Prozesse

Nach der Einführung und ersten Anwendung der E-Rechnung ist es wichtig, die Auswirkungen auf die kanzleiinternen Abläufe genau zu prüfen und anzupassen. Dieser Schritt fokussiert auf das interne Change Management, um die Anpassung an die neuen digitalen Prozesse zu unterstützen und zu optimieren.

 
• Klare Kommunikation und Mitarbeiterengagement:
  Beginnen Sie mit transparenten Informationen über die Notwendigkeit, den Nutzen und die Auswirkungen der elektronischen Rechnungsstellung, um Verständnis und Unterstützung zu schaffen. Gehen Sie auf individuelle Bedenken ein, um Widerstände abzubauen und positive Einstellungen zu fördern.
 
• Gezielte Unterstützung und Anpassung:
  Bieten Sie gezielte Unterstützung durch angepasste Schulungen und Ressourcen, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Lerngeschwindigkeiten im Team eingehen. Dies sollte es jedem ermöglichen, sich kompetent mit den neuen Prozessen auseinanderzusetzen.
 
• Analyse der Veränderungen in den Arbeitsabläufen:
  Führen Sie eine detaillierte Analyse der Veränderungen durch, die die Einführung der E-Rechnung und der damit verbundenen digitalen Prozesse in den Arbeitsabläufen Ihrer Kanzlei mit sich bringt. Identifizieren Sie die Bereiche, in denen Anpassungen erforderlich sind, um die Effizienz und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewährleisten.
 
• Kommunikation und Einbindung des Teams:
  Führen Sie offene Diskussionen mit Ihrem Team über die wahrgenommenen Veränderungen und deren Auswirkungen. Heben Sie die Vorteile der neuen Prozesse hervor und gehen Sie auf Bedenken oder Widerstände ein. Etablieren Sie Mechanismen für regelmäßiges Feedback, um Bedenken zu berücksichtigen und den Veränderungsprozess kontinuierlich zu verbessern. Nutzen Sie direktes Feedback, um die Akzeptanz und Effektivität der Maßnahmen zu verbessern.
 
• Prozesse anpassen und optimieren:
  Passen Sie interne Prozesse und Abläufe auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse an. Dies kann die Umverteilung von Aufgaben, die Einführung neuer Softwarelösungen zur Prozessunterstützung oder die Anpassung von Arbeitszeiten und -methoden umfassen.
 
• Feedback und Beteiligung der Mandanten:
  Die Einbeziehung der Mandanten in den Umstellungsprozess ist unerlässlich, um ihre Bedürfnisse und Bedenken direkt zu berücksichtigen.

Schritt 8: Digitalisierung als kontinuierlichen Prozess verstehen

Mit der Einführung der E-Rechnung legen Sie den Grundstein für eine umfassendere digitale Belegorganisation und bereiten sich auf eine künftig stärker datenbasierte Umsatzsteuererklärung vor. Dieser Schritt unterstreicht, dass Digitalisierung ein fortlaufender Prozess ist, der über die initiale Umstellung hinausgeht.

 
• Weiterentwicklung der Digitalisierungsstrategie:
  Betrachten Sie die Umstellung auf E-Rechnung als Teil Ihrer gesamten Digitalisierungsstrategie. Überlegen Sie, welche weiteren Bereiche Ihrer Kanzleipraxis von digitalen Lösungen profitieren könnten.
 
• Anpassen an digitale Standards:
  Achten Sie darauf, dass Ihre digitalen Prozesse und Tools stets den aktuellen Standards und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies stellt nicht nur die Compliance sicher, sondern erhöht auch die Effizienz und Sicherheit Ihrer digitalen Prozesse.
 
• Feedback und Anpassung:
  Nutzen Sie das Feedback Ihres Teams und Ihrer Mandanten, um digitale Prozesse regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Dies hilft, digitale Tools optimal einzusetzen und kontinuierlich zu verbessern.
 
• Digitale Kompetenzen fördern:
  Investieren Sie in die digitalen Kompetenzen Ihres Teams. Dies kann durch interne Schulungen oder externe Weiterbildungsangebote geschehen und ist unerlässlich, um mit der digitalen Entwicklung Schritt zu halten.
 
