Automatisierte Buchhaltung – So wirst du zum Vorreiter der digitalen Buchhaltung

Gründe, warum du deine Buchhaltung automatisieren solltest

Nach der Digitalisierung der Daten in den Unternehmen kam recht schnell die Automatisierung ins Spiel, die mithilfe der Software genau definierte Abläufe alleine bewältigen kann. Beispielsweise die digitale Rechnungsverarbeitung oder auch einen Mahnlauf.

Nur, wenn etwas außerhalb der programmierten Prozesse auftaucht, mit dem das Programm nicht klarkommt, macht es durch eine Fehlermeldung auf sich aufmerksam. Du brauchst also auf jeden Fall noch Mitarbeiter, kannst aber sicherlich Personal einsparen. Die beschleunigten und effizienten Abläufe helfen dir dabei, Kosten zu reduzieren und Zeit zu sparen.

Vor- und Nachteile einer automatischen Buchhaltung

Viele Geschäftsprozesse sind prädestiniert dafür, von dir automatisiert zu werden. Gerade die Standardprozeduren wie die Verbuchung von Zahlungen kann durch einen automatischen Kontenabgleich problemlos erfolgen.

Dadurch erreichst du zunächst eine enorme Zeitersparnis, mit der ein weiterer Vorteil einhergeht: wenn die Daten schneller verarbeitet und verfügbar sind, kannst du taggleich oder taggenau Analysen oder Auswertungen, aber auch Mahnläufe starten.

Automatisierungen erfordern zwar noch Eingaben, aber durch den geringeren Zeitaufwand brauchst du dafür auf jeden Fall weniger Mitarbeiter. Das senkt automatisch deine Personalkosten. Sogar, wenn du nur auf Teilzeitarbeit reduzieren kannst und noch keine Mitarbeiter entlassen musst.

Standardisierte und fehlerfreie Abläufe sorgen auch für weniger Korrekturen und reduziert die Zahl falscher Ausdrucke. Dadurch kannst du Material sparen (Papier, Toner, Druckerkosten, Ordner).

Wenn deine Mitarbeiter bisher monoton den ganzen Tag Belege erfassen oder Kontoauszüge manuell buchen mussten, kann es dadurch zu verschiedenen unerwünschten Nebeneffekten führen:

Zum einen lässt die Konzentration nach, was die Fehlerquote erhöht. Zum anderen empfinden die Mitarbeiter die Tätigkeit als stupide oder sinnlos und sind unzufrieden und unmotiviert. Als Chef musst du aber dafür sorgen, dass die Mitarbeiter sich am Arbeitsplatz wohlfühlen. Mit einer Automatisierung kannst auch in all diesen Bereichen punkten und dein Personal entlasten und motivieren.

Nachteile sind jetzt noch die aufwendigen Mitarbeiterschulungen, die sehr zeitintensiv sind. Und die natürlichen Grenzen der Programme, die noch nicht jeden Prozess automatisieren können. Beispielsweise bei neuen Geschäftsfällen, die noch nicht gebucht werden mussten. Oder bei der Belegerkennung von handschriftlichen Quittungen.

Die automatisierte Buchhaltung kann dir richtige und schnelle und klare Ergebnisse liefern – allerdings muss dazu die Eingabe der Mitarbeiter richtig sein und das Einlesen der Belege klappen. Hier könnte sich also dennoch ein Fehler einschleichen.

Wie du siehst, überwiegen dennoch die Vorteile!

Buchhaltung per Software automatisieren: Das sollte eine moderne Buchhaltungssoftware können

Wenn du dir eine Buchhaltungssoftware anschaffen möchtest, was eine wirklich gute und zukunftsweisende Entscheidung ist, dann sollte sie einiges leisten.

Zunächst musst du natürlich entscheiden, welchen Umfang die Software abdecken soll. Das wird in erster Linie von deinem Unternehmen abhängen. Ein Betrieb mit mehreren hundert Mitarbeitern wird andere Anforderungen stellen als ein Kleinbetrieb mit 10 Mitarbeitern. Davon hängt nämlich ab, ob du deine komplette Buchhaltung so weit wie möglich auf die Software übertragen möchtest, oder nur ganz bestimmte Teilbereiche.

Auf folgende Punkte solltest du dabei achten:

Rechnungen

Der Hauptschwerpunkt der Buchhaltung ist das Erstellen oder Bezahlen von Rechnungen. Das Programm muss also in der Lage sein, korrekte Rechnungen über das System zu erstellen, zu archivieren und zu versenden.

