Erholungsbeihilfe gewähren als Arbeitgeber – Win-Win für beide Seiten!

Erholungsbeihilfe Definition – Was ist Erholungsbeihilfe?

Die Erholungsbeihilfe vom Arbeitgeber ist ein Zuschuss zu den sonstigen Erholungskosten eines Arbeitnehmers. Und dabei geht es nicht nur darum, einen chronisch kranken Mitarbeiter zu unterstützen. Jeder Arbeitnehmer kann Erholungsgeld erhalten, egal ob krank oder nicht. Plus: Du kannst diesen Zuschuss nicht nur deinem Mitarbeiter ausbezahlen, sondern ihn auch den Ehepartnern oder dessen Kindern gewähren. Das Erholungsgeld für Angestellte kann in Bar ausgezahlt oder dem Arbeitnehmer in Form eines Sachbezugs zur Verfügung gestellt werden. Viele Unternehmen bezahlen ihren Mitarbeitern beispielsweise den Hotelaufenthalt in ihrem Wunschurlaubsort. Dafür gibt es aber doch das Urlaubsgeld, oder etwa nicht? Generell schon, dennoch bleibt nach Steuern nicht mehr viel davon übrig. Wird dem Arbeitnehmer stattdessen Erholungsbeihilfe bezahlt, so sieht das anders aus. Zumindest bis zu einem bestimmten Betrag. Ganz ohne Bedingungen ist das Erholungsgeld vom Arbeitgeber natürlich nicht, denn der Arbeitnehmer darf dieses Geld nicht nach eigenem Ermessen ausgeben. Der Name „Erholungsgeld“ rührt tatsächlich daher, dass das Geld zu Erholungszwecken ausgegeben werden soll. Heißt, dein Arbeitnehmer muss sich von dem Geld beispielsweise Eintrittskarten für ein Freibad kaufen, ein Wellnesshotel bezahlen oder seine Reisekosten damit begleichen. Das Geld ist auch ausschließlich für den Empfänger und dessen Familie gedacht und kann nicht übertragen werden. Die positive Nachricht für alle Arbeitnehmer: Auf diese Weise handelt es sich um eine steuerfreie Erholungsbeihilfe. Anhand der folgenden Grafik kannst du dir einen groben Überblick verschaffen, wann die Erholungsbeihilfe wie versteuert wird. Im weiteren Verlauf des Beitrags findest du nähere Informationen hierzu.

Erholungsbeihilfe 2020 – Eine freiwillige Zahlung des Arbeitgebers

Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern einen Zuschuss zu den Erholungskosten gewähren. Viele Unternehmen bezahlen das Erholungsgeld für Angestellte auch anstelle des üblichen Urlaubsgeldes. Und dies hat einen großen Vorteil, denn die Erholungsbeihilfe mindert die Lohnnebenkosten. Somit handelt es sich um steuerfreie Zuwendungen. Eine Win-Win-Situation quasi, denn sie bedeutet finanzielle Einsparungen auf beiden Seiten. § 40 EStG regelt die Pauschalisierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen!

Unterschied zwischen Urlaubsgeld und Erholungsbeihilfe

Bezahlt ein Unternehmen Urlaubsgeld, so fällt dieses in der Regel weit höher aus, als die Urlaubsbeihilfe. Trotzdem muss das Urlaubsgeld vollständig besteuert werden. Bei hohen Steuersätzen kann es sogar sein, dass der Arbeitnehmer im Endeffekt nur noch die Hälfte des eigentlichen Urlaubsgeldes in den Händen hält. Es fallen sogar die üblichen Sozialversicherungsbeiträge darauf an. Für den Arbeitgeber heißt das, dass er zusätzlich zum Urlaubsgeld, rund 20% an Sozialversicherungen bezahlen muss. Beim Erholungsgeld sieht es hingegen komplett anders aus. Laut Einkommenssteuergesetz darf die Erholungsbeihilfe mit einem pauschalen Steuersatz von 25% besteuert werden. Sozialabgaben entfallen dabei komplett und dem Arbeitnehmer erhält die Erholungsbeihilfe als Nettobetrag ausbezahlt. Der Arbeitgeber besteuert vorab das Erholungsgeld. In Sonderfällen kommt es sogar vor, dass die Beihilfe komplett steuerfrei ausfällt, doch dazu später mehr.

Wer zahlt Erholungsbeihilfe?

