Lieferantenmanagement - ausschlaggebend für deinen Unternehmenserfolg

Definition – was ist Lieferantenmanagement?

Unter dem Begriff Lieferantenmanagement versteht sich eine systematisch gesteuerte Beziehung eines Unternehmens zu seinen Lieferanten. Mit einem guten und effektiven Lieferantenmanagement lassen sich die Beziehungen zwischen Abnehmer und Lieferanten besser lenken, gestalten und entwickeln. In der Beschaffung stellt das Lieferantenmanagement einen zentralen Schwerpunkt von Aufgaben dar.

Ziele im Lieferantenmanagement

Vom Grundsatz her verfolgst du mit dem Aufbau eines Lieferantenmanagements das oberste Ziel, dass du eine Methodik zur Verfügung hast, die es dir möglich macht, potenzielle und bestehende Lieferanten für dein Unternehmen zu finden und strategisch auszurichten. Dabei gibt es drei zentrale Eckpfeiler, welche hier eine sehr wichtige Rolle spielen.

• Du willst Synergieeffekte nutzen
• Risikoabsicherung
• Du baust auf eine Co-Innovation zusammen mit Lieferanten

Ziele im strategischen und operativen Lieferantenmanagement

Alle Ziele, die mit einem Lieferantenmanagement verfolgt werden, kannst du in die beiden Bereiche strategische Ziele und operative Ziele einordnen.

Strategische Ziele im Lieferantenmanagement

Das Lieferantenmanagement und seine strategischen Ziele beruhen auf einer Optimierung der Basis an Lieferanten. Dabei ist die Blickrichtung auf eine mittel- bis langfristige Sicht ausgelegt. Strategische Ziele des Lieferantenmanagement lauten:

• Lieferantenqualität erhöhen
• Versorgungsrisiko reduzieren
• Synergieeffekte schaffen
• Für Kooperationen und Integrationen sorgen
• Co-Innovation schaffen
• Wettbewerbsfähigkeit erhalten und steigern

Operative Ziele im Lieferantenmanagement

Bei den operativen Zielen steht vor allem im Vordergrund, die Kosten für die Beschaffung von Gütern oder Produkten zu senken und die Leistung eines Lieferanten zu steigern. Um dies zu erreichen, stehe folgende operative Ziele im Fokus:

• Konzentration auf den oder die besten Lieferanten
• Lieferantenbasis muss transparent sein
• Einkaufsvolumen müssen gebündelt werden
• Die Leistung von Lieferanten muss stetig verbessert werden
• Es müssen Potenziale für Optimierungen aufgedeckt werden
• Die Verhandlungssituation mit Lieferanten soll sich verbessern

Aufgaben im Lieferantenmanagement

Das Lieferantenmanagement in einem Unternehmen hat sich in der Regel mit bestimmten Aufgaben zu beschäftigen, die sich in vier Aufgabendefinition einteilen lassen.

• neue Lieferanten für den Lieferantenstamm auswählen
• Lieferantenaudits durchführen
• Lieferanten entwickeln
• Lieferanten bewerten

Diese Lieferantenmangement Aufgaben sind alle in einem Lieferantenmanagementprozess gebündelt und werden insgesamt auf vier ganz bestimmte Rollen aufgeteilt. Diese vier Rollen sind:

• das Projektmanagement
• die Methodenentwicklung und Qualitätssicherung
• das Informationsmanagement
• die Assistenz

Nachfolgend werden die Aufgabengebiete dieser vier Rollen einmal genau mit Blick auf die einzelnen Rollen betrachtet.

