Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Anlässe, Pflichtangaben und Ausnahmen

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Du kennst es sicherlich auch: Du gehst geschäftlich essen und willst die Kosten von der Steuer absetzen. Dafür brauchst du einen sogenannten Bewirtungsbeleg. Auf dem hältst du alle wichtigen Informationen zum Essen fest: z. B. Ort, Datum, Anlass des Geschäftsessens und die Namen der bewirteten Personen sowie allen Bewirtungskosten, die während des Restaurantbesuchs entstanden sind.

Der Bewirtungsbeleg dient als Nachweis, dass dein Essen tatsächlich durch deine Geschäftstätigkeit entstanden ist und kein reines Privatvergnügen war. Du brauchst diesen Beleg, um die Bewirtungskosten später von der Steuer absetzen zu können. Nur, wenn du ihn korrekt ausfüllst und die dazugehörige Rechnung oder den analogen Kassenbeleg der Gaststätte beifügst, kann das Finanzamt die Bewirtung steuerlich anerkennen. Gleichzeitig hilft dir ein Bewirtungsbeleg bei der ordnungsgemäßen Verbuchung deiner Betriebsausgaben.

Er kann dabei ein von dir selbst erstellter Eigenbeleg sein oder ein entsprechender Vordruck direkt vom Restaurant.

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Anlass der Bewirtung: Beispiele

Für die Erstellung eines Bewirtungsbelegs kann es im Business-Kontext verschiedene Anlässe geben, wie unter anderem:

• die Bewirtung von potenziellen Neukunden zum Aufbau einer Geschäftsbeziehung
• Geschäftsessen mit bestehenden Kunden zur Besprechung eines laufenden Projektes/Vertrages oder zur Kontaktpflege
• geschäftliche Essen mit Lieferanten oder Dienstleistern zur Abstimmung von Lieferungen oder Leistungen
• das Feiern eines abgeschlossenen Vertrages oder Projektes
• eine Betriebsfeier

Wer muss den Bewirtungsbeleg erstellen?

Den Bewirtungsbeleg stellt immer die gastgebende Person aus – also du als Unternehmer oder deine Mitarbeiter. Füllt jemand anders den Beleg aus, sollte der Gastgeber die Angaben auf jeden Fall bestätigen. Dies kann beispielsweise auf einem Vordruck erfolgen, wie er häufig schon auf der Rückseite oder am unteren Ende einer Gaststättenrechnung zu finden ist. Alternativ geht es mit einem Eigenbeleg.

Welche Bewirtungskosten werden anerkannt?

Prinzipiell sind Bewirtungskosten „Aufwendungen oder Ausgaben anlässlich der Bewirtung von Geschäftsfreunden“ nicht abzugsfähige Repräsentationsaufwendungen, soferne sie keinen Werbecharakter enthalten.

Ausnahmen regeln jedoch die Einkommensteuerrichtlinien 2000 Ziff. 14.5.2.

Wie hoch dürfen Bewirtungsbelege sein?

Damit ein Bewirtungsbeleg vom Finanzamt anerkannt wird, muss er in seiner Höhe „angemessen“ sein. Ansonsten können die Kosten nicht abgezogen werden.

Die Frage, ob Bewirtungskosten als angemessen oder unangemessen gelten, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab und lässt sich leider nicht pauschal beantworten. Da es keine einheitliche Vorgabe, Grenze oder Regelung dazu gibt, liegt die Beurteilung letztendlich beim zuständigen Finanzamt.

Hier sind ein paar Faktoren, die dir bei der Beurteilung helfen können:

• Der Anlass der Bewirtung: Ein Geschäftsessen mit einem potenziellen Großkunden oder einem sehr wichtigen Geschäftspartner kann höhere Kosten rechtfertigen als ein routinemäßiges Treffen.‍
• Die Anzahl der Gäste: Je mehr Personen an der Bewirtung teilnehmen, desto höher dürfen die entsprechenden Gesamtkosten sein.
• Die Position der Gäste: Je höher die bewirteten Personen in der Hierarchie stehen, desto exklusiver kann das Restaurant sein.
• Der Ort der Bewirtung: Ein Essen in einem hochpreisigen Restaurant wird erwartungsgemäß höhere Kosten verursachen als die Kundenbewirtung in einem günstigen Lokal. Hierbei solltest du aber darauf achten, dass die Bewirtungsrechnung in einem gesunden Verhältnis zum Anlass steht.‍
• Die Art des Essens: Ein Abendessen ist in der Regel teurer als ein Frühstück oder Mittagessen.

