Protokoll schreiben – so dokumentierst du wichtige Ergebnisse richtig

Warum Protokoll schreiben?

Der Chef bittet seinen Mitarbeiter darum, ein Gesprächsprotokoll während des Meetings zu verfassen. Vielleicht bezeichnet er dies auch als Ergebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll oder Besprechungsprotokoll. Möglich ist es auch, dass er ein Gedächtnisprotokoll im Nachhinein einer Sitzung wünscht. Bezeichnungen für die Protokollierung gibt es viele, gemeint ist jedoch meist das Gleiche. Und das obwohl die einzelnen Protokollarten eigentlich ganz unterschiedlich aussehen. So sollen meist Gesprächsinhalte stichpunktartig festgehalten und im Anschluss sinnvoll aufbereitet werden. Aber warum? Schließlich waren doch alle Mitarbeiter selber anwesend?

Übersichtliche Zusammenfassung

Wer das Protokoll schreiben richtig umsetzt, der übernimmt eine wichtige Aufgabe als Mitarbeiter eines Unternehmens. Ein Protokoll soll eine sinnvolle Zusammenfassung einer Besprechung darstellen. Schließlich kann von niemandem erwartet werden, dass sämtliche Informationen eines stundenlangen Meetings, im Kopf behalten werden. Ein ausgearbeitetes Protokoll fasst die wesentlichen Inhalte und die wichtigsten Punkte einer Besprechung zusammen.

Informationsweitergabe

Weiterhin liefern Protokolle wichtige Informationen. Vor allem für diejenigen, die an dem Meeting nicht teilnehmen konnten. Die mündliche Weitergabe der Inhalte aus dem Meeting sind dabei nämlich nicht immer zuverlässig. Handelt es sich um eine Firma mit mehreren Mitarbeitern, so wäre dieser Weg auch hinreichend zeitintensiv.

Protokolle schaffen Verbindlichkeit

Liegen allen Mitarbeitern eines Unternehmens die gleichen Informationen und Inhalte vor, so gelten diese auch gleichermaßen für alle. Soll heißen, dass im Streitfall ein Blick in das Abschlussprotokoll genügt, um für Klarheit zu sorgen. Aus diesen Gründen werden viele Protokolle auch von den einzelnen Mitarbeitern unterschrieben, um Einstimmigkeit über das Besprochene zu schaffen.

Protokoll schreiben war vielen schon in der Schule lästig. Und immer noch wird in vielen Unternehmen zwar Protokoll geführt, leider bleibt es jedoch oft bei den Mitschriften. Und die landen dann in der Schublade, ohne weiter beachtet zu werden. In den wenigsten Fällen werden daraus sinnvolle Endprotokolle verfasst, die sich zum Abheften eignen. Ein absolut ungenutztes Potenzial!

Protokollarten – was wird in einem Protokoll festgehalten?

Was die Protokollarten betrifft, so gibt es zunächst zwei verschiedene Typen. Dabei geht es darum, welche Aspekte in einem Protokoll festgehalten werden sollen. Wir unterscheiden:

• Ergebnisprotokoll
• Verlaufsprotokoll

Im Verlaufsprotokoll soll der Verlauf eines Gespräches möglichst detailliert festgehalten werden. So geht es hier darum, Argumentationen von Teilnehmern der Sitzung festzuhalten und Gegenargumente aufzulisten, die vorgebracht wurden. Im Anschluss ist es dann nachvollziehbar, wie die Ergebnisse zustande kamen. Meist werden an dieser Stelle auch Mitarbeiternamen beschrieben.

Ergebnisprotokolle haben das Ziel, lediglich die wichtigsten Beschlüsse oder Entscheidungen aufzuführen. Es geht hier nicht um den Weg dorthin, sondern lediglich um die Zusammenfassung der Ergebnisse. So handelt es sich also um eine recht kurze Protokollierung, also um ein Kurzprotokoll. In beiden Arten steht jedoch das wirklich wichtige im Fokus. Unwichtige Randinformationen werden später aus der überarbeiteten Version gestrichen. Zumindest all diejenigen, die für andere Mitarbeiter nicht mehr relevant sind.