Aufgabengebiet: Projektmanagement

Gesteuert wird das Lieferantenmanagement vom Projektmanager. Dieser hat die Aufgabe, dass der Prozess vom Lieferantenmanagement auch klar und konsequent verfolgt wird. Der Projektmanager steht einerseits in einer Funktion als Bindeglied zur Verfügung. In dieser Funktion muss er die Bedürfnisse seiner intern in den Fachbereichen zu findenden Stakeholder mit den innovativen Ideen der aktuellen Lieferantenbasis zusammenbringen. Kurz und knapp:

• Muss als Bindeglied fungieren
• Sehr oft wird er als Beziehungsmanager bezeichnet. In dieser Funktion wartet auf ihn die Herausforderung, für betriebsinterne Anforderungen, beispielsweise neue Prozesse oder Produkte aus der bestehenden Basis von Lieferanten den besten zu finden.
• Hat er diesen identifiziert, so muss er diesen mit den internen Bedarfsträgern an einen Tisch bringen.
• Vorteilhaft ist hier für ihn allerdings, dass er in einer Art Doppelfunktion tätig ist. In der Funktion als Projektmanager für bestimmte Sourcing-Prozesse ist er schon eingebunden in die initiale Auswahl von Lieferanten. Er kann aus dieser Aufgabe den Nutzen ziehen, dass er stets bestens informiert ist, was Trends zu potenziellen Lieferanten betrifft.

Aufgabengebiet: Methodenentwicklung & Qualitätssicherung

Wer in diesem Bereich verantwortlich ist, muss neue Methoden quantitativ und qualitativ für sämtliche Kernprozesse im Einkauf konzeptionieren und weiterentwickeln. Konkret heißt dies die Erledigung von folgenden Aufgaben:

• Besonderes Augenmerk auf die Digitalisierung legen
• Einkäufern geeignete Werkzeuge zur Verfügung stellen, um einen strategischen und einen operativen Einkaufsprozess umzusetzen
• Zentrale und digitale Lieferantenplattform zur Verfügung stellen, welche den Anforderungen eines effektiven Lieferantenmanagements entspricht
• Vereinfachung des Lieferantenmanagementprozesses sowie Dokumentation sämtlicher Fortschritte in diesem Prozess und die daraus resultierenden Informationen an einer zentralen Stelle zur Verfügung stellen

Aufgabengebiet: Informationsmanagement

Für die Aufgaben im Bereich Informationsmanagement zeichnet sich der Informationsmanager verantwortlich. Zu seinen Aufgaben gehören unter anderem folgende Tätigkeiten:

• alle Informationen erfassen und analysieren, welche intern im Unternehmen wichtig sind
• Erfassung und Analyse von Daten zu externen Märkten und Lieferanten
• Durchführung einer Lieferantenbewertung, um damit eine optimale Entscheidungsfindung zu ermöglichen
• Digitalisierung von Schnittstellen im Prozess des Lieferantenmanagements zur Sicherstellung eines schnellen und effizienten Informationsaustausches zwischen Einkauf und anderen wichtigen internen Bereichen und den Lieferanten

Aufgabengebiet: Assistenz

In diesem Bereich gehören wichtige administrative und unterstützende Aufgaben zur Haupttätigkeit. Dieser Bereich darf nicht unterschätzt werden, denn erfahrungsgemäß fallen im Bereich Lieferantenmanagement rund 30 Prozent aller Aufgaben in diesem Gebiet an. Dies ist nicht nur auf eine Branche bezogen, sondern spiegelt sich branchenübergreifend wider. Beispielhafte Tätigkeit im Aufgabengebiet Assistenz sind:

• Protokollführung bei Meetings
• Koordination und Pflege von Terminen mit Lieferanten
• Entlastung der Mitarbeiter, die strategische Ziele verfolgen oder umsetzen

Der Lieferantenmanagementprozess

Der Lieferantenmanagementprozess setzt sich aus einigen Schritte zusammen, die für die erfolgreiche Umsetzung sehr wichtig sind. Einige Schritte innerhalb des Lieferantenmanagementsystem sind als besonders wichtig anzusehen. Es handelt sich hierbei um Folgende:

• Schritt der Lieferantenbewertung: Hier werden alle Lieferanten erfasst und die Leistungsfähigkeit wird mithilfe von einheitlichen Kriterien bewertet.
• Schritt der Lieferantenentwicklung: Durch mögliche gemeinsame Programme zur Optimierung werden bestimmte Zielvorgaben festgelegt.
• Schritt der Lieferantenintegration: Das Spektrum an Aufgaben der Lieferanten wird erweitert. Damit soll erreicht werden, dass bestimmte Aktivitäten vor verlagert werden können.
• Schritt des Lieferantencontrolling: Die Erfüllung der Zielvorgaben bedarf einer ständigen Überprüfung. Nur so ist es möglich, dass Schwächen frühzeitig entdeckt werden können und beseitigt werden.