Das Finanzamt könnte bei außergewöhnlich hohen Kosten pro Person oder bei sehr häufigen Kundenbewirtungen veranlasst sein, die Belege genauer zu prüfen. Wenn du beispielsweise regelmäßig sehr teure Abendessen mit denselben Geschäftspartnern abhältst oder deine Gäste in Nachtclubs bewirtest, könnte das Finanzamt diese Kosten als unangemessen betrachten und ablehnen. Im Zweifel kontaktierst du am besten deinen Steuerberater.

Was gilt für geschäftliche und betriebliche Bewirtungskosten?

Als Betriebsausgaben absetzbare Bewirtungskosten können in zwei Kategorien unterteilt werden:

1. Geschäftliche Bewirtungskosten: Sobald bei einem Essen mindestens eine unternehmensfremde Person anwesend ist, ist die Bewirtung nicht betrieblich, sondern geschäftlich veranlasst. Gemäß § R 4.10 Abs. 6 EStR fallen hierunter folgende Kosten:

• die Bewirtung von Besuchern des Betriebs, beispielsweise im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (Werbewirksamkeit)

Geschäftliche Bewirtungskosten dürfen zu 50 % als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Somit musst du bei einem werbewirksamen Geschäftsessen pauschal 50 % des Rechnungsbetrags abziehen, denn diese stellen sogenannte nicht abzugsfähige Betriebsausgaben dar. Die verbleibenden 50 % dürfen als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Eine solche Bewirtung ist dann nicht betrieblich, sondern geschäftlich veranlasst. Wenn du Trinkgeld gegeben hast und dieses auf der Rechnung ausgewiesen ist, werden auch davon 50 % als Betriebsausgabe steuerlich anerkannt.

Der Vorsteuerabzug darf dabei übrigens komplett zu 100 % erfolgen.

2. Betriebliche Bewirtungskosten:

• Betriebliche Bewirtungskosten sind jene, die ausschließlich bei der Bewirtung von Mitarbeitern des eigenen Unternehmens anfallen – wie beispielsweise im Rahmen einer Betriebsfeier oder eines Jubiläums. Diese Bewirtungskosten kannst du in voller Höhe im Rahmen des Betriebsausgabenabzugs geltend machen. Das Trinkgeld ist ebenfalls zu 100 % absetzbar.

So unterscheiden sich Bewirtungskosten und Aufmerksamkeiten

Als Aufmerksamkeiten gelten kleine Gesten der Höflichkeit, die du deinem Gast beispielsweise während einer geschäftlichen Besprechung anbietest. Das können zum Beispiel Erfrischungsgetränke, Kaffee, Tee, belegte Brötchen und kleine Gebäckteilchen sein.

Diese Ausgaben zählen nicht als Bewirtung, da sie keine vollwertige Mahlzeit darstellen. Die Kosten für Aufmerksamkeiten sind daher zu 100 % abzugsfähig, ohne dass besondere Aufzeichnungspflichten zu beachten wären.

Ob es sich um eine Aufmerksamkeit oder Bewirtung handelt, hängt also nicht zwangsläufig von den Kosten, sondern eher vom Umfang der angebotenen Speisen und Getränke ab. Ein hochwertig extern zubereitetes Catering-Buffet mit kleinen Snacks und Fingerfood in den eigenen Räumlichkeiten kann jedoch auch als eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass verbucht werden. Die Entscheidung liegt daher bei dir und ist oftmals Ermessenssache.

Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg

Für jede Belegart gibt es entsprechende Pflichtangaben. Ein Bewirtungsbeleg muss folgende Pflichtangaben enthalten:

• den Ort der Bewirtung, meist der Name des Restaurants
• das genaue Datum der Bewirtung
• die Namen der bewirteten Teilnehmer
• den Namen des Gastgebers‍
• den Anlass der Bewirtung (möglichst konkret, nur „Geschäftsessen“ reicht nicht aus)
• die Höhe der Aufwendungen – also den Rechnungsbetrag inklusive detaillierter Aufschlüsselung (Speisen, Getränke, etc.)
• das Trinkgeld, sofern dieses nicht bereits in der zugehörigen Rechnung aufgeführt wurde (zur Sicherheit möglichst vom Empfänger des Trinkgeldes quittieren lassen)
• die Unterschrift des Gastgebers sowie das Datum und der Ort der Unterschrift

Ergänzung zum Bewirtungsbeleg: die Gastwirt-Rechnung

Dem Bewirtungsbeleg musst du zudem stets die ordnungsgemäße Rechnung des Gastwirts hinzuzufügen (bei Rechnungsbeträgen unter 400 Euro inkl. Umsatzsteuer reicht eine Kleinbetragsrechnung). Um vom Finanzamt als abzugsfähig anerkannt zu werden, muss eine Rechnung maschinell erstellt worden sein und folgende Pflichtangaben enthalten.

