Wie Sie in Excel mit CSV-Dateien arbeiten
Wer Inhalte aus Datenbanken oder Tabellen exportiert, nutzt häufig das Dateiformat CSV. CSV steht für „comma-seperated values“, also auf Deutsch „durch Komma getrennte Werte“. Dabei müssen die Werte nicht zwangsläufig durch Komma getrennt sein – auch Semikolon oder Tabstopp können als Trennzeichen dienen. Kurz gesagt ist eine CSV-Datei eine Textdatei, die als Basisformat zur Übermittlung von Daten zwischen verschiedenen Programmen dient.
Wie Sie mit CSV-Dateien in Excel umgehen können erklären wir Ihnen im Folgenden. Außerdem geben wir Ihnen hilfreiche Tipps rund um das Sortieren und Filtern Ihrer Daten.
1. CSV-Dateien importieren
Um die CSV Dateien in Excel zu öffnen gibt es zwei Möglichkeiten:
- Klicken Sie einfach unter dem Reiter „Datei“ auf „Öffnen“. Im nächsten Fenster suchen Sie den Speicherort der Datei. Nun ist es wichtig, dass Sie im Drop-Down-Menü rechts neben dem Dateinamen den Dateityp „Textdateien“ auswählen. Ansonsten werden Ihnen nur Excel-Dateien angezeigt. Öffnen Sie die CSV-Datei mit einem Doppelklick.
- Sie können die Dateien alternativ auch über den Reiter „Daten“ importieren. Links oben finden Sie das Feld „aus Text“. Suchen Sie wieder den Speicherort und importieren Sie die Daten. Auf den Dateityp müssen Sie in diesem Fall nicht achten.
2. Textkonvertierung
Wenn Sie die Daten erfolgreich importiert haben, werden diese zunächst alle hintereinander in eine Zelle eingefügt. Wollen Sie nun die Werte getrennt voneinander in Spalten darstellen, markieren sie die Zelle mit den Daten und klicken Sie auf den Punkt „Text in Spalten“ unter dem Reiter „Datei“.
Nun öffnet sich ein neues Fenster, der Textkonvertierungsassistent.
Wählen Sie hier den Dateityp „Getrennt“ aus. Im nächsten Schritt wählen Sie das Trennzeichen aus. Werden Ihre Werte durch Kommas getrennt, setzen sie ein Häkchen bei „Komma“. Es gibt aber auch andere Trennzeichen, wie Tabstopp, Semikolon oder Leerzeichen. In der Datenvorschau können Sie schon jetzt sehen, wie ihre Daten erscheinen werden.
Im nächsten Schritt können Sie außerdem den Dateityp festlegen. Bei Datumswerten können Sie nun beispielsweise einstellen, in welcher Reihenfolge Tag, Monat und Jahr erscheinen sollen. Klicken Sie dann auf „Fertigstellen“. Ihre Daten werden jetzt nicht mehr in einer Zelle, sondern in Spalten angezeigt.
3. Sortieren und Filtern der Daten
Außerdem haben Sie unter dem Reiter „Daten“ die Möglichkeit, Ihre Daten zu sortieren oder zu filtern. Markieren Sie dazu zunächst die gewünschten Daten. Über das Fenster „Sortieren“ können Sie unter dem Punkt „Optionen“ zunächst angeben, ob die Zeilen oder Spalten sortiert werden sollen. Wählen Sie nun die entsprechende Zeile/Spalte aus. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Arten der Sortierung auszuwählen. Sie können nicht nur nach Werten, sondern beispielsweise auch nach der Zellenfarbe sortieren. Wählen Sie anschließend die Reihenfolge der Sortierung aus und bestätigen Sie mit „OK“.
Wenn Sie Ihre Daten filtern möchten, klicken Sie auf „Filtern“ unter dem Reiter „Daten“. Dann erscheinen Pfeile neben den Feldüberschriften. Hier haben Sie nun auch wieder die Möglichkeit, nach verschiedenen Werten zu sortieren. Deaktivieren Sie nun das Kontrollkästchen “Alles auswählen“, falls dieses aktiviert ist.
Wenn die Spalte Zahlen enthält, klicken Sie auf „Zahlenfilter“; für Texteinträge klicken Sie auf „Textfilter“. Sie können nun verschiedene Filteroptionen wählen und dann die Filterbedingung eingeben. Wenn es sich bei Ihren Daten um Zahlen handelt, können Sie beispielsweise alle Zahlen herausfiltern, die kleiner als ein bestimmter Wert sind. Klicken Sie dazu auf „Größer oder gleich…“ und legen Sie anschließend den Wert fest, den die Zahlen nicht unterschreiten sollen. Der Filter ist nun aktiviert, was sie daran erkennen, dass der Pfeil zum Filtern in der Tabellenüberschrift sein Symbol wechselt.