Das operative und das strategische Lieferantenmanagement wird nachfolgend genauer betrachtet. Der Lieferantenmangementprozess setzt sich daraus zusammen.

Operatives Lieferantenmanagement

Spricht man vom operativen Lieferantenmanagement, so hast du hier vor allem die Aufgaben zu verstehen, die sich rund um die Bewertung und die Förderung von Lieferanten drehen. Um überhaupt Lieferanten fördern zu können und gezielte Maßnahmen abzuleiten, bedarf es einer ständigen Bewertung der Leistungen von einzelnen Lieferanten. Als operatives Ziel steht dabei immer im Vordergrund, die Lieferantenleistung zu steigern, aber gleichzeitig auch die Kosten für die Beschaffung zu senken. Um Lieferanten aber auch objektiv miteinander vergleichen zu können, musst du auf eine transparente Basis bei ihnen achten. Am Ende müssen in der Gruppe deiner Lieferanten nur die noch vertreten sein, die auch am wettbewerbsfähigsten sind. Folgende Schritte bzw. Aufgaben sind dazu nötig.

Lieferantenidentifikation & Lieferantenanalyse

Den ersten Schritt für eine Auswahl von Lieferanten stellt die Lieferantenidentifikation dar. Um dies umsetzen zu können, musst du eine sehr umfangreiche Datenbank von Lieferanten anlegen. Aus dieser Datenbank kannst du dir dann potenzielle Kandidaten im Management anschauen. Wichtig ist, dass diese Datenbank auch einige Kriterien enthält, mit denen du diese Kandidaten etwas eingrenzen kannst. Erst dann wählst du diejenigen aus, die deinen Vorstellungen in Bezug auf Preis-Leistungs-Verhältnis gerecht werden. Um eine Lieferantenanalyse durchführen zu können, musst du entsprechende Kandidaten über einen etwas längeren Zeitraum genau beobachten. Zum Einsatz sollten dabei mehrere Verfahren sowie Kennzahlen und Daten kommen, die dir dabei helfen, den oder die besten Lieferanten zu finden. Mögliche Verfahren stellen dabei die Berechnung und der Vergleich von Kennzahlen dar, aber auch die Bilanzanalyse.

Lieferantenbewertung

Hast du die Lieferantenanalyse abgeschlossen, steht nun die Lieferantenbewertung an. Diese Bewertung bedeutet, dass du eine umfassende und systematische Beurteilung deren Leistungsfähigkeit vornimmst.

Analysemöglichkeiten

Wie bereits oben erwähnt, stehen dir für die Lieferantenanalyse mehrere Verfahren zur Verfügung. Die wichtigsten werden nachfolgend vorgestellt:

ABC-Lieferantenanalyse

Dieses Verfahren ermöglicht dir die Bestimmung der Wichtigkeit von einem Objekt. Sehr häufig wird dieses Verfahren in der Betriebswirtschaft angewendet. Als Unternehmen kannst du damit eine Ist-Situation untersuchen und dabei Prioritäten festlegen, indem du unwesentliche Dinge von wichtigen Dingen trennst. Sehr oft wird dabei für die Möglichkeit einer Klassifikation die Einteilung nach drei Gruppen und Einkaufsvolumen vorgenommen.