Das Seminarprotokoll

Das Seminarprotokoll stellt eine Mischung aus Ergebnisprotokoll und Verlaufsprotokoll dar. Hier wird ein Protokoll angefertigt, damit sich die Teilnehmer des Seminars, voll und ganz auf den Verlauf konzentrieren können. Ohne selbst mitschreiben zu müssen. Seminarprotokolle werden im Anschluss aufgearbeitet und an die Teilnehmer verteilt. Zum Einsatz kommt diese Protokollart an Schulen, Universitäten oder Ausbildungsstätten. Geschrieben wird meist stichpunktartig und in der Gegenwart. Wichtig ist auch hier die Objektivität auf den wichtigsten Inhalte. Und natürlich die Vollständigkeit.

Wörtliches Protokoll

Wörtliche Protokolle stellen eine Sonderform des Verlaufsprotokolls dar. Hier wird der exakte Wortlaut aller Äußerungen wiedergegeben. Diese Art wird meist bei Gerichtsverhandlungen genutzt, wenn es beispielsweise um Zeugenaussagen geht. Kürzungen im Nachhinein gibt es meist keine, um den Überblick über die Verhandlung auch später noch nachvollziehen zu können. Für den Protokollführer bedeutet dies allerdings meist die Beherrschung einer speziellen Sprache, also die Nutzung von Abkürzungen. Diese werden speziell erlernt.

Das Gedächtnisprotokoll

Das Gedächtnisprotokoll wird im Anschluss an ein Zusammentreffen erstellt und rein aus der Erinnerung formuliert. Auch dabei geht es um die wesentlichen Punkte aus dem Meeting und um eine grobe Zusammenfassung der Ergebnisse. Für wichtige Sitzungen ist diese Art allerdings ungeeignet.

Protokoll schreiben Tipps für das perfekte Protokoll

Egal ob Verlaufsprotokoll, Besprechungsprotokoll oder Ergebnisprotokoll – der Einsatz eines Protokollführers macht nur dann Sinn, wenn die Mitschriften im Anschluss auch verwertet werden. Und um genau das auch wirklich umsetzen zu können, bedarf es einer konzentrierten Teilnahme. Kein Wunder also, dass das Protokoll schreiben zu den eher unbeliebten Aufgaben gehört. Zumal sie auch zusätzliche Arbeit im Anschluss an das Meeting bedeutet.

Nachfragen stellen und für Klarheit sorgen

Wer die Protokollführung hat, der ist auch dafür verantwortlich, dass der Inhalt korrekt aufgenommen wird. Wer also richtig protokollieren will, der muss hin und wieder nachfragen. Auch dann, wenn ein Thema aus Versehen keinen Abschluss gefunden hat. Dies passiert häufiger in Meetings, wenn ein Gespräch vom Thema abdriftet. Hier sorgt die Protokollführung dafür, dass das Gespräch den Faden behält.

Abkürzungen beim Protokoll schreiben verwenden

Wer handschriftlich Protokoll führt, der wird kaum so schnell schreiben können, wie gesprochen wird. Damit man dem Gespräch trotzdem folgen kann, empfehlen sich diverse Abkürzungen und stichpunktartige Aufzählungen. Aber: Der Protokollführer sollte im Anschluss das Geschriebene auch wieder entziffern können.

Platz für Ergänzungen lassen

Wer ein Verlaufsprotokoll schreiben soll, der hat meist ziemlich viel auf Papier zu bringen. Und oft kommt es an dieser Stelle vor, dass Einwände einer Person noch nachträglich vorgebracht werden. Wichtig ist deshalb, immer ausreichend Platz zwischen seinen Stichpunkten oder Sätzen zu lassen. Hilfreich kann hierfür eine Protokoll Vorlage sein, welche in der Regel so erstellt ist, dass der Protokollführer genügend Raum für Randnotizen und Ergänzungen hat.

 
• Eine Protokoll Vorlage lässt sich auch selbst erstellen. Beispielsweise nutzen viele eine Protokoll Vorlage mit Word. Eine professionelle Protokollvorlage mit Excel kann aber ebenso gut angewandt werden. So lassen sich die Vorlagen auch passend auf die Rahmenbedingungen des jeweiligen Meetings anpassen.

Schreiben bis die Hand abfällt?

Absolut nicht! Niemand erwartet von seinem Protokollführer eine Wort-für-Wort Wiedergabe seines Meetings. Wichtig ist, sich auf das Thema und das Ziel des Meetings vorzubereiten und genau dieses immer vor Augen zu behalten. Im Anschluss soll es schließlich eine Zusammenfassung sein, die später auch noch aus dem Gedächtnis ergänzt werden kann.

