Externe Inhalte
An dieser Stelle findest du externe Inhalte von YouTube. Durch Klick auf “Externe Inhalte laden” erklärst du dich damit einverstanden, dass dir externe Inhalte angezeigt werden. Dabei werden personenbezogene Daten an die Drittplattform übermittelt.
Weitere Informationen findest du in unserer Datenschutzerklärung und der Datenschutzerklärung von YouTube.

Spesen in Österreich

geprüft durch
Aktualisiert am
05
.
07
.
2024
Stühle draußen vor einem Café
Play
Stühle draußen vor einem Café

Du kennst das bestimmt: Geschäftsreisen können ebenso ereignisreich sein wie teuer. Schnell summieren sich die Ausgaben für Hotel, Fahrt und Co. und nach der Reise steht die Frage im Raum: Wie werden Spesen erstattet und in welcher Höhe? Wir erklären, wie Spesen abgerechnet werden, wie feste Spesenpauschalen in Österreich die Reisekostenabrechnung erleichtern und welche Spesensätze bei welcher Reisedauer im Inland gelten.

Verpflegungskosten und Spesen in Österreich

Fassen wir für den Start zusammen, was Spesen sind und welche Pauschalen du kennen solltest:

Auf Dienstreisen anfallende Ausgaben wie für Essen und Trinken sind Teil von Reisekosten, die Angestellte oft vorstrecken. Aber auch als Selbstständiger hast du diese Ausgaben, wenn du beruflich unterwegs bist. Diese Kosten werden Spesen oder Verpflegungsmehraufwand genannt. Die Betonung liegt hier auf dem Mehr an Ausgaben im Vergleich zu dem, was Reisende sonst zahlen würden, wenn sie nicht auf Dienstreise sind und an ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten.

Neben der Kategorie Verpflegungskosten für Essen und Getränke gibt es:

  • Übernachtungskosten
  • Fahrtkosten
  • Reisenebenkosten
Hinweis: Definition von Spesen

Diese drei letzten Reisekostenkategorien zählen zwar nicht im engeren Sinn zu den Spesen, werden aber oft synonym für diese verwendet. Wenn wir in diesem Artikel von Spesen und Spesenpauschalen sprechen, beziehen wir uns jedoch ausschließlich auf die Ausgaben für Verpflegung durch Essen und Trinken.

Mehr zu den weiteren Kosten erfährst du in unserem Artikel zu den Reisekosten.

Feste Spesensätze für eine einfachere Spesenabrechnung

Die Abrechnung nach der Reise kann schnell kompliziert werden durch die unterschiedlichsten Belege, Quittungen und Rechnungen. Die Lösung: Feste Spesensätze.

Diese Reisekostenpauschalen ersparen Unternehmen und Arbeitnehmern viel Zeit und Nerven. Denn statt jede Ausgabe einzeln in der Reisekostenabrechnung aufführen und per Quittung dokumentieren zu müssen, greifst du auf den Spesensatz bzw. pauschalen Tagessatz in Österreich zurück – ganz unabhängig von tatsächlich angefallenen Kosten

Gut zu wissen:
Den steuerfreien Spesensatz für Taggelder legen nicht Unternehmen und Arbeitgeber fest, sondern das Bundesfinanzministerium für Finanzen. Die letzte Erhöhung brachte dabei jeweils 2,20 pro Stunde. Diese werden aber erst ab der 4. Stunde – hier dann auch für die vorangegangenen 3 Stunden – berechnet. Unter 4 Stunden am Reisetag stehen keine Tagesgelder zu.

Diese Tagessätze schauen wir uns jetzt genauer an.

Verpflegungskostenersatz bei Dienstreisen ab 4 bis 11 Stunden

Die stündliche Berechnung des Taggeldes gilt für deine reisenden Teammitglieder wie auch für dich als Selbstständigen, wenn du auf deiner Geschäftsreise mindestens vier bis 11 Stunden unterwegs bist. Du wendest ihn in deiner Reisekostenabrechnung vor allem für den Anreise- und Abreisetag an, wenn du mehrere Tage auf Dienstreise bist.

Verpflegungskostenersatz bei Dienstreisen ab 12 Stunden

Das volle Tagegeld von 26,40 Euro gilt bei einer Abwesenheit von mehr als 12 Stunden sowie mehrtägigen Dienstreisen für jeden vollen Tag, den du auf Dienstreise im In- oder Ausland bist.

Aufgepasst:
Die Berechnung der Stunden und entsprechenden Pauschbeträge bezieht sich jeweils auf einen Kalendertag. Für den Bezug der großen Pauschale musst du also tatsächlich von 0 bis 24 Uhr pro Kalendertag beruflich auswärts unterwegs sein.

Heißt:
Du kannst die Stunden von zwei Tagen nicht addieren.

So weit, so gut, oder? Dann lass uns jetzt schauen, welche Pauschbeträge konkret hinter der Verpflegungspauschale stecken.

Aktuelle Spesensätze 2024 für Österreich

Die Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für Auswärtstätigkeiten in Österreich sind lange unverändert geblieben. Für 2024 gelten aktuell folgende einheitliche Tagessätze für Spesen.

Abwesenheit auf Dienstreise in Österreich Pauschale für Verpflegungsmehraufwand
0 bis 3 Stunden pro Kalendertag 0 Euro
4 bis 11 Stunden pro Kalendertag 2,20 Euro pro Stunde, die ersten 3 Stunden werden mit berechnet
ab 12 Stunden pro Kalendertag 26,40 Euro

Diese vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) festgelegte Verpflegungspauschale kann steuerfrei erstattet werden.

Übrigens:
Der Spesensatz für die steuerfreie Übernachtungspauschale für Dienstreisen liegt bei 15 Euro. Sie kann anstelle der tatsächlichen Übernachtungskosten angewandt werden. Günstiger ist jedoch eine Übernachtungsrechnung, da diese meist höher als die Nächtigungspauschale ausfällt und vollständig steuerfrei ist.

Kürzungen der Spesenpauschale bei Reisen im Inland

Kommen wir nun zu Einschränkungen, die du kennen solltest

Die Tagespauschale erhalten Dienstreisende ausschließlich dann steuerlich angerechnet, wenn sie ihre Verpflegung tatsächlich selbst ausgelegt haben. Das heißt beispielsweise:

  • das Frühstück auf dem Flughafen,
  • das Mittagessen vor dem Meeting in einem Bistro oder auch
  • das Abendessen abends im Hotel

haben sie aus der eigenen Tasche gezahlt.

Übernehmen andere die Mahlzeiten, wird ein fixer Betrag, egal um welche Mahlzeit es sich handelt, von den Spesen abgezogen. Dies sind jeweils 13,20 pro Mahlzeit. Bei zwei bezahlten Mahlzeiten steht damit keine Tagespauschale mehr zu.

Beispiel:
Stell dir vor, du bist als Arbeitgeber mit einem Angestellten auf Dienstreise und ihr seid mehr als 24 Stunden unterwegs. Du zahlst für ihn das Mittagessen. Dann fallen 13,20 Euro der Tagespauschale weg. Außerdem übernimmst du auch die Kosten fürs Frühstück. Die Pauschale wird also noch einmal um 13,20 Euro gemindert.

Das heißt konkret für die Spesenabrechnung deines Mitarbeiters:

  • Kürzung um 13,20 Euro für das Frühstück und
  • um 13,20 Euro für das Mittagessen.

Dein Mitarbeiter kann also kein Tagesgeld mehr ansetzen.

Spesensätze für Österreich abrechnen

Die Dienstreise und damit Auswärtstätigkeit deines Mitarbeiters sind beendet und der Reisende ist zurück an seiner eigentlichen Tätigkeitsstätte. Da er die für seine Reise zutreffenden Verpflegungspauschalen kennt, macht er sich an die Spesenabrechnung. Doch wie läuft das dann genau mit der Abrechnung von Spesen in Österreich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer? 

Der Verpflegungsmehraufwand ist im Einkommensteuergesetz (b) geregelt. Wir fassen das Wichtigste für dich zusammen:

  • Sind Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen und haben sie Ausgaben für Verpflegungsmehraufwand, können sie sich ihre Auslagen vom Arbeitgeber erstatten lassen.
  • Trägst du mit deinem Unternehmen die Kosten und zahlst ihnen Verpflegungspauschalen, bekommen deine Angestellten diese Spesensätze steuerfrei erstattet. Und auch du als Arbeitgeber wiederum kannst diese Ausgaben absetzen. 