• Die Gruppe A stellt die umsatzstärkste und wichtigste Gruppe dar
• Die Gruppe B weise eine mittlere Umsatzstärke auf und ist wichtig
• Die Gruppe C hat einen schwachen Umsatz und ist weniger wichtig

Portfolioanalyse der Lieferanten

Bei diesem Verfahren werden externe Faktoren sowie mögliche Risiken, Gefahren oder Bedrohungen mit einbezogen. Diese Faktoren lauten wie folgt:

• Marktanteil der Lieferanten
• Höhe des Risikos einer Lieferantenabhängigkeit
• mögliche Preisschwankungen bei den Produkten
• Verfügbarkeit von Bestandteilen der Produkte
• Beschaffungsaufwand

Diesen Faktoren stehen Punkte gegenüber, die Auswirkungen auf den Erfolg deines Unternehmens widerspiegeln. Diese lauten wie folgt:

• mögliche Folgen für Lieferfähigkeit, Stabilität der Prozesse, Qualität
• Anzahl von möglicherweise betroffenen Bereichen, Produkten oder Geschäftseinheiten
• Auswirkungen auf Wettbewerbsstellung oder Kundenzufriedenheit
• Umsatzbedeutung und Gewinnerwartung für das Unternehmen

Betrachten musst du dabei nicht nur die Produkte im Ganzen, sondern auch die Bestandteile von Produkten. Dies können beispielsweise Materialien, wichtige Bauteile oder Rohstoffe sein.

Strategisches Lieferantenmanagement

Beim strategischen Lieferantenmanagement stehen nur strategische Maßnahmen im Vordergrund, welche dir bei der Auswahl der richtigen Lieferanten mit Blick auf deine Beschaffungsziele infrage kommen. Folgende Aufgaben sind im strategischen Lieferantenmanagement angesiedelt:

• Beurteilung und Auswahl der Lieferanten
• Pflege der Beziehung zu den Lieferanten um damit auch eine bessere Vertrauensbasis zu schaffen
• Die Lieferanten entwickeln, um eine aktive Unterstützung zu ermöglichen

Lieferantenentwicklung

Diese Aufgabe kannst du passiv oder aktiv angehen. Wichtig ist aber bei beiden Möglichkeiten, dass es eine Zieldefinition gibt, welche konkret ist und ein Zeitrahmen festgelegt wird.

Lieferantenauswahl & Lieferantencontrolling

Das beschaffende Unternehmen stellt bei der Auswahl der Lieferanten ganz individuelle Kriterien zusammen. Damit sollen die besten Lieferanten gefunden werden. Das Lieferantencontrolling ist sehr eng mit der Lieferantenauswahl verbunden. Du als Unternehmer legst dabei fest, welche wichtigen Kriterien, Prozesse und Verantwortlichkeiten es gibt, welche im Rahmen von diesem Controlling stetig kontrolliert werden müssen. Sobald ein Lieferant die an ihn gesteckten Zielvorgaben nicht erreicht, muss er entweder seine eigenen Prozesse optimieren oder du beendest die Zusammenarbeit. Lieferantenauswahl und Lieferantencontrolling stellen bei der Steuerung einer Lieferantenbeziehung die wichtigsten Aufgaben dar.

Digitalisierung des Lieferantenmanagementprozesses

Eine cloudbasierte Software für das Lieferantenmanagement bietet einen großen Mehrwert. Durch die Einführung lässt sich das Lieferantenmanagement einfach in die Beschaffungsprozesse integrieren und somit stehen Informationen digital zur Verfügung - auch für das Management. Funktionen einer Software sind beispielsweise:

• Lieferanten können ihre Stammdaten selbst auf dem neuesten Stand halten
• Automatisierung der Prozesse für Lieferanten - sowohl für das Onboarding als auch den Qualifizierungsprozess
• Echtzeiterhebung der Informationen für ein besseres Management der Risiken
• Schnelle, fundierte Entscheidungsfindung zur Vermeidung von Lieferproblemen und -unterbrechungen    

Fazit/ Zusammenfassung

In den letzten Jahren hat das Interesse und die Beachtung des Lieferantenmanagement stetig zugenommen. Dies liegt an Faktoren wie steigender Digitalisierung, Konzentration auf Kernkompetenzen und dem wachsenden Outsourcing von Aufgaben. Damit werden die eigenen Wertschöpfungstiefen geschwächt und die Abhängigkeit gegenüber Lieferanten steigt. Aus diesem Grund ist das Lieferantenmanagement eine wichtige Aufgabe für jedes Unternehmen, welches sich auf seine Lieferanten verlassen muss. Es ermöglicht, die besten Lieferanten für das Unternehmen zu finden und diese an sich zu binden.