Elektronische Rechnung – So erstellst du deine Rechnung online

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die du hauptsächlich per E-Mail an deine Kunden versenden kannst. Doch dahinter steckt noch mehr als deine übliche Rechnungsvorlage, die du einfach eingescannt hast. Zwar würde das auch der Definition einer Rechnung entsprechen, die auf elektronischem Weg zum Kunden kommt, aber die echte E-Rechnung muss noch mehr Kriterien erfüllen.

ZUGFeRD – was ist das und was hat es mit der E-Rechnung zu tun?

Du hast richtig gelesen: Das Format nennt sich ZUGFeRD. Der Name steht für Zentraler USER Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dabei handelt es sich um ein Einheitsformat für E-Rechnungen, das beispielsweise von DATEV mitentwickelt wurde. Die Gesamtentwicklung war ein Gemeinschaftsprojekt verschiedener Ministerien, Verbände und Unternehmen.
Dieses Format hat den großen Vorteil, dass es überall einsetzbar ist – sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für alle Unternehmen in der freien Wirtschaft. Du kannst es sogar einsetzen, wenn du internationale Geschäftsbeziehungen unterhältst, denn es ist nicht nur innerhalb der EU, sondern weltweit kompatibel!
Es erfüllt die gesetzlichen Bedingungen und erlaubt die Erstellung von hybriden und strukturierten Rechnungsformaten, die maschinell lesbar sein und dadurch automatisch weiterverarbeitet werden können. Sie enthält auch eine für den Nutzer lesbare pdf-Version.

Gesetzliche Grundlagen zur E-Rechnung

Damit deine elektronischen Rechnungen unter anderem auch vom Finanzamt akzeptiert werden, müssen diese natürlich mit den gesetzlichen Vorgaben konform gehen.

Besonders interessant ist es hierbei zu beobachten, dass sich mit Hinblick auf die Gesetzgebung gerade hier immer wieder Neuerungen ergeben. So wurde beispielsweise im Juni 2017 die Norm zur elektronischen Rechnungserstellung fixiert, bevor im September desselben Jahres die sogenannte „E-Rechnungsverordnung“ verabschiedet wurde. Hier wurden unter anderem Mindestanforderungen festgelegt.

Doch auch mit Hinblick auf weitere Aspekte, zum Beispiel im Zusammenhang mit der Steuer, gilt es, einige Vorgaben zu beachten.

Nach § 14 UStG

§ 14 UStG reguliert, dass Papier- und elektronische Rechnungen in umsatzsteuerlicher Hinsicht gleichgestellt sind. Weiterhin legt dieser Paragraph fest, wann eine elektronische Rechnung als solche gilt und welche Formate eingehalten werden müssen, um deren Echtheit zu gewährleisten.

Weiterhin zeigt der Inhalt dieses Paragrafen auf, dass Papier- und Elektrorechnungen nun zwar gleichgestellt sind, sich hieraus jedoch keine anderen Anforderungen in Bezug auf die klassische Papiervariante ergeben. Für die elektronischen Rechnungen gilt jedoch ebenfalls, dass beispielsweise die „Unversehrtheit des Inhalts“ und die Lesbarkeit gewährleistet sein müssen.

Zustimmungserfordernis des Rechnungsempfängers

Auch wenn es sich selbstverständlich anhören mag: wenn du dich für das Erstellen einer elektronischen Rechnung entscheidest, muss der jeweilige Rechnungsempfänger mit diesem Vorgehen natürlich einverstanden sein. Sollte er weiterhin auf das „klassische Empfangen“ von Rechnungen bestehen, musst du hierauf Rücksicht nehmen.

Du bist jedoch nicht dazu verpflichtet, um ein schriftliches Einverständnis zu bitten. Wenn du elektronische Rechnungen versendest, dein Kunde diese annimmt und zahlt, gilt dies als Zustimmung.

Erlaubte Formate und Übertragungsmöglichkeiten der E-Rechnung

Ein reines Einscannen und ein Versand als jpg, pdf oder tif entspricht NICHT einer elektronischen Rechnung. Erlaubt und rechtsgültig sind dafür die folgenden Formate:

 
• Die sogenannten strukturierten Datenformate wie XML, EDI oder XRechnung
 
• Daneben die hybriden Datenformate, die aus einer strukturierten Datei (siehe oben) und einer Bilddatei zusammengesetzt sind. Diese Bilddatei darf ein PDF/A-Format oder ein ZUGFeRD-Format haben.

Bei der Übertragung der Rechnung kannst du standardmäßig E-Mail, De-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder auch Web-Download verwenden.

