Jahresabschluss erstellen – Schritt für Schritt mit unseren Tipps!

Was ist ein Jahresabschluss?

Jeder Unternehmer muss einen Abschluss seines kaufmännischen Geschäftsjahres erstellen. Anhand diesem kann die finanzielle Ist-Situation, also der Erfolg einer Firma, ersichtlich werden. Vorliegen müssen sämtliche Dokumente zur Rechnungslegung. Daraufhin lässt sich eine Bilanz mit einer Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, auch GuV genannt. Darüber hinaus geht es auch um die Gewinnermittlung eines Unternehmens. Diese wird mittels der EÜR, der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, durchgeführt.

Die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung gelten als Hauptbestandteile des Jahresabschlusses:

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Werfen wir einen Blick in das Handelsgesetzbuch, kurz HGB, so muss jeder Kaufmann einen Jahresabschluss inklusive einer Bilanz erstellen. Dazu zählen:

• Personengesellschaften (OHG, KG, GbR)

• Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)

• Kapitalgesellschaft & Co (GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, UG & Co. KG)

Bei Kleingewerbetreibenden und Freiberuflern genügt die EÜR, welche mit Hilfe einer einfachen Buchhaltung erstellt wird. Sie übersteigen an zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Umsatz von 800.000 Euro und einen Überschuss von 80.000 Euro nicht.
Alle anderen Unternehmen müssen einen Jahresabschluss erstellen, der etwas komplizierter ist.

Fristen für den Jahresabschluss

Sowohl die Steuererklärung als auch der Jahresabschluss soll bis zum 31. Juli eines Jahres beim Finanzamt vorliegen. Das gilt (mit wenigen Ausnahmen) für Kaufleute im Sinne des HGB. Viele Unternehmen übermitteln diese Erklärungen und Abschlüsse elektronisch. Wer sich dieser Aufgabe nicht stellen möchte und von einer längeren Frist profitieren möchte, der beauftragt einen Steuerberater.

Für alle anderen gilt: Fristen unbedingt einhalten oder Fristverlängerung beantragen. Wer es zeitlich also nicht schafft, seinen Jahresabschluss zu erstellen und seine Steuererklärung abzugeben, der muss sich unbedingt beim zuständigen Finanzamt melden. Und das ist auch absolut kein Drama, denn Finanzämter gewähren eine Verlängerung der Frist, automatisch bis Ende Februar.

Wichtig ist bei einer Kapitalgesellschaft die Unterscheidung der Größenklasse. Diese erfolgt nach § 267 HGB. Unterteilt werden kleine, mittelgroße sowie große Kapitalgesellschaften. Relevant ist dabei sowohl der Umsatzerlöse als auch die Bilanzsumme und die Anzahl der Mitarbeiter.

*Verlängerte Fristen gelten dann, wenn der Steuerberater den Jahresabschluss erstellt.

Jahresabschluss Vorbereitung

Gute Vorbereitung ist alles. Eine ordentlich geführte Buchhaltung ist Gold Wert und eine Grundvoraussetzung für die Erstellung eines Jahresabschlusses. Wer während dem laufenden Geschäftsjahr seine Belege ordentlich ablegt und sämtliche Konten korrekt behandelt, der hat am Ende des Jahres auch keinen Stress. Die Praxis zeigt jedoch oft Gegenteiliges und Unternehmer, die widerwillig die mit Belegen gefüllten Schuhkartons hervorziehen. Kein Wunder also, dass hier erst einmal Ordnung gemacht werden muss. Und das kann stressig werden, denn Chaos in der Buchhaltung bedeutet meist Fehler, die im Endeffekt Geld kosten.

Hilfsmittel beim Jahresabschluss

Wer für Ordnung im System sorgt, der hat also viel gewonnen. Eine gute Buchhaltungssoftware bietet inzwischen praktische und intelligente Schnittstellen, um die Zusammenarbeit zwischen diesen zu optimieren. Du kannst Belege einfach und schnell erfassen und digital ablegen. Auch die automatische Verarbeitung spart Zeit. Relevante Daten werden gefiltert, gelesen und der richtigen Buchhaltungskategorie zugeordnet. Selbst die Erstellung der E-Bilanz ist mittels hochwertiger Buchhaltungssoftware möglich.