Da du auch Eingangsrechnungen bekommst, könntest du mit deinen Lieferanten und Kunden mit digitalen Rechnungen per E-Mail arbeiten. Dann können die Belege direkt von der Software über eine Schnittstelle bearbeitet und anschließend automatisch ausgewertet und verbucht werden.

Rechtliche Richtlinien

Das Programm muss laufend auf dem neusten Stand sein, um rechtssichere Buchungen oder korrekte Abschreibungen zu berechnen. Wenn du mit einer Software arbeitest, die über ein Rechenzentrum bucht, dann kannst du davon ausgehen, dass dort alles rechtssicher verbucht wird.

Bankanbindung

Deine Software muss mit deinen Konten (Bank, Post oder ähnliches) verknüpft sein, damit du stets einen aktuellen Überblick über deine Finanzen hast. Ein gutes Programm wird automatisch deine fälligen Rechnungen bei der hinterlegten Bank zum korrekten Datum überweisen.

Ein Zahlungseingang auf der Bank wird sofort deiner Ausgangsrechnung zugeordnet und damit abgeglichen. Wichtig für deinen Mahnlauf ist es auch, dass du den Rechnungsstatus auf „bezahlt“ änderst.

Durch die Verknüpfung finden außerdem eine automatische Kontrolle und Verbuchung der Kontoauszüge statt, die du bisher alle manuell eintippen musstest.

Betriebsstatistik

Deine Software muss in der Lage sein, alle wichtigen Statistiken und Auswertungen sowie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen. Das ist wichtig, falls du Entscheidungen zu Finanzierungen, Investitionen oder ungeplanten Ausgaben treffen musst.

Ein gutes Buchhaltungsprogramm liefert dir alle Daten stets taggenau, sodass keine umständlichen Recherchen und Belegzusammenstellung durch das Personal notwendig sind.

Umsatzsteuer

Eine ganz wichtige Funktion ist die Unterstützung im Bereich der Umsatzsteuer. Da du entweder monatlich oder vierteljährlich deine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen musst. Dabei kann das Programm dich gut unterstützen, wenn alle Zahlungsdaten bereits gesammelt und über eine Schnittstelle ans Finanzamt weitergeleitet werden können. Dies geht schnell und einfach.

Steuerberater

Nicht nur das Finanzamt spielt aber eine wichtige Rolle, auch dein Steuerberater benötigt zu einer fundierten Beratung und Unterstützung deine Daten. Eine gute Software wird dir dabei eine Schnittstelle einrichten, über die du die Daten an deinen Steuerberater übermitteln kannst. Oder ihm erlauben, darauf zuzugreifen.

Schon heute Vorreiter sein und eine Buchhaltungssoftware nutzen

Schon jetzt ist es eine sinnvolle Entscheidung, so viel Arbeit wie möglich digital und automatisch erledigen zu lassen. Künftig wird durch die angestrebte Autonomisierung dann noch mehr Entlastung möglich werden. Da der Trend nicht aufzuhalten ist, tust du gut daran, dich jetzt schon darauf vorzubereiten.

Am besten solltest du umgehend auf eine beliebte und erfolgreiche Software wie die von sevdesk umsteigen. Das spart dir später viel Aufwand, denn von Papierchaos auf autonom ist ein viel zu großer Schritt auf einmal.

Mit sevdesk kannst du die Buchhaltung einfach selber machen – Ganz ohne Buchhaltungskenntnisse.

Blick in die Zukunft: automatisierte vs. autonome Buchhaltung

Automatisiert und autonom wird oft verwechselt oder gleichgesetzt. Doch hier besteht ein wichtiger Unterschied: Die automatisierte Buchhaltung kann Standardprozesse selbstständig bearbeiten. Aber es ist immer noch menschliche Unterstützung nötig, wenn ein bisher unbekannter Geschäftsvorfall gebucht werden muss, der noch nicht einprogrammiert wurde. Oder wenn ein Beleg nicht gelesen werden kann.

Automatisierte Programme sind der Wunsch vieler Unternehmen, denn sie sollen selbst dazulernen und auf diese Weise die komplette Buchhaltung völlig alleine in allen Bereichen abwickeln können. Also gänzlich ohne Personal. Das würde für die Firmen eine enorme Einsparung bedeuten, denn du brauchst dann in der Buchhaltung keinen einzigen Mitarbeiter mehr.

Wenn du so weit kommst, dass du deine Prozesse völlig autonom organisieren kannst, dann sparst du sehr viel Personal, senkst die Kosten sowie die Fehlerquoten und kannst schneller und effektiver arbeiten.

Völlig autonome Programme stecken allerdings noch in den Kinderschuhen, denn dazu ist eine Software notwendig, die selbstständig dazu lernt, um absolut jede Situation im Griff zu haben.