Elektronische Rechnung vs. Papierrechnung

Besonders in der Zeit der „papierfreien Büros“ ist die Tendenz durchaus gegeben, sich direkt für die elektronische Rechnung als „beste Alternative“ zu entscheiden. Und ja: wie du bereits weiter oben lesen konntest, bietet dir die elektronische Variante tatsächlich viele Vorteile, die du im Alltag nicht unterschätzen solltest.

Aber: natürlich handelt es sich auch bei der elektronischen Rechnung um keinen „Freifahrtschein“, mit dem du die Regelungen der ordentlichen Buchführen umgehen könntest. Auch im Zusammenhang mit der elektronischen Variante müssen verschiedene Richtlinien erfüllt werden, die letzten Endes dabei helfen, deine Buchhaltung noch klarer und nachvollziehbar für Dritte werden zu lassen.

Die E-Rechnung hat eine Menge Vorteile für dich, denn zuallererst sparst du damit eine Menge Zeit und Geld und arbeitest viel effektiver. Auch die Archivierung ist ein Kinderspiel.

Im Einzelnen:

 
• Bei E-Rechnungen entfallen alle üblichen Kosten, die bei Papierrechnungen vorkommen: Papier, Tinte, Porto, Briefumschläge, Ablageordner.
 
• Außerdem entfällt die Arbeitszeit für den Druck und das Einkuvertieren sowie den Gang zur Post.
 
• Das Einscannen entfällt, da die Daten bereits elektronisch vorliegen.
 
• Alle Daten sind jederzeit elektronisch einsehbar.
 
• Die Verpflichtung zur elektronischen Signatur entfällt.

Trotzdem hast du auch ein paar wenige Nachteile, da du dafür sorgen musst, dass der elektronische Ablauf sauber und ordentlich funktioniert.
Die Rechnung muss dieselben Pflichtbestandteile enthalten wie eine Papierrechnung, außerdem muss sie echt, unversehrt und lesbar sein. Diese Bedingungen sind in § 14 UStG aufgeführt.
Um das sicherzustellen, brauchst du ausreichende interne Kontrollen und sichere Abläufe, die den Datenverlust verhindern. Auch bei der Archivierung musst du darauf achten, dass die Daten die vollen 10 Jahre über lesbar sind.
Außerdem kannst du nur elektronische Rechnungen einsetzen, wenn der Kunde damit einverstanden ist!

Anforderungen an die elektronische Rechnung

Einige Anforderungen überschneiden sich mit den oben erwähnten Nachteilen. Die E-Rechnung wurde vom Gesetz der Papierrechnung gleichgestellt und muss daher auch dieselben Voraussetzungen erfüllen.
Dazu gehören:

Zustimmung des Rechnungsempfängers

Wichtig ist, dass dein Kunde einverstanden ist, elektronische Rechnungen zu erhalten: „Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“
Diese Zustimmung kannst du auch dann voraussetzen, wenn du eine E-Rechnung geschickt hast und der Kunde nicht widerspricht, sondern bezahlt. Dann hat er stillschweigend zugestimmt. Höflicher und sicherer wäre es natürlich, die Angelegenheit mit dem Kunden abzusprechen. Vor allem deshalb, weil du mit ihm dann auch notwendige Verschlüsselungsverfahren absprechen kannst.

Pflichtanagaben einer Rechnung

Alle Pflichtangaben einer nach § 14 (4) UStG hinsichtlich des vollständigen Namens und den Adressen von Absender und Empfänger, Steuernummer, Ausstellungsdatum, fortlaufender Nummer, Menge und Art der Lieferung, Zeitpunkt der Lieferung, Steuersätze oder Steuerbefreiungen … Also alle Angaben, die du in deinen jetzigen Rechnungen bereits beachten musst.

Signaturgesetz

Ein Gesetz, welches eng mit dem Erstellen elektronischer Rechnungen verbunden ist, ist das sogenannte Signaturgesetz. Die entsprechenden Vorgaben hierzu wurden im Laufe der Zeit immer wieder verändert. Die aktuellen Regelungen entlasten den Rechnungsersteller insoweit, als dass er – wie auch weiter unten erläutert – auf das Einfügen einer digitalen Signatur verzichten kann.

Das EDI-Verfahren

Viele Unternehmen greifen bei der Übermittlung ihrer elektronischen Rechnungen auf das sogenannte „EDI-Verfahren“ zurück. Hierbei handelt es sich um ein System, mit welchem die entsprechenden Dokumente sicher übertragen werden können.

Wichtig ist es hierbei natürlich auch, sicherzustellen, dass die Anlage des Versenders und die Anlage des Empfängers kompatibel sind. Viele Unternehmen nutzen EDI mittlerweile nicht nur für den Austausch von Rechnungen, sondern auch für das Übermitteln verschiedener Dokumente aus den unterschiedlichsten Bereichen. Gesetzliche Regelungen zum Thema finden sich unter § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG.

