Vereinsbuchhaltung – Einführung, Steuerrecht & Kontenrahmen

Definition: Worum geht es in der Vereinsbuchhaltung?

Vereinsbuchhaltung hat zwei zentrale Aufgaben: 1. Die Vereinsverwaltung und Dokumentation der laufenden Einnahmen oder Ausgaben. So entsteht dann in der Gegenwart auch die Grundlage für die 2. Aufgabe – die Steuerung der zukünftigen Finanzen.

Verzicht auf Buchhaltung?

Angesichts des Aufwands und der Trockenheit des Themas möchte manch kleiner Verein vielleicht doch lieber auf eine Buchhaltung verzichten. Ist das möglich?

Nein. Jeder Verein – eingetragen oder nicht eingetragen, gemeinnützig oder explizit zu wirtschaftlichen Zwecken geführt – ist gesetzlich zur Buchhaltung verpflichtet. Dies ergibt sich zuallererst aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), das jeden Verein oder besser seinen Vorstand zur finanziellen Rechenschaft gegenüber den Mitgliedern verpflichtet. Zu diesem zivilrechtlichen Bereich kommen eventuell weitere Verpflichtungen:

 
• aus dem Steuerrecht für gemeinnützige oder wirtschaftlich tätige Vereine und
 
• förderrechtliche Pflichten bei bestimmten Zuwendungen für einen Verein

Nach den Buchstaben des Gesetzes hat sich also der Vorstand um die Vereinsbuchhaltung zu kümmern. In der Praxis sieht das aber zu 99% anders aus. Zu den Leitprinzipien der Vereinsführung gehört es, Mitglieder verstärkt in die Vereinsarbeit einzubinden und natürlich den Vorstand bei einigen seiner diversen Pflichten zu entlasten. Dies wird dann immer über die Vereinssatzung geregelt, wie sie die Gründungsmitglieder aufgestellt oder spätere Mitgliederversammlungen um- und neuformuliert haben.

Muss ich als Kassenwart im Verein die Buchführung übernehmen?

Die Vereinssatzung gilt an dieser Stelle immer mehr als das BGB! Deswegen kann sie dir zum Beispiel als Kassenwart die Buchhaltungspflicht übertragen, obwohl laut dem Gesetzbuch eigentlich dein Vorstand dafür verantwortlich wäre.

Praktisch sieht das dann meist so aus:

Du erledigst die Vereinsbuchhaltung und übergibst deine Arbeit rechtzeitig vor der nächsten Mitgliedersammlung an den Vorstand. Bei Auffälligkeiten oder Zahlungsproblemen informierst du ihn jederzeit zwischendurch. Ansonsten muss der Vorstand auf der Versammlung den Mitgliedern die Zahlen präsentieren. Du berichtest kurz dazu und gibst eine Empfehlung ab, ob der Vorstand entlastet werden kann oder sollte.

Diese Entlastung bedeutet, dass der Vorstand in finanzieller Hinsicht ordnungsgemäß gehandelt hat – eigentlich warst das ja du -, und dass der Verein keinerlei Schadensersatzforderungen gegenüber dem Vorstand hat. Die Entlastung wird damit zur Bestätigung und Vertrauensbekundung für den aktuellen Vorstand. Aber was musst du nun alles erledigen, um dem Vorstand zu dieser Gelegenheit eine korrekte Vereinsbuchhaltung zu übergeben?

Die Bereiche der Vereinsbuchhaltung

Drei Voraussetzungen, die jede Vereinsbuchhaltung erfüllen muss:

 
• Alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins werden vollständig und geordnet wiedergegeben.
 
• Für alle diese Vorgänge müssen Belege oder Unterlagen zur Verfügung stehen.
 
• Und sie muss in einem separaten Verzeichnis Auskunft über das Vereinsvermögen geben.

Auch diese Voraussetzungen – oder Auflagen – basieren auf den Paragrafen des BGB. Du kannst sie bereits mit einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfüllen. Sie gilt für kleinere, einfache Vereinstätigkeiten als vollkommen ausreichend.

Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Diese auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) genannte Aufstellung ist die einfachste Form der Buchhaltung. Sie funktioniert ganz simpel: Du führst alle Ausgaben und Einnahmen eines Kalenderjahres geordnet in einer Gegenüberstellung auf und im Ergebnis siehst du dann einen Gewinn oder einen Verlust.