Schreibe Rechnungen und speichere sie ab. Anschließend können Rechnungen sowohl mit dem Kassenbuch als auch mit dem Online-Banking verknüpft werden. Du kannst mit einer Buchhaltungssoftware auch die Umsatzsteuervoranmeldung oder EÜR erledigen. Arbeitest du mit einem Steuerberater zusammen, werden Daten problemlos und permanent zwischen Unternehmen und Steuerberater übertragen, ganz ohne Zettelwirtschaft.

Die wichtigsten Vorbereitungsmaßnahmen

Mit der Vorbereitung der Abschlussarbeiten nach HGB sollten Unternehmen so früh wie möglich beginnen. Die Zusammenstellung der wichtigen Dokumente kann mitunter eine Zeit in Anspruch nehmen. So braucht es sämtliche Leasingverträge oder Miet- und Pachtverträge. Auch sollten (wenn vorhanden) der Handelsregisterauszug und der Gesellschaftsvertrag vorliegen, wenn Sie einen Jahresabschluss vorbereiten. Ebenso braucht es Rechnungskopien und Quittungen, beispielsweise über Spenden. Jetzt sollten folgende Vorbereitungsmaßnahmen ergriffen werden, damit die Erstellung des Jahresabschlusses keine Probleme bereitet.

• Buchungsbelege sortieren und erfassen (Belege über alle Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar sortieren, ggf. Rechnungskorrekturen verlangen)

• Prüfung des Fahrtenbuchs (wichtig bei Betriebsprüfungen)

• Erfassung sämtlicher Verträge (Kredite, Arbeitsverträge, Versicherungen)

• Inventar erfassen und auflisten

• Anlagevermögen erfassen: Zum Anlagevermögen gehören sämtliche Grundstücke, diverse Maschinen, das komplette Mobiliar und auch entsprechende Umbauten. Diese Vermögensgegenstände sollten in der Anlagenbuchhaltung gelistet sein. Mit Hilfe der Anlagenübersicht kann das Anlagevermögen überprüft werden. Der Anschaffungswert muss dem aktuellen Wert angepasst werden und auch die Abschreibungen während des Geschäftsjahres gehören hier dazu. Sind bestimmte Gegenstände nicht mehr im Unternehmen, so werden sie aus der Liste entfernt.

• Umlaufvermögen erfassen: Das Umlaufvermögen ist dein Inventar. Um hier eine Übersicht zu erhalten, musst du eine Inventur durchführen. Dabei werden alle im Unternehmen befindlichen Gegenstände gezählt, gemessen und gewogen. So wie es bei Waren oder Betriebsstoffen der Fall sein kann. Nach der mengenmäßigen Erfassung folgt die Bewertung, um festzustellen, was Waren Wert sind. Wichtig: Auch der Bargeldbestand und die Salden der Bankguthaben gehören in das Umlaufvermögen.

• Abschreibungen verbuchen und ermitteln: Hier geht es wieder um die Abschreibungen auf das Anlagevermögen. Fehlen Gegenstände, so müssen diese komplett abgeschrieben werden. Bei beschädigten Gegenständen kann ebenfalls ein Teil abgeschrieben werden. Die Art der Abschreibungen wird streng geregelt. Hilfreich kann dabei die AfA-Tabelle. Auch offene Forderungen lassen sich unter bestimmten Voraussetzungen abschreiben.

• Durchführung der Rechnungsabgrenzung: Zu unterscheiden ist hier der aktive und der passive Rechnungsabgrenzungsposten. Bei aktiven Posten handelt es sich um bezahlte Rechnungen, dessen Leistung sich aber erst auf das Folgejahr bezieht. Andersherum könnte es sein, dass ein Kunde eine Rechnung im aktuellen Jahr bezahlt, diese aber für das kommende Geschäftsjahr gilt. Dann wäre dies als passiver Rechnungsabgrenzungsposten zu werten.

• Forderungen und Verbindlichkeiten prüfen: Zu den Verbindlichkeiten gehören sämtliche Darlehen oder Privatdarlehen. Banken können die Saldenbestätigungen zusenden, aber auch Kontoauszüge dienen einem Nachweis. Nun benötigst du eine so genannte OPOS-Liste, auf der alle offenen Rechnungen gelistet werden. Nun werden die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen aufgeführt. Im Anschluss folgt eine Auflistung aller Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Sie gehören außerdem auf die Passivseite der Bilanz.