Muss der Arbeitgeber Erholungsbeihilfe bezahlen? Nein, Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, Erholungsgeld an ihre Mitarbeiter auszuzahlen. Ebensowenig, wie sie Urlaubsgeld bezahlen müssen. Auch hier handelt es sich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Natürlich kann sich der Arbeitgeber dazu verpflichten, beispielsweise, wenn die Bezuschussung Bestandteil im Tarif- oder Arbeitsvertrag ist. Dann muss sich der Arbeitgeber an diese Vereinbarung halten, auch wenn Erholungsgeld grundsätzlich nicht verpflichtend zu bezahlen ist. Und: Arbeitgeber dürfen Erholungsbeihilfe auch zusätzlich zum Urlaubsgeld auszahlen. Er „muss“ sich nicht zwangsläufig für eine freiwillige Leistung entscheiden. Und wer kann nun Erholungsbeihilfe bekommen? Generell ist dies für jeden Arbeitnehmer möglich. Ausschlaggebend ist meist der Arbeitgeber, welcher bereit dafür sein muss, Erholungsgeld zu bezahlen. Wer also Erholungsbeihilfe und Urlaubsgeld gleichzeitig bekommt, der darf sich glücklich schätzen.

Erholungsbeihilfe Voraussetzungen

Grundsätzlich sollten Arbeitnehmer wissen, dass Erholungsgeld absolut zweckgebunden ist. Erholungsbeihilfe statt Weihnachtsgeld ist also eher nicht sinnvoll. Hier muss das Geld für Erholungsaktivitäten ausgegeben werden. So kann dein Arbeitnehmer mit dem Geld auf einen Ausflug gehen, Hotelaufenthalte bezahlen, Wellnessbehandlungen buchen oder auf Kur gehen. Eine gesetzliche Definition für diese Regelung gibt es jedoch keine, sodass Erholungsaktivitäten ziemlich breit ausgelegt werden können. Kurzum: Das Finanzamt erkennt eigentlich alle Aktivitäten der Freizeit an. Auch dann, wenn sie nur im entfernten Sinne der Erholung dienen. Aber: Erholungsmaßnahmen müssen mindestens eine Woche lang in Anspruch genommen werden! Die Beihilfe ist weiterhin nicht übertragbar. Arbeitgeber müssen die Zahlung außerdem innerhalb ihrer Lohnbuchhaltung vom Arbeitsentgelt trennen.

Nie ohne Beleg!

Arbeitnehmer müssen sich Reisen oder Unternehmungen quittieren lassen. Dies gilt auch für Vergnügungsparks oder Skilifte. Sie dienen im Nachhinein als Nachweis der Erholungsbeihilfe für den zweckgebundenen Einsatz. Und der wird benötigt, um letztendlich seine Steuerfreiheit oder Steuervergünstigung in Anspruch nehmen zu können. Wichtig: Der Betrag auf den Belegen, Quittungen, Buchungsbestätigungen etc., muss genau der Summe der Erholungsbeihilfe entsprechen. Wer sich nämlich mehr Erholungsgeld ausbezahlen lässt, als er benötigt, der muss den Rest versteuern. Schließlich gehört das übrig gebliebene Geld dann in die Kategorie Urlaubsgeld. Du als Arbeitgeber solltest dir immer Kopien der Belege oder Quittungen aushändigen lassen. Alternativ kannst du dir auch schriftlich bestätigen lassen, dass das Erholungsgeld nur für die entsprechende Erholungsmaßnahme ausgegeben wurde.

Fristen für die Erholungsbeihilfe

Wie oft kann Erholungsbeihilfe bezahlt werden? Sein Urlaubsgeld kann der Arbeitnehmer entweder sparen, damit in den Urlaub fahren oder es beim Shopping ausgeben. Dies gilt nicht für das Erholungsgeld, welches nur einmal pro Jahr und pro Haushalt in Anspruch genommen werden kann. Außerdem muss der Empfänger des Erholungsgeldes seine Erholungsmaßnahme innerhalb von drei Monaten antreten. Auch kann der Arbeitgeber den Betrag bis zu drei Monate nach der Maßnahme ausbezahlen. Der Arbeitgeber ist gleichzeitig dazu verpflichtet (!), die Erholungsbeihilfe zusätzlich zum Arbeitsentgelt auszuzahlen. Natürlich muss dies nicht via Konto geschehen, sondern kann auch per Sachbezug oder in Bar passieren. Einige Unternehmen haben beispielsweise Kooperationen mit Wellness-Hotels, in welche sie ihre Mitarbeitenden schicken.

Wie viel Erholungsbeihilfe darf ein Mitarbeiter erhalten?