Achtung! Auch hier kann eine Vereinssatzung theoretisch einschränken oder die Pflichten noch erweitern und sich wieder über das BGB stellen. Das wird dir im Vereinsalltag aber nur sehr selten begegnen, da du es hier nahezu immer mindestens mit eingetragenen Vereinen zu tun hast. Solche Vereine zählen zu den juristischen Personen, für die weitere Buchhaltungspflichten gelten, die sich dann nicht mehr per Satzung einschränken oder ausschließen lassen.

Der eingetragene Verein

Sobald ein Verein 7 Mitglieder oder mehr findet, kann er sich im Vereinsregister eintragen lassen und wird dadurch überhaupt erst als eigenständiges Rechtssubjekt geschäfts- oder rechtsfähig. Er trägt dann den Zusatz „e.V.“ für einen eingetragenen Verein und kann als Träger von Rechten und Pflichten auftreten.

Dadurch wird besonders bei Haftungsfragen ein wesentlicher Unterschied zum nicht eingetragenen Verein deutlich: Dort haften der jeweils Handelnde oder die Vereinsmitglieder als Gesamtschuldner auch persönlich! Ein nicht eingetragener Verein kann auf der anderen Seite auch kein eigenes Vermögen besitzen. Allein aus diesen Gründen spielen solche Vereine praktisch keine Rolle. Vielmehr wird dir eher eine andere Art von Verein begegnen.

Der gemeinnützige Verein

Für eine Eintragung im Vereinsregister genügt ein per Satzung definierter Idealzweck des Vereins. Er darf damit keine wirtschaftlichen Ziele verfolgen. Sport, Karneval, Nachbarschaftshilfe, Gesang, Lohnsteuerhilfe und vieles andere können solche Idealzwecke sein. Im Vereinsrecht geht aber noch mehr – mit einem gemeinnützigen Verein.

Für die Anerkennung dieser Vereinsform muss der Verein gemeinnützige, mildtätige oder gar kirchliche Zwecke verfolgen. Er darf niemanden ausschließen oder besondere Anforderungen an eine Mitgliedschaft stellen. Die Gemeinnützigkeit muss klar aus den ersten Paragrafen der Vereinssatzung hervorgehen.

Dann winken einem gemeinnützigen Verein einige Vorteile:

 
• Steuererleichterungen – Spenden und oft auch Mitgliedsbeiträge an den Verein lassen sich steuersenkend geltend machen.
 
• Gewährung von Vorteilen – gemeinnützige Vereine können Übungsleiterpauschalen oder Ehrenamtsfreibeträge gewähren.
 
• Sondernutzungsrechte – diese Vereine erhalten erleichterten Zugang für die Nutzung öffentlicher Einrichtungen.

Dazu gesellen sich neben Steuerbefreiungen für den Verein selbst noch weitere Vorteile – zuletzt auch ein Imageplus in der öffentlichen Wahrnehmung. Eingetragene oder gemeinnützige Vereine müssen im Gegenzug bei der Vereinsbuchhaltung aber zusätzliche Auflagen einhalten. Außerdem wird die Gemeinnützigkeit alle drei Jahre vom Finanzamt überprüft.

Dein Verein und das Steuerrecht

Wird dein Verein eingetragen und damit zur juristischen Person, freut sich das Finanzamt über einen neuen Steuerpflichtigen. Und mit der Abgabenordnung (AO) greift dann immer eine zusätzliche Buchhaltungspflicht, die dein Verein auch per Satzung nicht mehr ignorieren darf. Sie macht die ordentliche Buchführung am Ende zur Pflicht für jeden eingetragenen Verein.

Achtung! Gemeinnützige Vereine müssen zudem auch noch Auflagen von Gewerbesteuer-, Körperschaftssteuer– oder Umsatzsteuer genügen, um in den vollen Anspruch von Befreiungen oder Vergünstigungen zu kommen.

Bevor ein Verein eine Forderung für einzelne Steuern erhält, muss allerdings eine Menge passieren. Zum Beispiel muss er mehr als 35.000 Euro Umsatz machen oder mehr als 5.000 Euro Gewinn erzielen. Um das überprüfen zu können, braucht das Finanzamt natürlich immer eine ordentliche Vereinsbuchhaltung. Und dabei muss sich der Verein klar von wirtschaftlichen Zwecken abgrenzen, seine ideellen oder sogar gemeinnützigen Zwecke explizit belegen. Das gelingt mit der folgenden Aufteilung aber ganz leicht:

Das Vier-Sphären-Modell

Ideeller Bereich: Hierzu zählen Mitgliedsbeiträge, Aufnahmegebühren, Spenden oder Erbschaften und Zuschüsse.