• Rückstellungen berücksichtigen: Verbindlichkeiten, welche in ihrer Höhe und dem Zeitpunkt des Bestehens unsicher sind, gehören zu den Rückstellungen. Das Unternehmen beschreibt an dieser Stelle, welche Ausgaben eventuell anfallen könnten. Rückstellungen sind in Bezug auf den Gewinn wichtig. Zu unterscheiden sind allerdings verschiedene Arten von Rückstellungen. So gibt es Steuerrückstellungen, Rückstellungen für drohende Verluste, Prozesskostenrückstellungen, Aufwandsrückstellungen oder Rückstellungen für Garantien.

• Fehlende Belege in der Buchführung ersetzen (Keine Buchung ohne Beleg!)

• Jahresabschlussgespräch bzw. Jahresabschlussprüfung: Bei einem Steuerberater-Gespräch lässt sich noch einmal besprechen, wie es mit den Gewinnen oder Verlusten (GuV) aussieht und wie sich das auf die Steuern auswirkt. Vielleicht gibt es Spielräume bei einigen Bewertungen oder es tauchen noch Rückstellungen auf, die sich positiv auf den Jahresabschluss auswirken. Nach dem Jahresabschlussgespräch kann der Jahresabschluss endgültig erstellt werden.

Diese Vorbereitungsmaßnahmen beanspruchen zumeist die meiste Zeit. Mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk werden all diese Aspekte automatisch und fortlaufend abgearbeitet, sodass sie bei der Erstellung des Jahresabschlusses bereits vorliegen. Wer hier während des Geschäftsjahrs ordentlich Buch führt, für den dürfte der Jahresabschluss kein Hexenwerk bedeuten.

Schritt für Schritt zum Jahresabschluss

Wenn du einen Jahresabschluss erstellen und Schritt für Schritt vorgehen möchtest, findest du nachfolgend die drei einzelnen Schritte für diesen Prozess:

Schritt 1: Unter- und Hauptkonten abschließen

Die Erstellung vom Jahresabschluss beginnt mit dem Abschluss deiner Haupt- und Unterkonten. Buche alle Geschäftsvorfälle für eine bessere Übersicht in verschiedene Unterkonten. Bei der Bilanz werden diese Unterkonten nun wieder dem Hauptkonto zugeführt. Dort kannst du die Konto-Salden ziehen und in die Bilanz übertragen.

Schritt 2: Jahresabschluss-Übersicht erstellen

Es folgt die Erstellung der Abschlussübersicht. Aufgelistet sind hier alle Anfangsbestände sowie die Endbestände. Du gliederst die Liste nach Bestandskonten und Erfolgskonten. Häufig wird vom Finanzamt nicht nur die Gewinn- und Verlustrechnung gefordert, sondern auch dieser Abschlussbericht. Du solltest ihn daher beim Bilanz erstellen direkt vorbereiten.

Schritt 3: Jahresabschluss feststellen

Der dritte Schritt deines Jahresabschlusses besteht aus der Feststellung. Dies ist ein formaler Akt. Abhängig deiner Unternehmensform wird die Feststellung beispielsweise vom Aufsichtsrat oder von einem gesellschaftlichen Vertreter vorgenommen.

Den Jahresabschluss fertig erstellt – was jetzt?

Wurde der Jahresabschluss erfolgreich erstellt, so sollte dieser an die Hausbank geschickt werden. Mitunter ist es notwendig, das Ergebnis zu erklären. Und natürlich möchte nun auch das Finanzamt den fertigen Jahresabschluss vorliegen haben. Sollte das Unternehmen zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses verpflichtet sein, so muss auch dies nach Abschluss passieren.

Wie kann ich das Jahresergebnis steuerlich optimieren?

Hohe Gewinne im Unternehmen sind zwar erfreulich, sie kosten aber auch Geld. Und das bekommt das Finanzamt. Wer also seinen Jahresabschluss erstellen will, der sollte das Ergebnis steuerlich optimieren. Das bedeutet im Klartext, den Gewinn möglichst kleinzurechnen. Aber wie funktioniert das, ohne sich der Steuerhinterziehung strafbar zu machen?

Tipp Nummer 1 – Ziehe anstehende Investitionen vor!

Wer Investitionen plant, der tätigt diese, wenn möglich noch vor Jahresende. So kann der Gewinn reduziert und die Abgaben legal gesenkt werden.

Tipp Nummer 2 – Einnahmen ins nächste Jahr ziehen!