Das Gesetz schränkt Arbeitgeber nicht ein, wenn es um die Höhe der Urlaubsbeihilfe geht. Du darfst deinen Mitarbeitenden 10.000 Euro Erholungsgeld ausbezahlen, wenn du das möchtest. Du kannst dich aber auch auf 1.000 Euro beschränken. Allerdings wäre die Erholungsbeihilfe in diesem Falle nicht mehr steuerlich vergünstigt und sogar sozialversicherungspflichtig. § 40 EStG regelt hier wie folgt: „(2) ...kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben, soweit er […]Erholungsbeihilfen gewährt, wenn diese zusammen mit Erholungsbeihilfen, die in demselben Kalenderjahr früher gewährt worden sind, 156 Euro für den Arbeitnehmer, 104 Euro für dessen Ehegatten und 52 Euro für jedes Kind nicht übersteigen und der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden.“ Das bedeutet, dass du als Arbeitgeber die Erholungsbeihilfe in der Steuererklärung nur dann pauschal mit einem Steuersatz von 25% besteuern und sozialversicherungsfrei an deinen Mitarbeiter überweisen darfst, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

• Pro Arbeitnehmer werden 156 Euro innerhalb eines Kalenderjahres ausbezahlt (Erholungspauschale Arbeitnehmer).
• Die Ehepartnerin oder der Ehepartner erhalten unter gleichen Bedingungen je 104 Euro.
• Pro Kind dürfen 52 Euro Erholungsgeld unter gleichen Bedingungen ausbezahlt werden.
• Die Erholungsbeihilfe wird nachweislich zweckgebunden eingesetzt.

Beispiel Erholungsbeihilfe berechnen:

Ein verheirateter Familienvater mit drei Kindern würde 425 Euro Netto pro Jahr Erholungsgeld erhalten

• 165 Euro für den Arbeitnehmer + 104 Euro für die Ehefrau + 52 Euro Erholungsbeihilfe Kind Nr. 1 + 52 Euro Erholungsbeihilfe Kind 2 + 52 Euro für das dritte Kind = 425 Euro

Die erwähnten Zahlen stellen Jahreshöchstbeträge dar. Heißt, Arbeitnehmer müssen das Erholungsgeld nicht auf einmal in Anspruch nehmen, sondern können sie innerhalb eines Jahres auf mehrere Maßnahmen verteilen. Wird der Höchstbetrag überschritten (bereits ab einem Cent!), so wird die gesamte Erholungsbeihilfe steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Tipp: Arbeitnehmer sollten ihre Erholungsmaßnahmen zuerst absolvieren und die Belege in der Zwischenzeit sammeln. Im Anschluss werden diese bis zum erlaubten Jahreshöchstbetrag und innerhalb der Dreimonatsfrist zur Erstattung eingereicht.

Kann ich Erholungsbeihilfe bei einem Minijob erhalten?

Auch Minijobber können Erholungsbeihilfe unter den gleichen Voraussetzungen beziehen, wie oben bereits beschrieben. Der Betrag des Erholungsgeldes wird sogar nicht auf das Einkommen angerechnet und die Geringfügigkeitsgrenze damit nicht überschritten. Auch kann es diesbezüglich Erholungsbeihilfe für geringfügig Beschäftigte geben. Erholungsbeihilfe im Minijob ist jedoch eher selten.

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Ist eine Erholungsbeihilfe pfändbar?

Für verschuldete Arbeitnehmer ist dies die schlechte Nachricht. Denn: Die Erholungsbeihilfe ist bei der Ermittlung des pfändbaren Schuldnereinkommens zu berücksichtigen.

Wann ist Erholungsgeld komplett steuerfrei?

Anfänglich erwähnt, kann Erholungsbeihilfe auch komplett steuerfrei ausbezahlt werden. Dafür müssen allerdings noch ein paar weitere Voraussetzungen erfüllt sein, damit es sich um einen Ausnahmefall handelt. Diese Ausnahmefälle haben in der Regel etwas mit Krankheit oder gesundheitlichen Einschränkungen zu tun.

 
1. Die Arbeitsfähigkeit des Arbeitnehmers kann durch eine Kur oder einen Klinikaufenthalt verbessert werden. Ist dies der Fall, so kann eine Erholungsbeihilfe bis zu 600 Euro ausgezahlt werden. Natürlich ohne steuer- oder sozialversicherungspflichtig zu sein.
   
2. Der allgemeine Gesundheitszustand des Arbeitnehmers kann durch Gesundheitskurse, Aufenthalte in entsprechend gesundheitsfördernden Einrichtungen, oder durch Entspannungsmaßnahmen verbessert werden. Auch hierfür dürfen Arbeitgeber eine Erholungsbeihilfe von bis zu 500 Euro steuerfrei ausbezahlen.
   