Ist die digitale Signatur notwendig?

Noch bis zum Jahre 2011 galt, dass unter anderem die Unversehrtheit der Rechnung mit der elektronischen Signatur nachgewiesen werden musste. Seit Juli 2011 ist diese Vorgabe jedoch nicht mehr aktuell. Wer möchte, darf seine elektronischen Rechnungen jedoch auch weiterhin noch mit einer Signatur versehen.

Nachweis der Herkunft

Beim Nachweis der Herkunft handelt es sich um ein wichtiges Kriterium, auf dessen Basis eine Rechnung geprüft werden muss. Oftmals wird in diesem Zusammenhang auch von der „Echtheit der Herkunft“ gesprochen. Diese bzw. der Nachweis der Herkunft ist gewährleistet, wenn der Versender (und dessen Anschrift) beim Erhalt des Dokuments derselbe ist wie zum Zeitpunkt der Erstellung. Oder anders: auf Basis der entsprechenden Angaben muss der Ersteller der Rechnung einwandfrei (auch unter der angegebenen Anschrift) identifiziert werden können.
Parallel mit der sogenannten „Unversehrtheit des Inhalts“ ist so sichergestellt, dass die elektronische Rechnung über denselben Stellenwert verfügt wie die Rechnung in Papierform.

Unversehrtheit des Rechnungsinhalts

Die Unversehrtheit des Inhalts – du musst sicherstellen, dass der Inhalt nicht geändert oder gelöscht wird. Das muss durch betriebliche Kontrollverfahren sichergestellt werden. „Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden.“

Lesbarkeit

Die Lesbarkeit der Rechnung – du musst sicherstellen, dass die Rechnung einwandfrei über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt. Dieser beträgt nach §14 b UStG 10 Jahre. Da die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt wurde, gibt es auch bei der Aufbewahrungsfrist keinen Unterschied.

Das Gesetz erlaubt dir dabei, deine eigenen Kontrollverfahren zu verwenden: „Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden“.

Aufbewahrungsfrist einer digitalen Rechnung

Wie bereits angesprochen, sind die E-Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt. Es gibt auch keinen logischen Unterschied, warum die elektronischen Rechnungen länger oder kürzer aufbewahrt werden sollten. Daher gilt auch hier die gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach § 14b Abs. 1 UStG und die beträgt 10 Jahre.
Während dieser Zeit muss es dem Finanzamt jederzeit möglich sein, die Rechnungen bei dir zu prüfen. Wenn du eine digitale Signatur verwendet hast, musst du natürlich das Zertifikat mit abspeichern und auch die Signaturdaten archivieren.
Du musst die Rechnungen dabei auch elektronisch archivieren – so, wie du sie erhalten hast. Wenn du sie ausdruckst und in einem Ordner sammelst, ist das ungültig. Alle Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen Format gespeichert werden!

Elektronische Rechnung prüfen

Wenn du eine elektronische Rechnung bekommst, musst du prüfen, ob sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Ansonsten kannst du sie nicht als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Falls mal ein Betriebsprüfer kommt und feststellt, dass du die Rechnung ungeprüft archiviert hast und sie die Anforderungen nicht erfüllt, musst du unter Umständen die bereits erstattete Vorsteuer wieder zurückzahlen.

Elektronischer Rechnungsversand

Der Versand ist recht einfach und zeitsparend. Du kannst zwischen verschiedenen erlaubten Formaten wählen wie beispielsweise dem mit entwickelten ZUGFeRD oder XML, EDIFACT, pdf oder IDoc. Die Rechnungen werden dann in der erlaubten Weise per E-Mail, PC-Fax, De-Mail, E-Post, Web-Download, Fax-Server oder natürlich per Brief an den Empfänger gesendet.
Eine Rechnung mit einem normalen Faxgerät zu faxen, entspricht übrigens nicht der gesetzlichen Anforderung. Dieses Fax ist dann beim Empfänger ja auch nur ein Papier und muss nach den Vorschriften für Papierrechnungen archiviert und behandelt werden.

Wie musst du eine E-Rechnung buchen?

Deine Buchhaltung macht keinen Unterschied zwischen der Form der Rechnung. Du musst für alle Rechnungen dieselben Grundsätze (GoBD) beachten und dieselben Archivierungsfristen und Archivierungsvorschriften einhalten. Wichtig sind nur ein paar Vorschriften hinsichtlich der Abrechnung von öffentlichen Aufträgen.
Für die obersten Bundesbehörden darf es seit 27.11.2018 nur noch E-Rechnungen geben. Die restlichen Bundesbehörden werden 2019 mit dieser Vorschrift nachziehen (ab 27.11.2019) und schließlich ab 2020 (wieder am 27.11.) folgen alle anderen Behörden.
In der Praxis werden manchmal die E-Rechnungen und die Papierrechnungen kontenmäßig getrennt. Ob du diesen Aufwand allerdings betreiben willst und ob es für dich Sinn macht, diese Vorgänge getrennt zu halten, musst du selbst entscheiden.