Protokolle sachlich verfassen

Es spielt keine Rolle, ob die Hälfte der Anwesenden, verärgert über eine Entscheidung war. Oder ob man selbst vielleicht anders entschieden hätte. Dies hat auch im Protokoll nichts verloren. Im Gegenteil: Hier geht es um die rein objektive und sachliche Wiedergabe des Gesagten.

Feedback einholen

Es kann äußerst hilfreich für die Nachbearbeitung sein, das Aufgeschriebene vor den Anwesenden des Meetings zu wiederholen. So können fehlerhafte Inhalte direkt korrigiert werden. Und auch die Mitarbeiter gehen sicher, den Sinn des Meetings auch wirklich verstanden zu haben.

Die Nachbereitung

Die gemachten Notizen müssen nun ausformuliert werden, idealerweise in leicht lesbaren und verständlichen Sätzen. Wichtig ist, dies möglichst zügig nach dem Meeting zu erledigen. Je länger man damit wartet, umso eher werden wesentliche Punkte vergessen. Für die Nachbereitung ist es entscheidend, keine Romane zu verfassen. Hier geht es wirklich darum, den Meetingteilnehmern eine sinnvolle Zusammenfassung über die getroffenen Entscheidungen zu liefern.

Vorlage zum Protokoll schreiben – was muss in ein Protokoll?

Damit man sich als Protokollführer nicht jedes Mal neu Gedanken darüber machen muss, was in ein Protokoll wirklich rein muss, anbei die wichtigsten Punkte. Diese lassen sich schon vorgefertigt in eine Vorlage für Besprechungsprotokolle beispielsweise eintragen. Folgendermaßen kann ein solches Musterprotokoll aussehen:

Randinformationen zum Meeting

Allem voran stehen zumeist das aktuelle Datum des Meetings und der Ort. Darunter werden idealerweise die Teilnehmer aufgeführt. Auch der Protokollführer steht ganz oben vermerkt. Im Anschluss folgt das Thema des Meetings. Beispiel: Besprechung Projekt Schustermann.

Inhalte aus dem Meeting

Hier folgen nun die einzelnen Gesprächspunkte, die während dem Meeting besprochen werden sollen. Idealerweise sind zwischen diesen Inhaltspunkten direkt freie Zeilen für die Notizen angebracht. Es folgen getroffene Entscheidungen, wichtige Anmerkungen und ungeklärte Fragen.

Weitere Abmachungen und Vorgehensweisen

Hier lässt sich festhalten, wann der Termin für das folgende Meeting vorgesehen ist. Auch ist es sinnvoll, an dieser Stelle schon Themen zu notieren, die hierfür relevant sind. Zum Schluss kann die Dauer des Meetings beschrieben und mit einer Unterschrift abgeschlossen werden.

Allgemeine Tipps zum Protokoll schreiben

Protokoll schreiben Zeitform: Protokolle werden im Präsens verfasst, ohne dem Zutun anderer Zeitformen. Begründungen schreibt der Protokollführer dann im Konjunktiv, manchmal unter Berücksichtigung von Zitierregeln. Das Geschriebene muss bei allen Arten des Protokolls sachlich, neutral und objektiv verfasst werden. Persönliche Ansichten oder Meinungen gehören nicht in ein Protokoll. Ebenso wenig wie diverse Handlungen oder unwichtige Details, nichts in einem Protokoll zu suchen haben. (Ausnahme: Gerichtsprotokolle „Herr M. zupft sich nervös am Hemdkragen und äußerte sich dann wie folgt: „“) Auch mit wertenden Adjektiven ist vorsichtig umzugehen. Bedarf es zusätzlicher Erklärungen, so sollten diese in Klammen stehen.

Fazit

Das Verfassen eines Protokolls während einer Zusammenkunft kann für ein Unternehmen von großer Wichtigkeit sein. Überwiegend geht es um schlüssige Zusammenfassungen, die später für alle Mitarbeiter einheitlich aufgeführt werden. So gehen wichtige Informationen nicht weiter verloren oder müssen per Nacherzählung weitergereicht werden. Zu unterscheiden sind jedoch die verschiedenen Protokollarten. Zwar ist das Protokoll schreiben aufwändig und mit zusätzlicher Arbeit verbunden, generell erfüllen sie aber einen wichtigen Zweck. Die Aufgabe eines Protokollführers ist also alles andere als unwichtig. Mit Hilfe geeigneter Protokoll Vorlagen, können sich Mitarbeiter stets gut auf ein Meeting vorbereiten.