Nachteile gibt es allerdings trotzdem noch zu berücksichtigen: denn du kannst vor dem Finanzamt nicht die Verantwortung für einen Fehler der Software in die Schuhe schieben. Verantwortlich bleibt trotzdem das Unternehmen beziehungsweise du selbst.

Ob es also erstrebenswert ist, einer Maschine alle Vorgänge zu überlassen, ohne einen Blick darauf zu werfen? Und dann sendet das Programm noch alles selbstständig ans Finanzamt. Das könnte problematisch werden und ist zumindest derzeit noch nicht ausgereift und noch nicht wünschenswert.

Stirbt der Beruf des Buchhalters aus?

Wenn alles automatisch laufen soll, dann brauchen wir nicht nur kein Personal mehr, sondern auch keine Buchhalter mehr, oder? Aktuell gibt es keinen Anlass zur Beunruhigung.

Die Programme sind noch nicht soweit und es müssen auch ständig neue gesetzliche Regelungen berücksichtigt und den Programmen beigebracht werden. Eine Software kann also keine hundertprozentige Korrektheit erreichen. Das schafft allerdings ein Buchhalter auch nicht. Denn weder Mensch noch Maschine sind fehlerfrei.

Es wird allerdings dazu kommen, dass es weniger Buchhalter geben wird, die als Spezialisten eingesetzt werden. Ganz ohne Expertenwissen wird es nämlich auch künftig nicht gehen. Immer wieder kann es zu Sonderfällen kommen, die das Programm noch nicht kennt. Zudem benötigt man für die Zusammenarbeit im Finanzsektor immer das Fachwissen von Buchhaltern, die auch bei den Statistiken vonnöten sind, um die Auswertungen vorzunehmen und wichtige unternehmerische Entscheidungen beurteilen helfen sollen.

Was Menschen weiterhin tun werden

Die Buchhaltungsaufgaben können vom Unternehmen an Spezialisten (Dienstleister) ausgelagert werden, die die Firmen dann unterstützen. Diese Fachleute sind dann künftig dafür verantwortlich, dass die künstliche Intelligenz gefüttert wird, damit sie laufend dazulernt. Spezialisten werden also notwendige Parameter einrichten und regelmäßig pflegen.

Dazu kommt, dass auch Gespräche mit Kunden oder Kreditgebern, eventuell im Beitreibungsfall mit Anwälten oder bei der Anmeldung von Ansprüchen im Insolvenzverfahren mit den Insolvenzverwaltern notwendig werden. So etwas kann keine Maschine übernehmen. Gespräche und Verhandlungen in allen Finanzbereichen sind daher immer noch die Sache des Fachpersonals.

Außerdem braucht man jemanden, der ab und zu die Maschine kontrolliert, damit keine Fehler der unbeaufsichtigten Arbeit am Ende beim Finanzamt landen. Und dann natürlich die Buchhaltung im betreffenden Zeitraum mühsam rekonstruiert und neu erstellt werden muss. Eine regelmäßige Kontrolle und Verbesserung werden also auch weiterhin notwendig sein.

So wird der Staat die digitalen Daten nutzen

Wichtigste Aufgabe des Staates ist natürlich die Prüfung der Buchhaltungsdaten auf Gesetzeskonformität. Wenn die Daten automatisch verarbeitet werden, können oder müssen sie häufiger kontrolliert werden. Aufgrund der vorhandenen oder geplanten Schnittstellen ist es nicht nur so, dass du deine Daten ans Finanzamt senden kannst, sondern dass das Amt direkt auf deine Daten zugreift.

Das ist allerdings kein böser Wille, denn für das Finanzamt bietet sich dadurch die große Chance, deine Daten ebenfalls automatisch oder später autonom zu prüfen. Kein Sachbearbeiter wird alle deine Belege durchwühlen, sondern eine Software kann mit einem Algorithmus deine Angaben prüfen. Bei Problemen und Auffälligkeiten wird natürlich auch ein Finanzbeamter in Fleisch und Blut erforderlich sein, um mit dir deshalb in Kontakt zu treten.

Fazit

Die Technik ist nicht aufzuhalten. Roboter und künstliche Intelligenz übernehmen an allen Ecken und Enden. Vielleicht bist du noch nicht ganz überzeugt davon, dass eine Software ganz allein dazu in der Lage ist, deine komplexe Buchhaltung zu bewältigen? Bis zum autonomen Ablauf dauert es aber noch eine Weile. Daher bleibt dir genügend Zeit, dich um optimale und hilfreiche Programme zu kümmern, die dir schon einmal bei der Automatisierung unter die Arme greifen.

Du wirst sehen: es lohnt sich!