Fahrtenbuch für Selbstständige
Wenn du selbstständig bist, ist die private Nutzung des zum Betriebsvermögen gehörenden Geschäftswagens wahrscheinlich ganz normal für dich. Allerdings dürfen die Fahrzeugkosten, die auf Privatfahrten entfallen, nicht als Betriebsausgaben den Gewinn mindern. Sie gelten für den Fiskus als Nutzungsentnahme und müssen als Betriebseinnahmen erfasst werden.
Die Frage ist dann, wie diese Nutzungsentnahme berechnet wird. Wenn der Geschäftswagen mehr als zur Hälfte beruflich genutzt wird, kann der Privatanteil nach der prozentualen Regelung ermittelt, nach der Fahrtenbuchmethode oder nach der errechneten Differenz aus gefahrenen, betrieblich veranlassten Kilometern und dem tatsächlichen Kilometerstand am Jahresende berechnet werden. Voraussetzung ist dabei allerdings, dass alle betrieblich veranlassten Fahrten ordnungsgemäß und lückenlos vorliegen und schlüssig nachvollzogen werden können. Das gilt auch für die prozentuale Berechnung. Dabei wird die Nutzungsentnahme und damit die Versteuerung nach dem Umfang der tatsächlichen privaten Nutzung bestimmt. In diesem Artikel erklären wir dir, was du dabei beachten solltest.
Als Selbstständiger ein Fahrtenbuch führen - so geht's
Ein Fahrtenbuch ist eine Aufzeichnung aller Fahrten, die du unternimmst. Es unterscheidet zwischen privaten und dienstlichen Fahrten als Selbstständiger, etwa die Fahrt zum Kundentermin oder Geschäftspartner.
Neben dem steuerlichen Zweck kann ein Fahrtenbuch auch als eine gute Kontrolle dienen, um zu sehen, wie viele Kundenbesuche und Besprechungen mit Geschäftspartnern du durchgeführt hast.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Fahrtenbuch zu führen: entweder auf Papier oder mit einem elektronischen Fahrtenbuch. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.
Du möchtest kein elektronisches Fahrtenbuch führen, sondern lieber auf die Papierform zurückgreifen? Nutze einfach unsere kostenlose Fahrtenbuch Vorlage - mit allen wichtigen Angaben und Platzhaltern!
Entscheidungshilfe: prozentuale Regel oder Fahrtenbuch für Selbstständige?
Eine Alternative zur Nutzung eines Fahrtenbuchs ist die bereits erwähnte prozentuale Regelung, bei der ein fester Prozentsatz des Listenpreises des Autos monatlich als Wert der Nutzungsentnahme für die private Nutzung des Firmenwagens berücksichtigt wird.
Ein Beispiel:
Wenn der Bruttolistenpreis (neu) des Firmenwagens bei Anschaffung 30.000 Euro beträgt, beträgt der geldwerte Vorteil:
- a) bei schadstoffarmen Autos € 450,00 / Monat (= 1,5 % der Anschaffungskosten)
- b) bei Überschreitung der WLTP-Werte € 600,00 / Monat (= 2 % der Anschaffungskosten)
Die prozentuale Regelung ist weniger aufwändig als das Führen eines Fahrtenbuchs und eignet sich für einen hohen privaten Nutzungsanteil. Allerdings kann in vielen Fällen das Führen eines Fahrtenbuchs günstiger sein, etwa wenn:
- du wenig aus privaten Gründen fährst;
- dein Auto einen hohen Bruttolistenpreis hatte;
- du ein älteres Auto gebraucht gekauft hast.
Prozentuale Regelung vs Fahrtenbuchmethode für Selbstständige: Berechnung, Beispiel & Gegenüberstellung
Wenn du dich fragst, ob für dich als Selbstständige oder Selbstständiger ein Fahrtenbuch oder die prozentuale Regel günstiger ist, solltest du eine Berechnung aufstellen.
Folgende Daten sind dazu nötig:
- der Bruttolistenpreis (neu),
- die jährliche Fahrleistung,
- die laufenden Kosten z.B. für Benzin und Kfz-Versicherung,
- die Kilometer von zu Hause bis zur Arbeit,
- die mögliche Abschreibung (Firmenfahrzeuge werden meist über mindestens 8 Jahre abgeschrieben).
Ein Beispiel: Der Firmenwagen hat neu einen Bruttolistenpreis von 30.000 Euro. Du fährst damit 30.000 Kilometer im Jahr: 30 Prozent (9.000 Kilometer) sind Privatfahrten.
Steuerlast nach der prozentualen Regelung anhand des Beispiels:
- Nach der prozentualen Regelung beträgt der geldwerte Vorteil des Firmenwagenssome text
- 2 % der tatsächlichen Anschaffungskosten 600 Euro im Monat bzw. 7.200 Euro im Jahr
- Bei Fahrzeugen mit einem Emissionswert von nicht mehr als 132 g (2023) werden 1,5 % der tatsächlichen Anschaffungskosten berechnet mit 450 Euro monatlich bzw. 5.400 Euro im Jahr
Das macht also 7.200 Euro bzw. 5.400 Euro aus, die den Gewinn erhöhen und zu versteuern sind. Bei einem angenommenen Steuersatz von 40 % würde dich die Privatnutzung also im ersten Fall 2.880 Euro und im zweiten Fall 2.160 Euro Steuerlast bedeuten.
Steuerlast nach Fahrtenbuchmethode anhand des Beispiels:
- Mit der Fahrtenbuchmethode wäre wie folgt zu rechnen: Es werden die jährlichen Kosten für Benzin, Kfz-Versicherung, Wartung sowie Abschreibung zusammengerechnet. Der Gesamtbetrag liegt in diesem Beispiel bei 10.000 Euro.
- Diese Kosten werden auf die Gesamtkilometer umrechnet und ergeben 0,42 Euro (12.600 Euro / 30.000 Kilometer).
- Die Privatnutzung als Reisezweck beträgt 9.000 Kilometer, wodurch sich ein Betrag von 3.780 Euro ergibt (9.000 x 0,42 Euro).
- Für die Fahrten zur Arbeitsstelle werden 220 Arbeitstage unterstellt, hin und zurück 20 Kilometer (= 4.000 Kilometer). Das ergibt dann 1.680 Euro.
Insgesamt würden bei der Fahrtenbuchmethode somit 5.460 Euro der Versteuerung zu Grunde liegen. Bei einem angenommenen Steuersatz von 40 Prozent 2.184 Euro.
Die Steuerersparnis mit der Fahrtenbuchmethode wären somit bei diesem Beispiel im ersten Fall 696 Euro bzw. im zweiten Fall 24 Euro im Jahr.