Auch am Jahresende liegen offene Rechnungen vor. An dieser Stelle könnte man seine Kunden bitten, diese erst später zu begleichen. Wer die Einnahmen ins nächste Jahr verschiebt, der mindert den Gewinn ebenfalls, da er nicht mehr ins laufende Geschäftsjahr gehört.

Tipp Nummer 3 – Rechnungen sofort begleichen!

Gehe alle offenen Rechnungen durch, die vor dem Jahresabschluss offen sind. Sollte es keine geben, so könntest du deine Lieferanten oder Dienstleister um eine vorzeitige Rechnungsstellung bitten.

Den Jahresabschluss als GmbH erstellen

Große Kapitalgesellschaften gehen weitere Pflichten ein, wenn sie einen Jahresabschluss erstellen. Sie müssen ihren Abschluss um Anhang und Lagebericht ergänzen. Dort werden die einzelnen Positionen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erläutert. Beispielsweise muss gesondert erklärt werden, wie es zu den Laufzeiten der Bankdarlehen gekommen ist. Auch bedarf es zusätzlicher Erklärungen, warum einzelne Vermögensgegenstände entsprechend bewertet wurden.

Was den Lagebericht betrifft, so muss an dieser Stelle die wirtschaftliche Lage begründet werden. Dabei können angefallene Ereignisse einbezogen werden. Und auch Risiken für das Unternehmen gehören in den Lagebericht. Wichtig ist, den Lagebericht nach dem Jahresabschluss zu erstellen. Handelt es sich um ein prüfungspflichtiges Unternehmen, so kommt sogar ein neutraler Wirtschaftsprüfer zum Einsatz. Er überwacht beispielsweise die Durchführung der Inventur.

Viele GmbH-Inhaber stellen sich die Frage, ob sie auch einen GmbH-Jahresabschluss selbst erstellen können. Das ist insofern eine gute Frage, als dass die Kosten des Abschlusses je nach Unternehmensgröße hohe Beträge nach sich ziehen können. Zwar ist es theoretisch möglich, dass du den GmbH-Jahresabschluss selber machen kannst, aber ratsam ist das nicht. Die Bilanzen müssen elektronisch eingereicht werden, was allein schon eine Hürde darstellt. Sollte es zu einer Fristversäumnis kommen, können hohe Bußgelder fällig werden. Grundlegend ist es daher und aus weiteren Gründen ratsam, einen Steuerberater für die Abgabe zu beauftragen.

Jahresabschluss erstellen und Fallen umgehen

Auch bei der Erstellung des Jahresabschlusses können Unternehmer Fehler machen, bzw. in die Falle laufen. Beispielsweise bei einer falschen Bewertung der Unternehmensgröße. Heißt, die Bilanz muss auf die korrekte Unternehmensgröße ausgerichtet sein. Andernfalls verstößt du gegen den Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung und Sorgfaltspflicht. Falle Nummer 2: Du hast unqualifizierte Buchhaltungskräfte eingestellt. Tatsächlich passiert es häufig, dass Unternehmen viel Geld bezahlen, weil der Mitarbeiter sein Handwerk nicht versteht. Prüfe also ständig nach, ob die beauftragte Person auch wirklich etwas von Buchhaltung versteht. Und Falle Nummer 3 besteht in der Verletzung der Aufbewahrungspflicht. Viele Dokumente müssen 10 Jahre oder länger aufbewahrt werden. Wer hier dagegen verstößt, der riskiert Bußgelder.

Fazit

Die Erstellung eines Jahresabschlusses wird im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt und betrifft überwiegend Kaufleute. Freiberufler und Kleinunternehmen brauchen lediglich eine EÜR erstellen und müssen nicht bilanzieren. Wer einen Jahresabschluss erstellen muss, der sollte sich gut darauf vorbereiten. Und das ist gar nicht so kompliziert, wie es sich viele Unternehmen machen. Mit einer guten Software für die Buchführung wird die Steuererklärung und der Jahresabschluss zum Kinderspiel, da alle relevanten Daten automatisch und gut sortiert gespeichert werden. Wichtig ist, sich beim Thema Bilanz an die gesetzlichen Fristen zum Jahresabschluss zu halten. Wer mehr Zeit braucht, der kann um Verlängerung bitten.

Alles Wichtige haben wir für dich in einem Video zusammengefasst: