Eintragung ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer: So geht es!
Du planst gerade dein eigenes Unternehmen zu gründen? Dann kann die Eintragung ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer für dich verpflichtend sein. Besonders bei der Gründung einer GmbH ist dieser Eintrag ein wesentlicher Schritt. Aber was ist überhaupt das Register der wirtschaftlichen Eigentümer und wofür ist es wichtig?
Unser Ratgeber informiert dich ausführlich, ob die Eintragung ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer auch für dich verpflichtend ist und wie du den gesamten Vorgang entspannt erledigen kannst.
Was ist das Register der wirtschaftlichen Eigentümer?
Das Register der wirtschaftlichen Eigentümer ist ein elektronisches Register, das als zentrale Datenbank für alle Unternehmen mit Eintragungspflicht in das Firmenbuch dient. Im Privatrecht sind einige Rechtsgestaltungen dazu verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten im Register der wirtschaftlichen Eigentümer offenzulegen. Gesetzliche Grundlage Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetzes (WieReG). Immer wieder werden Firmen allein zum Zweck der Geldwäsche gegründet. Das Register der wirtschaftlichen Eigentümer soll solche Praktiken erschweren. Hauptziel ist es, Unternehmen transparenter zu machen und zu zeigen, wer wirklich dahinter steckt. Delikte wie Geldwäsche, Steuerhinterziehung und Terrorismusfinanzierung sollen mit dem Register bekämpft werden.
Das Register der wirtschaftlichen Eigentümer beinhaltet Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer von Gesellschaften, Stiftungen und Trusts. Die Gründung des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer liegt folgende Stellungnahme des Bundesministeriums für Finanzen zugrunde:
„Bislang war über das Firmenbuch nur Daten der rechtlichen Eigentümer von Gesellschaften und der Stiftungsvorstände von Stiftungen abfragbar. Die für die Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung wesentliche Information über die wirtschaftlichen Eigentümer wurde bislang nicht gesondert erfasst. Unter einem wirtschaftlichen Eigentümer versteht man jene natürlichen Personen, der eine Gesellschaft, eine Stiftung oder ein Trust letztlich wirtschaftlich zugerechnet werden kann. Durch die Feststellung von wirtschaftlichen Eigentümern soll es kriminellen Personen und Organisationen erschwert werden, mit dem kriminell erlangten Vermögen am realen Wirtschaftsleben teilnehmen zu können.“
Das heißt, dass zwar im Firmenbuch die Firmen selbst mit allen Angaben erfasst wurden, jedoch die hinter den juristischen Personen stehenden natürlichen Personen nur dem Namen und ihrer Funktion nach ersichtlich waren.
Das Register wurde am 15. Jänner 2018 zur Bekämpfung von Geldwäsche, Steuerhinterziehung (Schwarzhandel) und Terrorismusfinanzierung elektronisch eingerichtet.
Wer muss im Register der wirtschaftlichen Eigentümer eingetragen sein?
Im Register der wirtschaftlichen Eigentümer werden zentral umfangreiche Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer der Rechtsträger mit Sitz im Inland erfasst. Das sind demnach die wirtschaftlich berechtigten natürlichen Personen. Zuerst erfolgt die Eintragung des Unternehmens mit der entsprechenden Gesellschaftsform. Anschließend wird die natürliche Person eingetragen, die eine maßgebliche Kontrolle über das Unternehmen ausübt – der sogenannte wirtschaftliche Berechtigte.
Die Mitteilungspflicht verlangt die Offenlegung des wirtschaftlich Berechtigten, um eine größere Transparenz über die Eigentumsverhältnisse zu schaffen. Somit ist nach außen hin klar ersichtlich, wer das Unternehmen tatsächlich besitzt und kontrolliert.
Register der wirtschaftlichen Eigentümer: Diese Unternehmensformen müssen eingetragen sein
Im Privatrecht sind bestimmte Rechtsformen dazu verpflichtet, eine Eintragung ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer vorzunehmen. Dies betrifft vor allem Unternehmen mit diesen Rechtsformen:
1. Juristische Personen des Privatrechts
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
- Flexible Company (FlexCo)
- Aktiengesellschaft (AG)
- Eingetragene Genossenschaft (eG)
- Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA)
- Stiftungen
- GmbH & Co.KG (wenn im Hintergrund eine juristische Person steht)
2. Trusts und trust-ähnliche Rechtsgestaltungen
Meldebefreit sind folgende Unternehmen, wenn dahinter einzelne natürliche Personen stehen, das heißt, alle Gesellschafter müssen eine natürliche Person sein:
- Offene Handelsgesellschaft (OHG)
- Kommanditgesellschaft (KG)
- GmbH & Co. KG
- Kleingewerbe
- Freiberufler
- eingetragene Kaufleute (e.K.)
- GesbR
Wirtschaftlich Berechtigte im Sinne des Register der wirtschaftlichen Eigentümers
Bist du vorhin über den Begriff „wirtschaftlich Berechtigter" gestolpert? Lass uns diese Funktion einmal genauer unter die Lupe nehmen.
Wirtschaftlich Berechtigte sind natürliche Personen, die Eigentum oder Kontrolle über ein Unternehmen ausüben oder auf deren Veranlassung eine Transaktion durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung begründet wurde. Diese Personen haben somit einen maßgeblichen Einfluss auf ein Unternehmen.
Gemäß § 2 Abs. 1 lit. aa WiEReG gelten als wirtschaftlich Berechtigte natürliche Personen, die direkt oder indirekt:
- mehr als 25 % der Kapitalanteile des Unternehmens halten
- mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren
- auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben, z. B. durch besondere Vereinbarungen
Register der wirtschaftlichen Eigentümer: Direkte und indirekte Beteiligung von wirtschaftlich Berechtigten
Um die Eintragung des wirtschaftlich Berechtigten in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer korrekt vornehmen zu können, ist der Unterschied zwischen direkter und indirekter Beteiligung wichtig. Lass uns das genauer definieren.
Bei einer direkten Beteiligung besitzt ein wirtschaftlich Berechtigter die Anteile oder Stimmrechte an einem Unternehmen direkt als natürliche Person. Das bedeutet, er hält persönlich einen Anteil am Kapital oder den Stimmrechten des Unternehmens und ist somit ein direkt wirtschaftlich Beteiligter.
Bei einer indirekten Beteiligung hält ein wirtschaftlich Berechtigter seine Anteile oder Stimmrechte an einem Unternehmen nicht persönlich. Stell dir vor, du besitzt Anteile an einem Unternehmen, aber du zeigst sie nicht direkt an. Stattdessen hält eine andere Person oder Firma diese Anteile für dich. Das kann z. B. eine Dachgesellschaft sein. Obwohl du nicht direkt beteiligt bist, hast du über diese trotzdem Einfluss auf das Unternehmen. Das nennt man eine indirekte Beteiligung.
Um das besser zu verstehen, hier ein Beispiel: Du hast ein Restaurant gegründet und hältst 50 % der Anteile direkt. Dein Onkel besitzt eine Holdinggesellschaft, die ebenfalls 50 % der Anteile am Restaurant hält. Da dein Onkel die Holdinggesellschaft kontrolliert, ist er indirekt wirtschaftlich Berechtigter des Restaurants. Du wirst als direkter wirtschaftlich Berechtigter des Restaurants ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer eingetragen, weil du 50 % der Anteile direkt hältst. Dein Onkel wird als indirekt wirtschaftlich Berechtigter ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer eingetragen, da er über die Holdinggesellschaft (indirekt) 50 % der Anteile am Restaurant hält.
Indem du sowohl die indirekte Beteiligung als auch die letztlich wirtschaftlich Berechtigten ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer einträgst, erfüllst du die gesetzlichen Anforderungen des WiEReG und stellst sicher, dass die tatsächlichen Kontrollverhältnisse des Unternehmens transparent nachvollziehbar sind.
Wichtig zu wissen: Als wirtschaftlich Berechtigter unterliegst du gemäß § 4 des WiEReG der Mitteilungspflicht. Das bedeutet, dass du verpflichtet bist, deine Identität und deine wirtschaftliche Beteiligung durch Dokumente an einem Unternehmen offenzulegen.
Was muss ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer eingetragen werden?
Ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer wird der wirtschaftlich Berechtigte eingetragen (§ 5 WiEReG).
Folgende Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten sind erforderlich:
- Vollständiger Name
- Geburtsdatum
- wenn der wirtschaftliche Eigentümer über keinen Wohnsitz im Inland verfügt Nummer und Art des amtlichen Lichtbildausweises
- Wohnort
- Staatsangehörigkeit
- Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses (z. B. prozentualer Anteil an den Geschäftsanteilen, Stimmrechte)
- Art des wirtschaftlichen Einflusses (Beschreibung der Kontrollausübung, z.B. durch direkte/indirekte Anteile, Stimmrechte oder andere Mittel)
Diese Angaben gehören zu den allgemeinen Transparenzpflichten und machen die Eigentumsverhältnisse offen und für jeden nachvollziehbar.
