Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – Tipps & Ausfüllhilfe

Der Erfassungsbogen bildet die Grundlage für alle Korrespondenz rund um dein Unternehmen mit dem Finanzamt und damit aller deiner steuerlichen Verpflichtungen. Daher ist es wichtig, diesen möglichst vollständig und gewissenhaft auszufüllen. Hierbei triffst du bereits wichtige Entscheidungen für dein Unternehmen, die dich zum Teil noch Jahre nach der Gründung betreffen können. Unter anderem die folgenden Entscheidungen werden mit Ausfüllen des Bogens bereits festgelegt:

• Kleinunternehmerregelung: Erhebst du aufgrund geringer Umsätze zunächst keine Umsatzsteuer?
• Soll- oder Ist-Versteuerung: Wird die von dir eingenommene Umsatzsteuer bereits fällig, wenn du die Leistung erbringst oder erst dann, wenn dein Kunde die Rechnung bezahlt?
• Steuervorauszahlungen: Welche Vorauszahlungen musst du bereits vor Ablauf des Jahres aufgrund deines zu erwartenden Gewinns leisten?

Daher nimm dir die nötige Zeit, den Fragebogen sorgfältig auszufüllen. Wir helfen dir in den folgenden Absätzen dabei.

Wann und woher bekomme ich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist ein zentrales Element bei der Unternehmensgründung. Entsprechend sendet das Finanzamt dieses Formular automatisch zu, wenn du

• Gewerbe anmeldest
• dein Unternehmen im Handelsregister einträgst

Der Fragebogen ist die Grundlage dafür, dass das Finanzamt dein Unternehmen für alle steuerlichen Angelegenheiten registriert. Du findest den Fragebogen auch online auf der Seite des Bundesfinanzministeriums zum Download oder du kannst ihn online auf dem Elster-Portal ausfüllen.

Achtung: Bei freiberuflicher Tätigkeit (Selbstständigkeit, nicht zu verwechseln mit dem Gewerbebetrieb) erfolgt im Regelfall weder eine Gewerbeanmeldung, noch ein Eintrag im Handelsregister. Entsprechend erhält das Finanzamt keine Benachrichtigung, um diesen Fragebogen von sich aus zu versenden. Du musst dich in diesem Fall selbst an das Finanzamt wenden, um den Fragebogen zu erhalten und die selbstständige Tätigkeit erfassen zu können.

Bis wann sollte ich den Erfassungsbogen spätestens eingereicht haben?

Eine zentrale Angabe auf eigenen Rechnungen ist die Steuernummer des eigenen Betriebs. Dabei handelt es sich um eine Pflichtangabe auf korrekt ausgestellten Rechnungen. Entsprechend solltest du rechtzeitig vor der ersten Rechnungsstellung den Erfassungsbogen beim Finanzamt einreichen. Auf dieser Grundlage bekommst du eine Steuernummer erteilt, sofern noch keine vorhanden ist und du diese benötigst. Einzelunternehmer beispielsweise verwenden ihre eigene Steuernummer für das Unternehmen.

Welche Version des Fragebogens benötige ich?

Es gibt im Wesentlichen drei verschiedene Fälle: Ein Unternehmen kann als Personengesellschaft, als Kapitalgesellschaft oder nach ausländischem Recht gegründet werden. Im Folgenden werden die drei Fälle kurz erläutert.

Fragebogen für Personengesellschaften

Der Fragebogen für Personengesellschaften ist immer dann relevant, wenn der Unternehmensgewinn in direkter Weise dem oder den Unternehmer(n) zugeordnet wird. Das bedeutet, dass eine Versteuerung des Gewinns nach dem Einkommensteuergesetz erfolgt. Unter anderem ist das bei den folgenden Unternehmensformen der Fall:

• GbR
• KG
• OHG

Dabei handelt es sich um die häufigsten Unternehmensformen einer Personengesellschaft. Ferner kommen eine Grundstücksgemeinschaft, eine atypische stille Gesellschaft, eine Erbengemeinschaft, Partnerreedereien oder eine GmbH (/UG) & Co. KG in Betracht. Eine weitere bei Gründern beliebte Form ist die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR).

Tipp: Die steuerliche Erfassung bei Einzelunternehmen kann direkt bei ELSTER online vorgenommen werden.

Fragebogen für Kapitalgesellschaften

Hierbei werden Kapital und Gewinn rechtlich vom Gründer getrennt betrachtet. Es gehört nicht den Unternehmern, sondern der Gesellschaft. Entsprechend findet eine Gewinnversteuerung auch getrennt statt. Die Kapitalgesellschaft ist eine eigenständige juristische Person, die von ihren Vertretern nur repräsentiert wird. Bei den folgenden Unternehmensformen ist dies der Fall:

• GmbH
• UG
• AG und alle anderen auf Aktien basierenden Unternehmensformen

Fragebogen bei ausländischen Unternehmensformen

Hierbei handelt es sich um den Fragebogen, der für die Gründung einer Körperschaft nach ausländischem Recht benötigt wird. Das am weitesten verbreitete und bekannteste Beispiel dafür ist die britische Limited.