Zweckbetrieb: Darunter führst du Einnahmen aus dem laufenden Betrieb und regelmäßigen oder einzelnen Veranstaltungen auf.

Vermögensverwaltung: Hierhin gehören alle Einkünfte aus Kapitalvermögen, langfristigen Vermietungen (über 6 Monate) oder passivem Sponsoring – Werbung ohne Gegenleistung beziehungsweise Leistungsaustausch.

Beispiel: Eine ortsansässige Firma gibt deinem Verein Geld, bekommt dafür aber kein Plakat oder andere Werbung bei den Vereinsveranstaltungen oder in Vereinsmitteilungen.

Diese drei Bereiche oder Sphären zählen steuerrechtlich im engeren Sinne zu den ideellen Zwecken beziehungsweise Tätigkeiten eines Vereins mit Idealzwecken oder Gemeinnützigkeit. Sie sind deswegen steuerbefreit. Bei der vierten Sphäre sieht das anders aus:

Der steuerpflichtige wirtschaftliche Rest- oder Gesamtbetrieb

Hat dein Verein beispielsweise eine eigene Gaststätte? Erzielt ihr Einnahmen aus Werbung oder gibt es ein aktives Sponsoring (Werbung mit Gegenleistung)? Das alles sind steuerpflichtige Einnahmen außerhalb des Vereinszweckes, die du gesondert ausweisen musst.

Besonders in einem gemeinnützigen Verein musst du immer auf eine saubere Aufschlüsselung oder Aufteilung der Finanzen zu diesen Bereichen achten. Diese Einteilung dokumentiert anhand der wirtschaftlichen Transaktionen gut, wo die Haupttätigkeiten des Vereins liegen und welche Bereiche nebenbei laufen. Deine Buchführung muss immer klar die gemeinnützige Tätigkeit des Vereins belegen, da dieser Status ansonsten aberkannt wird.

Muster für deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Summe Einnahmen ideeller Bereich, Zweckbetrieb und Vermögensverwaltung
– Summe Ausgaben ideeller Bereich, Zweckbetrieb und Vermögensverwaltung
= Überschuss/Verlust ideeller Bereich

Hier sind alle Einnahmen grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Dein Verein muss also keine Umsatzsteuer ausweisen oder abführen. Umgekehrt kannst du in der Vereinsbuchhaltung aber auch keine Vorsteuer für Ausgaben geltend machen.

Für den Zweckbetrieb zum Beispiel mit Veranstaltungen gilt eine andere Regelung. Hier besteht eine Umsatzsteuerpflicht für viele Einnahmen. Es gilt der ermäßigte Satz von 7 % und es besteht das Recht zum Vorsteuerabzug. Einige Einnahmearten sind davon ausgenommen. Ein Überschuss in dieser Rechnung ist – in jeder Höhe – steuerfrei. Ein Verlust hat keinen Einfluss auf den Status des Vereins, gefährdet andererseits aber natürlich die wirtschaftliche Existenz.

Eine identische Rechnung machst du für den wirtschaftlichen Restbetrieb auf. Hier entstehen dann die wesentlichen Steuerpflichten eines Vereins.

Korrekte Vereinsbuchhaltung mit Kassenbuch, Excel und Buchhaltungssoftware

Die einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kannst du im Prinzip auf jedem Blatt Papier mit einem Stift anfertigen. Empfehlenswert ist das aber selbst bei einem kleinen Verein nicht. Schnell hast du dich einmal verschrieben und musst dann ganz von vorn anfangen. Korrigieren oder durchstreichen ist bei einer korrekten Buchführung nämlich verboten.

Mit einem Computer, einer Tabellenkalkulation wie Excel, Vorlagen oder auch spezieller Buchhaltungsprogramme für Vereine erledigst du den Job viel bequemer und bleibst mit wenig Aufwand immer auf dem Laufenden. Dazu passt du die Vereinsbuchhaltung mit Computer und Software auch viel leichter an, wenn sich die Vereinstätigkeit oder die einzelnen Aktivitäten einmal verändern.

Wie das konkret bei einer Vereinssoftware aussehen kann, siehst du hier. Hier hast du viele Freiheiten, einzelne Einnahmen- oder Ausgabenbereiche zu definieren. Das führt aber auch schnell dazu, das wesentliche Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchführung nicht mehr erfüllt werden können. Diese muss immer ohne einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar bleiben.

Muss sich ein Prüfer dabei mit einem System beschäftigen, das du quasi erfunden hast, wird das schwierig. Deswegen gibt es in der Vereinsbuchhaltung – oder grundsätzlich in der Buchführung – sogenannte Kontenrahmen.

Kontenrahmen für Vereine

Die meisten Vereine greifen dabei auf den DATEV Standardkontenrahmen Nummer 49 zurück. Die Kontenrahmen der DATEV sind praktisch Standard im Finanzwesen und beinhalten ein umfangreiches, vielseitig anwendbares Gerüst zur systematischen Erfassung aller Geschäftsvorfälle.

Im Standardkontenrahmen 49 bilden mehr als 1.000 Konten dieses Gerüst. Er passt für Vereine genauso wie für eine gemeinnützige GmbH oder eine Stiftung und lässt dich von den Pausengetränken bis zu den Kfz-Steuern für den Vereinsbus und weitere Vereinsbesteuerungen wirklich jede denkbare Position präzise dokumentieren.

Und das Beste ist: Den Kontenplan für Vereine gibt es bei der DATEV kostenlos hier zum Download!

Der Jahresabschluss

Für den Großteil aller Vereine gibt es keine Bilanzierungspflicht mit einem Jahresabschluss. Sie erfüllen einfach nicht die notwendigen Voraussetzungen von über einer halben Million Euro Jahresumsatz oder einem Gewinn von mehr als 50.000 Euro pro Jahr.

Trotzdem bilanzieren viele Vereine freiwillig, weil sie ein größeres Anlagevermögen, hohe Forderungen oder Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Ähnliches zu verzeichnen haben. Solche Positionen erfasst eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nur schlecht.

Will dein Verein deswegen einen Jahresabschluss oder eine Bilanz erstellen, gelten die Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB). Neben der ordnungsgemäßen E-Bilanz müssen auch Gewinn- und Verlustrechnung plus Erläuterungen (zum Beispiel in einem Anhang) angefertigt werden.

Auch dafür zeigt dir der Landessportbund Berlin ein einfaches Beispiel zum Download.

Vereinsbuchhaltung mit Excel und Co.

Am Beispiel des Kassenbuchs vom Landessportbund Berlin hast du es schon gesehen. Die Microsoft Tabellenkalkulation Excel bringt alle Möglichkeiten mit, um die Vereinsbuchhaltung computergestützt zu erledigen. Als kostenfreie Alternative gibt es beispielsweise noch die Tabellenkalkulation von Open Office oder Numbers von Apple für den Mac oder das iPad. Für alle diese Programme findest du auch viele kostenlose Vorlagen zur Vereinsbuchführung im Netz.

Bei diesen Programmen oder Vorlagen musst du aber eines unbedingt beachten! Der Gesetzgeber stellt vier Grundsatzforderungen an eine ordentliche Buchführung:

 
•  
   
  • Vollständigkeit
   
  • Richtigkeit
   
  • Ordnung und
   
  • Fälschungssicherheit
   
   

Der letzte Punkt ist entscheidend, ob deine Vereinsbuchhaltung auch wirklich den entsprechenden „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – genügt.

Vereinsbuchhaltung mit Software

Genauso wie für deine Einkommenssteuererklärung bekommst du auch für die Vereinsbuchhaltung spezielle Steuersoftware. Diese Programme sind nicht besonders teuer und erleichtern dir deine Aufgabe noch mehr als eine Tabellenkalkulation. Sie nutzen übersichtliche Eingabemasken, um dich bei der Buchhaltung zu unterstützen. Dazu hilft die Software oft noch bei der Mitgliederverwaltung oder der Organisation von Veranstaltungen und Versammlungen. Auch Teamwork-Funktionen sind häufig schon integriert.

Software in der Cloud

Mit Vereinsbuchhaltung in der Cloud sparst du dir die Arbeit mit einer neuen Installation oder Updates. Für eine Buchhaltungssoftware brauchst du auch keinen Computer mehr – ein Internetbrowser auf Tablet oder Smartphone genügt. Du richtest bei einem Anbieter für Cloud-Buchhaltung ein Benutzerkonto ein und kannst dann zukünftig alles online von überall aus erledigen.