So trägst du deine Daten korrekt im Register der wirtschaftlichen Eigentümer ein
Die Eintragung ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer kann ausschließlich online über das Unternehmensserviceportal www.usp.gv.at zu erfolgen. Das Portal wird vom Bundesministerium für Finanzen betrieben und stellt sicher, dass die Informationen korrekt erfasst und zugänglich gemacht werden, um die gesetzlichen Anforderungen zur Transparenz der Eigentumsverhältnisse zu erfüllen.
Vorab solltest du dir im Klaren sein, welche Beteiligungsverhältnisse in deinem Unternehmen herrschen. Bist du alleiniger Eigentümer? Oder gibt es weitere Personen oder Organisationen, die Anteile am Unternehmen halten oder Einfluss ausüben? Je nachdem, ob es sich um eine einzelne Person oder eine Gruppe von Personen handelt, können die erforderlichen Angaben und der Eintragungsprozess variieren.
Solltest du an einer Stelle nicht weiterkommen, steht dir die Service-Hotline der Wirtschaftskammer Österreich (WKO)unterstützend zur Seite. Du kannst dir auch kostenfreie Webinare anschauen, die auf dem WKO-Portal angeboten werden. Wende dich an folgende Stellen, wenn du weiterführende Unterstützung bei der Eintragung benötigst: +43 (0) 50 233 775
Eintragung Schritt-für-Schritt
Entweder kann die Anmeldung für die Register der wirtschaftlichen Eigentümer-Eintragung vom gesetzlichen Vertreter des Unternehmens vorgenommen werden, z. B. dem Geschäftsführer. Oder ein beauftragter Vertreter, wie z. B. ein spezialisierter Steuerberater, führt diesen Prozess durch. Einige Unternehmen ziehen für die Anmeldung auch einen Anwalt hinzu. Das ist besonders dann hilfreich, wenn es um komplexe rechtliche Angelegenheiten geht. Mittlerweile gibt es viele Dienstleister, die einen Service für die Erstanmeldung, Aktualisierung und laufende Pflege der Daten im Register der wirtschaftlichen Eigentümer anbieten. Die Eintragung an sich ist in nur wenigen Schritten getan.
Hilfestellung während der gesamten Eintragung bietet dir jeweils eine verlinkte Erläuterungs- und Erklärungsdatei zu den einzelnen geforderten Punkten.
Schritt 1: Nutzerkonto anlegen
Verfügst du schon über eine ID Austria, kannst du dich direkt auf der Homepage des Unternehmensservice registrieren und einsteigen. Die eingetragene Person ist gleichzeitig der Inhaber des Nutzerkontos.
Folgende Angaben werden abgefragt:
- Vollständiger Name
- Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse, Unternehmensanschrift
- Umsatzsteuer-ID
Anschließend bekommst du eine E-Mail mit einem Aktivierungslink zugeschickt. In der E-Mail wird dir ebenfalls deine Kundennummer mitgeteilt. Nachdem du dein Nutzerkonto aktiviert hast, kannst du die Eintragung vornehmen.
Schritt 2: Unternehmensdaten eintragen
Im nächsten Schritt kann dein Unternehmen durch die Suchfunktion anhand spezifischerer Angaben zugeordnet werden. Dies kann bspw. anhand eines Eintrag ins Firmenbuch erfolgen.
Für die Suche werden folgende Angaben benötigt:
- Firmenbuchgericht
- Firmenbuchnummer
Mit diesen Angaben kann bspw. der Handelseintrag deines Unternehmens identifiziert und mit dem Eintrag ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer verbunden werden.
Gibt es für dein Unternehmen noch keinen Eintrag, ist es erforderlich die Rechtseinheit neu anzulegen und deine Unternehmensdaten zu ergänzen.
Schritt 3: Wirtschaftlich Berechtigte eintragen
Jetzt wird dir die Weiterleitung zum Einrichtungsassistenten angezeigt. Dieser Schritt bietet dir die Möglichkeit, die wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen, Veränderungen zu melden oder Berichtigungen zu erstellen.