Spezialfall: Photovoltaikanlage

Der vierte, aber für klassische Unternehmer eher weniger relevante Fall ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei Betrieb einer Photovoltaikanlage. Wer als privater Hausbesitzer eine solche Anlage betreibt und dabei Strom in das Netz einspeist, gilt praktisch betrachtet ebenfalls als Unternehmer und muss die damit erzielten Gewinne versteuern. In diesem Fall sendet das Finanzamt den Fragebogen ebenfalls zu und ergänzt diesen um eine Anlage speziell für Betreiber einer Photovoltaikanlage.

Anleitung: So füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus

In den folgenden Abschnitten findest du eine ausführliche Anleitung, wie du den Fragebogen bei einer Personengesellschaft und einer Kapitalgesellschaft ausfüllen solltest. Da diese sich nicht unerheblich voneinander unterscheiden, haben wir beide Formen nacheinander erläutert.

Ausfüllhilfe für Kleingewerbe und Freiberufler

Egal ob du Freiberufler bist oder ein Kleingewerbe betreibst, trage in der Kopfzeile das zuständige Finanzamt ein. Die Steuernummer kannst du zunächst offen lassen, da diese erst zugeteilt wird.

1. Allgemeine Angaben

Als Kleingewerbler oder Freiberufler musst du hier Zeile 3 ankreuzen. Außerdem gibst du hier Angaben zu deiner Person, deine Kontaktdaten, die Art deiner Tätigkeit, deine Bankverbindung und deinen Steuerberater an.

2. Angaben zur gewerblichen, selbstständigen (freiberuflichen) Tätigkeit

Unter diesem Punkt gibst du die Kontaktdaten deines Unternehmens, den Beginn deiner Tätigkeit und die Anzahl der Betriebsstätten an. Wenn du in privaten Räumlichkeiten arbeitest, hast du keine unternehmerische Betriebsstätte und kannst hier frei lassen. Wenn du dich als Kaufmann im Sinne des Handelsrechts verpflichtest musst du bei der Handelsregistereintragung „ja“ ankreuzen. Des Weiteren gibst du noch deine Gründungsform an.

3. Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen

Unter Punkt 3 gibst du deine geplanten Einkünfte an, für das erste und zweite Jahr nach der Grünung. Da das Finanzamt diese Angaben für die Festlegung zur Höhe der Vorauszahlung der Einkommensteuer und Gewerbesteuer nutzt, solltest du hier keine leichtfertigen Angaben machen. Der hier angegebene Betrag wirkt sich auf die Liquidität in deinen ersten beiden Geschäftsjahren aus.

4. Angaben zur Gewinnermittlung

Hier musst du dich für die Art der Gewinnermittlung entscheiden. Als Kaufmann im Sinne des Handelsrechts bist du bilanzierungspflichtig. Als Kleinunternehmer ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung für dich am besten.

5. Freistellung vom Steuerabzug

Selbstständige, die im Baugewerbe tätig sind, haben unter Punkt 5 die Möglichkeit sich von den Steuerabzügen freistellen zu lassen.

6. Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer

Dieser Punkt ist für dich relevant, wenn du Mitarbeiter beschäftigst. Der Anmeldezeitraum hängt vom Betrag der Lohnsteuer ab, die du pro Kalenderjahr zahlst. Unter 1.080 Euro kannst du die Lohnsteuervoranmeldung jährlich machen, bei mehr als 1.080 Euro fällt diese vierteljährlich und bei über 5.000 Euro Lohnsteuer musst du die Voranmeldung monatlich machen.

7. Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer

Hier musst du den Umsatz deines Unternehmens in den ersten beiden Geschäftsjahren schätzen. Schätzt du deinen Umsatz im laufenden Kalenderjahr unter 17.500 Euro, kannst du die Kleinunternehmerregelung anwenden. An diese Entscheidung bist du jedoch mindestens fünf Jahre gebunden. Die weiteren Unterpunkte solltest du am besten mit deinem Steuerberater klären, da es sich hier um steuerrelevante Angaben handelt. Außerdem kannst du unter Punkt 7.9 eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen, falls du diese für den innergemeinschaftlichen Handel brauchst.

Ausfüllhilfe für Personengesellschaften

Trage in der Kopfzeile das zuständige Finanzamt ein. Die Steuernummer kannst du zunächst offen lassen, da diese erst zugeteilt wird.