Übermittlungsverfahren

So strikt die Vorgaben im Zusammenhang mit dem Erstellen einer elektronischen Rechnung sind, so „nutzerfreundlich“ sind die Regelungen, die im Zusammenhang mit den möglichen Übermittlungsverfahren sind. Denn: ob die entsprechenden Dokumente zum Beispiel via E-Mail versendet oder als Download zur Verfügung gestellt werden, ist dem ausstellenden Unternehmen (unter der Voraussetzung, dass der Rechnungsempfänger zustimmt) selbst überlassen.

Besondere Kategorisierungen gelten hierbei jedoch mit Hinblick auf eine Übermittlung der Rechnungen per Fax. Wer sich hier für die altbekannte Standardversion, das Telefax, entscheidet, versendet – zumindest mit Hinblick auf die deutsche Gesetzgebung – eine Papierrechnung (!). Anders verhält es sich, wenn das Dokument via Computerfax verschickt wird. Dann kann es nämlich in die Kategorie der elektronischen Rechnungen einsortiert werden.

Die E-Rechnung erfüllt die Anforderungen der GoBD

Da die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt wird und dieselben Anforderungen erfüllen muss (die in § 14 UStG aufgeführt sind), sind automatisch die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erfüllt.
Bei elektronischen Rechnungen musst du also insbesondere auf Folgendes achten:

 
• Elektronische Archivierung im Originalzustand (so wie sie empfangen wurde).
 
• Unveränderbarkeit, Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft
 
• Zeitnahe Erfassung direkt nach Eingang und Sicherung gegen Verlust
 
• Die Eingangsrechnungen müssen mit einem eindeutigen Index versehen sein, damit alle wichtigen Daten später jederzeit nachvollziehbar sind.
 
• Auch die Ausgangsrechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden. Du musst sie ebenfalls mindestens als pdf-Datei speichern und genauso pingelig archivieren wie die Eingangsrechnungen.
 
• Falls du die Eingangsrechnungen noch in ein anderes Format für irgendwelche internen Programme umwandelst, musst du anschließend beide Versionen archivieren und sie kennzeichnen. Du musst sicherstellen, dass bei der Umwandlung der Inhalt nicht verändert oder gelöscht oder unleserlich gemacht wird.
 
• Für den Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt musst du sicherstellen, dass der Prüfer einen Vollzugriff auf alle diese Archivdaten hat. Und zwar ganz problemlos über einen normalen PC und Bildschirm.
 
• Falls du deine Papierrechnungen zusätzlich elektronisch archivierst, musst du genau dokumentieren, wie du vorgegangen bist und sicherstellen, dass die elektronische Form und die Originalrechnung übereinstimmen. Diese Dokumentation muss für einen Prüfer leicht nachvollziehbar sein und ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden.

Fazit

Die Möglichkeiten, die sich dir mit Hinblick auf das Erstellen und Versenden elektronischer Rechnungen bieten, sind extrem vielseitig und können – sowohl dir als auch deinen Kunden – oft dabei helfen, durch das Versenden der Rechnungen per E-Mail Papier (und Stauraum im Büro) zu sparen. Dennoch handelt es sich bei den elektronischen Lösungen (auch wenn die Vorgaben zur Signatur im Laufe der Jahre gelockert wurden) natürlich um besondere Dokumente, die auch mit Hinblick auf buchhalterische Aspekte sorgsam behandelt werden sollten.

Dementsprechend gilt: aufgrund der aktuellen Entwicklungen und der zahlreichen Vorteile, die die elektronischen Rechnungen mit sich bringen, werden diese sicherlich auch in Zukunft noch eine tragende Rolle im Büroalltag spielen. Damit du jedoch in vollem Umfang von der entsprechenden Technik profitieren kannst, ist es wichtig, sich immer wieder über die aktuellen Regelungen zum Thema zu informieren und natürlich auch mit den passenden technischen Voraussetzungen dafür zu sorgen, dass die Rechnungen jederzeit abrufbar sind. Eine verlässliche Archivierung ist hierbei – auch mit Hinblick auf eine mögliche Betriebsprüfung – ein Faktor, der nie unterschätzt werden sollte.

Und: bereite dich auch immer darauf vor, dass vielleicht nicht alle deine Kunden die Vorteile einer elektronischen Rechnung zu schätzen wissen, diese ablehnen und die klassische Variante in ausgedruckter Form bevorzugen.