Hilfe bei der Vereinsbuchhaltung

Vielleicht hast du einen kaufmännischen Beruf erlernt oder in dieser Richtung studiert. Dann sind die Grundlagen der Buchführung, die Behandlung von Geschäftsvorfällen, Jahresabschlüsse etc. dir sicher schon bekannt. Wenn du davon schon wieder vieles vergessen hast oder für deinen Verein ganz neu in das Thema einsteigst, bist du aber nie auf dich allein gestellt.

Du findest im Netz eine Vielzahl von Ratgebern oder Hilfen zur Vereinsbuchhaltung, wo du einzelne Aspekte oder auch den kompletten Ablauf immer wieder nachlesen kannst. Ein Seminar zur Vereinsbuchhaltung ist aber oft noch sinnvoller. Hier bekommst du alles Wichtige gut aufbereitet vermittelt und hast mit dem Seminarleiter immer einen persönlichen Ansprechpartner für deine Fragen.

Fördervereine oder Stiftungen für das Ehrenamt, die DATEV oder oft auch die Volkshochschulen vor Ort bieten dir solche Seminare fast überall im Land an. Die Teilnahme ist manchmal sogar kostenlos oder erfordert nur eine geringe Gebühr. Webinare oder die Veranstaltungen professioneller Seminaranbieter sind weitere Optionen zum Erlernen der Vereinsbuchhaltung, kosten aber meist deutlich mehr.

Fragen und Antworten zur Vereinsbuchhaltung

Rund um die Vereinsbuchhaltung gibt es ein paar Fragen, die besonders oft gestellt werden. Hier bekommst du gleich die Antworten für die drei häufigsten Fragen!

Müssen Vereine Steuern zahlen?

Vereine, die sich ausschließlich ideellen Zwecken widmen und im üblichen kleinen Rahmen tätig sind, müssen in aller Regel keine Steuern zahlen. Je größer der Verein und je mehr wirtschaftliche Zwecke oder Tätigkeiten er verfolgt, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit einer Steuerveranlagung.

Kurz gesagt: Tritt ein Verein wie ein Unternehmen auf, wird er auch genauso besteuert. Er muss dann (ab einem Umsatz von 35.000 Euro oder einem Gewinn von 5.000 Euro) Gewerbe- und Körperschaftssteuer zahlen oder wird automatisch mindestens ein Jahr umsatzsteuerpflichtig, wenn der Vorjahresumsatz mehr als 17.500 Euro betrug (oder der laufende Jahresumsatz 50.000 Euro überschreitet).

Gibt es Steuertipps für Vereine?

Oh ja, sogar eine ganze Menge – einige direkt von deutschen Finanzministerien! Hier kannst du dir gleich ein paar downloaden:

 
• Steuertipps für Vereine
 
• noch mehr Steuertipps für Vereine

Du siehst: Bund oder Länder unterstützen dich, deinen Verein oder generell das Ehrenamt gern und versuchen Hilfestellung zu geben. Oft bekommst du die auch von deinem Finanzamt und den Sachbearbeitern dort – einfach mal freundlich nachfragen, wenn du Fragen hast.

Sind Vereine umsatzsteuerbefreit?

Nein. Eine pauschale Befreiung von der Umsatzsteuer gibt es für keinen Verein – nur sein ideeller Kernbereich ist von der Umsatzsteuer befreit. Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung oder gar wirtschaftliche Aktivitäten unterliegen der Umsatzsteuer. Meist gilt der ermäßigte Satz von 7%, teilweise auch der volle Mehrwertsteuersatz.

Es gelten die gleichen Grenzen wie für Unternehmen

Liegen die relevanten Umsätze unter 22.000 Euro im Vorjahr oder 50.000 Euro im laufenden Jahr, können Vereine wie ein Kleinunternehmer eine Umsatzsteuerbefreiung nutzen. Überschreiten sie eine der beiden Grenzen, werden sie für mindestens ein Jahr umsatzsteuerpflichtig, können nun aber genauso Vorsteuer geltend machen.

Also dann: Jetzt hast du schon eine ganze Menge für deine neue Aufgabe in der Vereinsbuchhaltung mitnehmen können. Wir wünschen dir viel Erfolg dabei. Du schaffst das!