Wie dein Angestellter die Spesenabrechnung richtig ausfüllt und Schritt für Schritt vorgeht, haben wir dir in unserem Ratgeberartikel zur Spesenabrechnung zusammengefasst.

Wichtig ist hier zu wissen:
Arbeitgeber sind per Gesetz nach Maßgeblichkeit dazu verpflichtet, Spesen zu erstatten

Heißt das, dass Arbeitnehmer auf ihren Auslagen sitzenbleiben, wenn ihr Chef keine Spesen erstattet? Nein. Angestellte können die Spesen in ihrer Steuererklärung (Arbeitnehmerveranlagung) angeben und erhalten so indirekt ihre Auslagen wieder.

Tipp für eine unkomplizierte Spesenabrechnung

Prüfe als Arbeitgeber, ob für dich unternehmenseigene Richtlinien zur Reisekostenabrechnung sinnvoll sind. Hier hältst du für alle

  • die Konditionen der Spesenübernahme,
  • eure betriebseigenen Fristen und
  • die Reisekostenpauschalen pro Tag fest.

Diese Richtlinien kommunizierst du deinen Mitarbeitern idealerweise vor Arbeitsantritt bzw. spätestens zur Reiseplanung. Damit schaffst du volle Transparenz, bessere Planungsmöglichkeiten und vor allem beugst du Missverständnissen vor.

Spesen für Selbstständige und Unternehmen?

Als Selbstständiger, Freiberufler und Unternehmer kannst du die Spesenpauschalen für Verpflegungsmehraufwand von dir und deinen Mitarbeitern als Betriebsausgaben abrechnen und von der Steuer absetzen. Sie fließen dann mit ein in deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) oder in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).

Gut zu wissen:
Die Reisekostenpauschalen für Essen und Trinken im Ausland unterscheiden sich teils stark von denen im deutschen Inland. Mehr Informationen für Auslandsreisende und eine Spesen-Tabelle haben wir im Artikel Spesen im Ausland für dich bereitgestellt.

Extra-Tipp: Belege sammeln

Der Verpflegungsmehraufwand ist zwar eine Pauschale, dennoch ist es wichtig, dass du alle relevanten Belege für eine Steuerprüfung des Finanzamts aufbewahrst.

Mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk hast du alle Belege schnell erfasst und digitalisiert und musst sie nicht gefühlte Ewigkeiten in deiner Schreibtischablage horten. Teste sevdesk 14 Tage dafür kostenlos und beende ein für alle Mal zeitfressendes Abtippen von Daten und ewiges Papierchaos.

Zusammenfassung: Spesen in Österreich

Spesen, auch als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet, entstehen auf Dienstreisen durch zusätzliche Ausgaben für Essen und Trinken. In Österreich gibt es dafür feste Spesensätze, die die Abrechnung erleichtern und steuerfrei erstattet werden können.

Ab einer Abwesenheit von vier Stunden stehen Reisenden Taggelder zu, die sich je nach Dauer der Dienstreise staffeln. Bei einer Abwesenheit von über 12 Stunden beträgt das Tagegeld 26,40 Euro. Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber bezahlt, reduzieren sich diese Pauschalen. Selbstständige und Unternehmen können die Spesen als Betriebsausgaben absetzen. Für eine einfache Spesenabrechnung bietet sich die Verwendung einer Vorlage an, die alle notwendigen Angaben berücksichtigt.

Eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk mit ihren Integrationen hilft dabei den Überblick zu behalten und alle Kosten richtig zu verbuchen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema

Mehr erfahren

Häufig gestellte Fragen zu sevdesk

No items found.
Die Buchhaltungslösung, mit der du Zeit sparst
  • Umfassendes Rechnungsmanagement
  • Automatisierte EÜR & UStVA
  • Integriere Online Banking und mehr
  • Nutze viele weitere Funktionen
sevdesk Dashboard auf einem Laptop.
Spesen ganz einfach abrechnen

Mit sevdesk kannst du ganz einfach

✔ Spesen von dir und / oder deinen Mitarbeitern verbuchen oder synchronisieren

✔ deine Spesenabrechnung für das Finanzamt und deinen Jahresabschluss aufbereiten

✔ Belegchaos und zeitraubende Zettelwirtschaft abschaffen

Teste sevdesk jetzt 14 Tage kostenlos und unverbindlich und erlebe, wie einfach Buchhaltung sein kann!