• den vollständigen Namen sowie die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers (zum Beispiel des Gastwirts oder der Gaststätte)
• das Datum oder der Zeitraum der Bewirtung
• das Ausstellungsdatum der Rechnung, selbst wenn dieses mit dem Datum der Bewirtung übereinstimmt
• die Menge beziehungsweise Art oder den Umfang der Bewirtung – hier ist eine exakte Bezeichnung der verzehrten Artikel erforderlich wie „Tagesgericht 1“ oder „Menü 3“ etc. Allgemeine Formulierungen wie „Speisen und Getränke“ reichen nicht aus.
• der Nettobetrag für die Bewirtung
• der Steuersatz‍
• der Steuerbetrag‍
• der Bruttobetrag‍
• eine fortlaufende Rechnungsnummer‍
• die Steuernummer des Rechnungsausstellers (Gaststätte oder Gastwirt)
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
• gegebenenfalls ein Hinweis auf Steuerbefreiung, sofern relevant

Beispiel für einen Bewirtungsbeleg bei Geschäftsessen:

Ein Kassenbeleg ist kein Bewirtungsbeleg!

Zwar ähnelt der Bewirtungsbeleg einem Kassenbeleg, doch weder ein Kassenbeleg noch eine Rechnung des Gastwirts sind ein Bewirtungsbeleg. Beim Bewirtungsbeleg handelt es sich um einen zusätzlichen Eigenbeleg, den du als Selbstständiger ausfüllen oder selbst erstellen musst. Musst du einen Bewirtungsbeleg selbst erstellen, da das Restaurant dir keinen ausstellen kann, kannst du einfach unseren kostenlosen Eigenbeleg-Generator verwenden.

Damit du deine Bewirtungskosten ordnungsgemäß abrechnen kannst, solltest du dem Bewirtungsbeleg den entsprechenden Beleg und die zugehörige Rechnung oder den zugehörigen Kassenbeleg beifügen. Füllst du keinen Bewirtungsbeleg aus, kannst du das Geschäftsessen auch nicht von der Steuer absetzen.

Was passiert, wenn Angaben auf dem Bewirtungsbeleg fehlen?

Wenn du deinen Bewirtungsbeleg nicht vollständig ausgefüllt hast, kannst du die fehlenden Angaben nachtragen. Dies kann auch durch den Gastwirt passieren. Reichst du jedoch einen unvollständigen Bewirtungsbeleg beim Finanzamt ein, stehen die Chancen sehr hoch, dass er aufgrund der Unvollständigkeit abgelehnt wird.

Ausnahmefälle bei Bewirtungsbelegen

Bei einem Bewirtungsbeleg gibt es jedoch auch Ausnahmen. Dies betrifft vor allem Rechnungen, die unter 250 Euro betragen, und Bewirtungen, die im Ausland stattfinden. Im Folgenden gehen wir näher auf diese beiden Ausnahmefälle ein.

Kleinbetragsrechnung

Bei einer Kleinbetragsrechnung handelt es sich um eine Rechnung, deren Bruttobetrag 400 Euro nicht überschreitet. Für diese gelten vereinfachte Regeln, sodass im Vergleich zur klassischen Rechnung ein paar Angaben fehlen dürfen. Zur Abrechnung der Bewirtungskosten ist die Kleinbetragsrechnung dem Bewirtungsbeleg jedoch wie eine reguläre Rechnung beizufügen.

Du willst mehr Details zu dieser Art von Rechnung? Dann lies gleich in unserem Artikel zur Kleinbetragsrechnung weiter.

Bewirtung im Ausland

Für Bewirtungskosten, die im Ausland entstehen, sind die Vorgaben etwas weniger streng. Hier kann – je nach Einzelfall – auch eine handschriftlich erstellte Quittung genügen. Dies gilt allerdings nur, sofern du glaubhaft machen kannst, dass kein elektronischer Beleg oder eine Rechnung ausgestellt werden konnte. Daher solltest du auch im Ausland immer nach einem Bewirtungsbeleg bzw. “Entertainment Receipt” statt einer reinen Quittung fragen. Alternativ erstellst du auch hier einen Eigenbeleg.