3. Das Kind eines Arbeitnehmers muss aus gesundheitlichen Gründen eine Kur antreten und durch den Arbeitnehmer begleitet werden.
   
4. Bei anerkannten Maßnahmen und Kursen der Krankenkassen kann im Sinne des BGB, betriebliches Gesundheitsmanagement, eine Erholungsbeihilfe von bis zu 500 Euro gezahlt werden, ohne dass diese versteuert werden muss.

Vorteile für den Arbeitgeber

Allem voran steht natürlich die Frage, was Arbeitgeber von einer Auszahlung der Erholungsbeihilfe haben. In Form einer Alternative zum Urlaubsgeld, profitieren Arbeitgeber natürlich in steuerlicher Hinsicht. Die Beihilfe kann jedoch auch zusätzlich ausbezahlt werden, was weitere Vorteile für beide Seiten auf den Plan ruf.

Mitarbeiterbindung

Zum einen geht es vielen Arbeitgebern darum, ihre Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Sie gewähren die Beihilfe in Form eines Mitarbeiterbonus zusätzlich zum Urlaubsgeld, also Erholungsbeihilfe UND Urlaubsgeld. Viele Mitarbeiter sind dankbar für einen zusätzlichen Bonus und eine weitere Möglichkeit, unter dem Kalenderjahr an erholungsfördernden Maßnahmen teilzunehmen. Klagt ein Mitarbeiter beispielsweise über ständige Rückenverspannungen, so könnte der Arbeitgeber vorschlagen, einen Yoga-Kurs zur Rückenstärkung zu besuchen. Gleichzeitig könnte er die Erholungsbeihilfe ausbezahlen, um den Kurs so zu finanzieren. Möglicherweise könnte in diesem Fall sogar ein Sonderfall eintreten, sodass der Arbeitgeber keinerlei Steuer dafür entrichten muss.

Mitarbeiterregeneration

Gute und treue Mitarbeiter sind schwer zu finden - und wenn, dann legen sich diese oftmals ziemlich ins Zeug und vernachlässigen ihre Gesundheit. Wer hier als Arbeitgeber Wert auf eine gesunde Work-Life-Balance legt, der könnte durch die Beihilfe einen Anreiz schaffen, sich neben der Arbeit mehr um sich selbst zu kümmern. Außerdem erhalten Arbeitgeber mit Auszahlung einen Nachweis, dass der Mitarbeiter aktiv an seiner Erholung teilhat. Gesunde Mitarbeiter sind schließlich weit weniger krank.

Sinkende Lohnnebenkosten

Die Auszahlung der Beihilfe bringt natürlich auch steuerliche Vorteile mit sich. Entweder der Arbeitgeber hat hier überhaupt keine Steuern zu entrichten, wenn es sich um einen Sonderfall handelt. Oder aber, er muss den Betrag lediglich mit einem Pauschalsatz besteuern. Oft entscheiden sich die Unternehmen dazu, die Erholungsbeihilfe in Bar auszubezahlen. Auch möglich ist es, den Zuschuss direkt an ein Hotel oder an einen Reiseveranstalter zu überweisen.

Fazit

Erholungsbeihilfen sind freiwillige Zuschüsse, die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern gewähren. Sie werden zusätzlich zum Urlaubsgeld ausbezahlt und dienen ausschließlich zusätzlichen Erholungsmaßnahmen innerhalb eines Kalenderjahres. Arbeitgeber müssen den Betrag mit lediglich 25% pauschal besteuern, Sozialabgaben fallen keine an. Dies gilt allerdings nur bis zu einem bestimmten Betrag pro Arbeitnehmer, wobei auch die Ehepartner und Kinder berücksichtigt werden. In einigen Sonderfällen kann der Arbeitgeber auch höhere Erholungsgelder ausbezahlen, welche zudem nicht versteuert werden müssen. Generell profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von den Zuschüssen. Der Arbeitgeber spart Lohnnebenkosten, fördert die Mitarbeiterbindung und sorgt für mehr Gesundheit im Betrieb. Die Mitarbeiter wiederum können gesundheitsfördernde Aktivitäten oder diverse Erholungsmaßnahmen während eines Kalenderjahres in Anspruch nehmen. Wichtig ist nur, dass diese Maßnahmen auch belegt werden, da es sich hier um einen zweckgebundenen Zuschuss handelt. Hierin unterscheidet sich die Erholungsbeihilfe vom Urlaubsgeld.