• Vernetzung und Erfahrungsaustausch:
  Beteiligen Sie sich aktiv am Austausch mit anderen Kanzleien und Fachkreisen. Der Austausch von Erfahrungen und Best Practices kann wertvolle Erkenntnisse für die eigene Praxis liefern und zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen.

4. Ausblick: E-Rechnung als Basis für Umsatzsteuererklärungen in der Zukunft

Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ab 2025 wird zudem der Grundstein für zukünftige Entwicklungen im Bereich der Umsatzsteuerdeklaration gelegt. Denn das Wachstumschancengesetz steht in direktem Zusammenhang mit dem EU-Reformvorhaben "VAT in the Digital Age" (ViDA), das eine umfassende Digitalisierung im Bereich der Umsatzsteuer vorsieht.
So soll die E-Rechnung nach EN 16931 die Grundlage für ein sogenanntes digitales Meldesystem bilden, das für innergemeinschaftliche Umsätze verpflichtend ist. Dazu müssen bestimmte Rechnungsdaten auf Einzelgeschäftsebene innerhalb weniger Tage nach Rechnungsstellung an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Auch hier spielt die EN 16931 eine Rolle, da die Rechnungsdaten in einem an die EN 16931 angelehnten Format zu übermitteln sind. Ein solches digitales Meldesystem soll dann die bestehende Zusammenfassende Meldung ersetzen. Darüber hinaus eröffnet ViDA den Mitgliedstaaten die Option, auf nationaler Ebene ebenfalls ein Digitales Meldesystem einzuführen, das den gleichen oben genannten Richtlinien folgt wie das verpflichtende innergemeinschaftliche System. D.h. Übermittlung auf Einzeltransaktionsebene, innerhalb weniger Tage nach Rechnungsstellung und Erhalt der Daten in einem Format gemäß EN 16931. Der deutsche Gesetzgeber hatte sich im Gesetzgebungsprozess zum Wachstumschancengesetz bereits dahingehend geäußert, dass ein solches nationales Digitales Meldesystem entsprechend als zweite Stufe nach der Einführung der E-Rechnung geplant ist. Konkrete Pläne zur Umsetzung zu solch einem Digitale Meldesystem finden sich allerdings nicht im Wachstumschancengesetz.

Die Zukunft der Umsatzsteuervoranmeldung ist insoweit aber klar absehbar. Innerhalb der EU gibt es bereits heute zusätzliche, aber zum Teil sehr unterschiedliche umsatzsteuerliche Meldungen, um die klassische Umsatzsteuervoranmeldung mit weiteren aussagekräftigen Daten anzureichern. Die EU hat diesen Trend erkannt und schlägt mit ViDA und der Einführung Digitaler Meldesysteme auf Basis der E-Rechnung einen einheitlichen Ansatz vor. Ein detaillierter Blick auf die konkreten Änderungen und was diese für Steuerberater und ihre Mandanten bedeuten, folgt in einem späteren Beitrag.
Der ViDA-Richtlinienvorschlag ist jedoch noch nicht endgültig abgestimmt. Derzeit wird mit einer Finalisierung am 14. Mai 2024 gerechnet.

5. Fazit

Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als eine gesetzliche Vorgabe, sie ist ein Katalysator für die Digitalisierung in den Steuerberatungskanzleien. Dieser Schritt stellt die Kanzleien vor die Herausforderung, ihre etablierten Arbeitsprozesse zu überdenken und neu zu gestalten. Doch gerade in dieser Herausforderung liegt eine große Chance: Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen können Kanzleien ihre Arbeitsabläufe deutlich effizienter gestalten. Die E-Rechnung ist ein gutes Beispiel dafür, wie digitale Prozesse den Arbeitsalltag vereinfachen und beschleunigen können.
Um diese Transformation erfolgreich zu meistern, ist es entscheidend, mit Bedacht vorzugehen und die richtigen Technologiepartner an Bord zu holen. Ein sorgfältig ausgearbeiteter Aktionsplan und ein zielgerichtetes Change Management sind der Schlüssel, um sowohl das Kanzleiteam als auch die Mandanten auf diesen Wandel einzustimmen und gemeinsam den Schritt in eine effizientere, digital gestützte Zukunft zu gehen.