Wenn es sich bei dir um einen Neueintrag handelt, klickst du „Erstmalig wirtschaftlich Berechtigte zu dieser Rechtseinheit mitteilen“ an. Du musst dann angeben, seit wann die Person/en wirtschaftlich Berechtigte sind. Das Register der wirtschaftlichen Eigentümer unterscheidet hier zwischen tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten und fiktiv wirtschaftlich Berechtigten. Danach kannst du was wirtschaftliche Interesse der Person/en angeben.
Es werden dir drei Möglichkeiten angezeigt:
- Kapitalanteil > 25 %
- Anzahl der Stimmrechte > 25 %
- Sonstiger Kontroll-Einfluss auf das Unternehmen
Nachdem du alle Daten des oder der wirtschaftlich Berechtigten eingetragen hast, wird dir eine Übersicht der Angaben angezeigt. Bitte kontrolliere alle Daten sorgfältig auf Richtigkeit und Vollständigkeit und bestätige anschließend die Eintragung.
Kosten der Eintragung ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer
Für die Registrierung und den Eintrag deines Unternehmens bzw. des wirtschaftlich Berechtigten an sich fallen keine Kosten an. Allerdings wird pro Abfrage eine Gebühr von 3,00 Euro verrechnet.
Unser Tipp: Die Gebühr für eine Abfrage aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer stellt eine Betriebsausgabe dar, die du unbedingt unter „sonstige Gebühren“ korrekt verbuchen solltest. Druck dir daher die ausgestellte Rechnung unbedingt aus und lege sie zu deinen Unterlagen.
Fristen für die Eintragung
Für neu gegründete Unternehmen muss die Eintragung ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer unverzüglich nach der Gründung vorgenommen werden. Am besten schreibst du dir diesen Punkt ganz oben auf deine To-do-Liste. Denn zwischen all den anderen Anmeldungen wie bei der Innung / WKO oder der SVS kannst du leicht den Überblick verlieren.
Bist du zur Eintragung ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer verpflichtet und kommst dieser Verpflichtung nicht nach, riskierst du Strafen. Diese können zwischen 100 € und 500 € liegen, je nach Unternehmensgröße. Bei grober Fahrlässigkeit können bis zu 100.000 Euro, bei Vorsatz sogar bis zu 200.000 Euro fällig werden.
Wann du Eintragungen im Register der wirtschaftlichen Eigentümer aktualisieren musst
Die Eintragung im Register der wirtschaftlichen Eigentümer muss stets auf dem aktuellsten Stand sein. Bei Veränderungen innerhalb deines Unternehmens solltest du immer auch an die Anpassung im Register der wirtschaftlichen Eigentümer denken.
Bei diesen Änderungen musst du die Eintragung im Register der wirtschaftlichen Eigentümer aktualisieren:
- Änderung der Gesellschafterstruktur
- Veränderung der Beteiligungsverhältnisse
- neue wirtschaftlich Berechtigte
- Veränderungen bei der vertretungsbefugten Person
Zusammenfassung
Die Eintragung ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer ist für bestimmte Rechtsgestaltungen verpflichtend. Diese Offenlegung der wirtschaftlich Berechtigten eines Unternehmens soll für mehr Transparenz sorgen, um so Geldwäsche, Terrorismus und andere illegale Aktivitäten zu erschweren. Zu den benötigten Informationen gehören persönliche Daten der wirtschaftlich Berechtigten, Angaben zum wirtschaftlichen Interesse und Identifikationsdokumente. Neben der Eintragungspflicht unterliegen diese Unternehmen auch einer Mitteilungspflicht - jede Änderung im Unternehmen muss zeitnah im Register der wirtschaftlichen Eigentümer angepasst werden.
Vor der Eintragung ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer sollte feststehen, welche Beteiligungsverhältnisse in ihrem Unternehmen herrschen. Die Eintragung an sich ins kostenfrei. Jede Abfrage kostet 3 Euro und kann per Kreditkarte oder EPS-Zahlung vorgenommen werden. Sobald die Zahlung erfolgt ist, erhält man Zugriff auf den Abfragebogen.
Geführt wird das Register der wirtschaftlichen Eigentümer vom Bundesministerium für Finanzen, das für die Einhaltung der Transparenzpflichten sorgt und für Unstimmigkeitsmeldungen zuständig ist.
Die Eintragung ist grundsätzlich nicht kompliziert und mit ein wenig Vorbereitung in den meisten Fällen schnell erledigt.