1. Allgemeine Angaben

Hier finden sich die grundsätzlichen Angaben zum Unternehmen, wie du sie bereits bei einer Gewerbeanmeldung oder einem Eintrag in das Handelsregister hinterlegen musstest. Unter anderem die folgenden Angaben müssen hier gemacht werden:

• Unternehmensdaten (Bezeichnung, Anschrift, Kontaktmöglichkeiten): Die hier gemachten Angaben sollten denen im Handelsregister beziehungsweise der Gewerbeanmeldung entsprechen.
• Betriebsstätten: Dieser Punkt ist nur relevant, wenn das Unternehmen tatsächlich eigene oder für die Firma angemietete Betriebsstätten nutzt. Arbeitest du in privaten Räumlichkeiten, unterhältst du keine unternehmerische Betriebsstätte.
• Gründungsangaben: Besteht ein Gesellschafts- oder Unternehmensvertrag, füge diesen den Unterlagen auf jeden Fall bei.
• Rechtsform, Tätigkeitsbeginn, Handelsregistereintrag
• Bankverbindung: Ideal ist es, wenn du hierfür ein eigenes geschäftliches Konto verwendest. Dieses wird als Grundlage für Erstattungen und ein SEPA-Lastschriftmandat genutzt. Im Prüfungsfall ist es wesentlich leichter, wenn du Angaben nicht anhand undurchsichtiger privater Kontoauszüge mit geschäftlichen Transaktionen dazwischen nachweisen musst.
• Vertretung der Gesellschaft: Der gesetzliche Vertreter kann der Gesellschafter (= Inhaber) der Firma oder Geschäftsführer (= Angestellter des Unternehmens) sein. Die Angaben zu den Gesellschaftern folgen in einer separaten Anlage (siehe Punkt 2).
• Steuerliche Beratung: Trage hier deinen Steuerberater ein, falls vorhanden. Wirst du nicht steuerlich vertreten, musst du die jährlichen Steuererklärungen deines Unternehmens bis zum 31.05. des Folgejahres einreichen. Wirst du vertreten, gilt diese Frist für dich nicht. Außerdem kannst du den Steuerberater als Empfangsbevollmächtigten für Anfragen und Bescheide seitens des Finanzamts eintragen. Dann brauchst du die Unterlagen nicht an diesen weiterleiten und die Fristüberwachung wird von ihm übernommen.

2. Gesellschafterangaben

Hierbei handelt es sich um eine Anlage, die alle wesentlichen Daten zu jeweils einem Gesellschafter erfasst. Diese Anlage muss für alle Beteiligten am Unternehmen jeweils einmal ausgefüllt werden. Auch hier sollten dir die Angaben prinzipiell bekannt sein.

3. – 5. Gewinnangaben

Hier trägst du alle notwendigen Angaben zum Gewinn ein. Gibt es nur einen Gesellschafter, brauchst du nur eine Gesamtschätzung für den zu erwartenden Gewinn vornehmen. Gibt es mehrere Gesellschafter, musst du diesen in der Folge weiter untergliedern, je nachdem, welchem Gesellschafter welcher Anteil des Gewinns zusteht. Werden zu Beginn die Betriebsausgaben die Einnahmen voraussichtlich übersteigen, kannst du den Gewinn auch mit 0 Euro schätzen.

6. Lohnsteuer

Hier musst du eintragen, wie viele Angestellte du beschäftigst und wie viel Lohnsteuer du für diese abführst. Bereits bei ein bis zwei regulären Vollzeitangestellten wirst du in die monatliche Abführung der Lohnsteuer fallen. Entsprechend dürfte das der Regelfall sein.
Die Gesellschafter fallen übrigens nicht in diese Kategorie, da sie die Unternehmer in einer Personengesellschaft sind. Entsprechend leisten sie gegebenenfalls Einkommensteuer-Vorauszahlungen, aber keine Lohnsteuerzahlungen.

7. Umsatzsteuer

Hier musst du schätzen, wie hoch die reinen Umsätze des Unternehmens werden. Außerdem kannst du bei nicht zu hohen Umsätzen (17.500 Euro pro Jahr; im Gründungsjahr anteilig auf das ganze Jahr hochgerechnet) darauf verzichten, Umsatzsteuer zu erheben. Allerdings kannst du dann gegenüber dem Finanzamt auch keine gezahlte Umsatzsteuer auf Käufe deines Unternehmens geltend machen. Verzichtest du auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung, bindet dich das für fünf Kalenderjahre an diese Entscheidung.