Bewirtungsbeleg ausfüllen

Damit die Kosten für die Bewirtung als Betriebsausgabe abzugsfähig sind, muss nicht nur eine korrekt erstellte Rechnung oder Kleinbetragsrechnung vorliegen – du musst auch den Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen. Viele Restaurants liefern auf Nachfrage jedoch mit der Rechnung häufig auch den passenden Vordruck mit.

Stellt ein Restaurant keine Bewirtungsbelege aus, ist das kein Beinbruch. In diesem Fall kannst du den Bewirtungsbeleg problemlos als Eigenbeleg mit unserer kostenlosen Vorlage ausfüllen und anschließend mit dem Kassenbeleg oder der Rechnung archivieren.

Bewirtungsbeleg Vorlage

Beim korrekten Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs gibt es viel zu beachten. Nachfolgend findest du eine Mustervorlage von sevdesk für einen Bewirtungsbeleg zum kostenlosen Download als Word- oder Excel-Datei. Die Vorlage berücksichtigt bereits alle Pflichtangaben für einen Bewirtungsbeleg, sodass du entsprechende Fehler direkt vermeiden kannst.

Achtung: strenge Kontrolle von Bewirtungsbelegen beim Finanzamt

Um Betrug und Korruption vorzubeugen, werden Bewirtungsbelege vom Finanzamt besonders sorgfältig kontrolliert. Die Sachbearbeiter bzw. Prüfer konzentrieren sich dabei insbesondere auf die Pflichtangaben, die entstandenen Kosten, die Angemessenheit der Bewirtungskosten sowie den Anlass der Bewirtung.

Damit du bei einer Betriebsprüfung keine Probleme bekommst und eine Steuernachzahlung vermeidest, solltest du jegliche Bewirtungsbelege für deine Buchhaltung immer gewissenhaft und zeitnah ausfüllen und ordnungsgemäß aufbewahren. Belege aus Thermopapier kopierst du am besten oder speicherst sie digital ab. So sind sie auch Jahre später noch gut lesbar. Hier bietet dir eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk optimale Unterstützung.

Bewirtungsbeleg verbuchen

Bei der korrekten Verbuchung von Bewirtungsbelegen gibt es einiges zu beachten. So ist auch hier insbesondere zwischen einer geschäftlichen Bewirtung und einer betrieblichen Bewirtung zu unterscheiden.

Wenn du beispielsweise ein Geschäftsessen verbuchen möchtest, gilt hier die zuvor beschriebene Aufteilung von 50 %.

Bei sevdesk kannst du den Anlass „betrieblich“ oder „geschäftlich“ einfach per Mausklick auswählen – und bei einem geschäftlichen Anlass wird dann die korrekte Aufteilung der abzugsfähigen 50 % sowie der nicht abzugsfähigen 50 % für die Bewirtungskosten und das Trinkgeld von sevdesk automatisch vorgenommen. Auch die gesamte Vorsteuer aus dem Bewirtungsbeleg wird von sevdesk für den Vorsteuerabzug in deine Umsatz­steuer­voranmeldung aufgenommen.

Aufbewahrungsfristen von Bewirtungsbelegen

Für die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten wie einem Bewirtungsbeleg gelten je nach Belegart unterschiedliche Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese liegen bei 6 oder 10 Jahren. Konkret für Bewirtungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren.

Zusammenfassung

Wie du siehst, bietet ein Geschäftsessen nicht nur die Gelegenheit, Beziehungen aufzubauen und zu pflegen sowie Mitarbeiter zu motivieren, sondern kann auch dazu beitragen, deine Betriebsausgaben zu steigern. Vorausgesetzt, du füllst anschließend einen Bewirtungsbeleg samt Pflichtangaben aus und reichst diesen zusammen mit der Rechnung des Restaurants beim Finanzamt ein. Erst dadurch wird deine Ausgabe nämlich steuerlich absetzbar. Mit der kostenlosen Vorlage wird das jedoch ein Kinderspiel für dich. Darüber hinaus macht dir ein ordnungsgemäß ausgefüllter Bewirtungsbeleg deine Buchhaltung leichter.

Häufig gestellte Fragen zum Bewirtungsbeleg