Zusätzlich musst du ein paar Angaben zu den zu erwartenden Umsätzen tätigen, unter anderem, ob eine Steuerbefreiung eines Teils deiner Umsätze vorliegen wird (internationales Geschäft) oder ob ein Teil deiner Umsätze dem ermäßigten Steuersatz unterliegt (zum Beispiel bei Auslieferung von Lebensmitteln). Bei internationalen Umsätzen solltest du direkt ankreuzen, dass du auch eine Umsatzsteuer-ID benötigst.
Wichtig ist zusätzlich die Frage nach Art der Versteuerung. Liegen deine Umsätze im Jahr unter 500.000 Euro, kannst du von der Ist-Versteuerung Gebrauch machen. Das bedeutet, du musst die eingenommene Umsatzsteuer erst dann an das Finanzamt entrichten, wenn dein Kunde deine Rechnung bezahlt hat, nicht schon, wenn du die Rechnung ausgestellt und die Leistung erbracht hast.

Ausfüllhilfe für Kapitalgesellschaften

Trage in der Kopfzeile das zuständige Finanzamt für den Sitz der Kapitalgesellschaft ein. Die Steuernummer kannst du frei lassen. Sie wird dir erst noch zugeteilt.

1. Allgemeine Angaben

Auch hier müssen zahlreiche Angaben zum Unternehmen hinterlegt werden, unter anderem die Folgenden:

• Unternehmensdaten und Betriebsstätten: Hinterlege die Angaben, wie du sie im Handelsregister hast eintragen lassen. Betriebsstätten führst du nur dann, wenn das Unternehmen Räumlichkeiten angemietet hat oder selbst besitzt.
• Gesetzlicher Vertreter: Der gesetzliche Vertreter ist der Geschäftsführer des Unternehmens.
• Steuerberater und Empfangsvollmacht: Aufgrund der Bilanzierungspflicht solltest du einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer für deine steuerlichen Angelegenheiten in Anspruch nehmen. Trage diesen hier ein. Auch die Empfangsvollmacht ist zu empfehlen, obgleich nicht zwingend, da der Steuerberater so alle steuerlichen Angelegenheiten vom Finanzamt direkt zugestellt bekommt. Er übernimmt entsprechend die Fristüberwachung und informiert dich, falls und welche Unterlagen benötigt werden.
• Bankverbindung: Trage hier deine geschäftliche Hauptbankverbindung ein. Die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandates ist nicht zwingend, aber zu empfehlen, da du dir dann um Fälligkeiten der Überweisungen an das Finanzamt keine Gedanken machen brauchst.
• Gesellschaftsvertrag, Handelsregister, Gesellschaftsform etc.: Trage hier die Daten gemäß Handelsregister ein.

2. Angaben zu den Gesellschaftern

Trage hier alle Gesellschafter des Unternehmens ein. Als steuerliche Angaben benötigst du von jedem Gesellschafter die Steuernummer und die Steuer-Identifikationsnummer. Diese sind am einfachsten einem Einkommensteuer-Bescheid des jeweiligen Gesellschafters zu entnehmen.

3. bis 5. Gründungsangaben

Der Regelfall wird hierbei die Bargründung sein. Das bedeutet, dass das Unternehmen auf Basis der Einbringung des festgelegten Kapitals durch die Gesellschafter gegründet wurde. Die übrigen Punkte sind in der Regel nicht relevant. Prüfe sie dennoch gewissenhaft.

6. Gewinnangaben

Diese Angaben sind wichtig, um deine eventuell zu leistenden Steuervorauszahlungen zu ermitteln. Schätze die Zahlen eher vorsichtig. Im Gründungsjahr kann aufgrund von Investitionen der Gewinn durchaus bei 0 Euro oder darunter liegen. Im Zweifelsfall kann dir dein Steuerberater bei der Ermittlung der Zahlen helfen.

7. Lohnsteuer

Im Gegensatz zu den Personengesellschaften können die Gesellschafter gleichzeitig im Unternehmen angestellt sein, beispielsweise als Geschäftsführer. In diesem Fall erhalten sie meist ein reguläres monatliches Gehalt, das in die Berechnung der Lohnsteuer mit einzubeziehen ist. Der Regelfall bei Angestellten im Unternehmen ist, dass du sehr schnell bei der monatlich abzuführender Lohnsteuer angelangst. Daher wird das die häufigste hier zu wählende Option sein.

8. Umsatzsteuer

Die hier aufgeführten Punkte unterscheiden sich kaum von denen der Personengesellschaft. Entnimm diese Angaben entsprechend bitte Punkt 8 der Personengesellschaft weiter oben in aller Ausführlichkeit.

Infografik zur besseren Übersicht

Anleitungsvideo

Zu viel Text? Dann kannst du auch das Video vom Unternehmerkanal anschauen: