Das Gutschriftverfahren - Voraussetzungen, Anleitung & Beispiele

Was ist ein Gutschriftverfahren?

Das Gutschriftverfahren als Definition stellt eine Methode dar, um damit Leistungen oder Lieferungen abzurechnen. Doch dieses Verfahren kannst du nicht mit einer klassischen Rechnung vergleichen. Die Abrechnung durch das Gutschriftverfahren erfolgt hier nicht durch den Lieferanten, sondern wird über den Kunden per Gutschrift abgewickelt. Das bedeutet, dass der Kunde bei der Anwendung vom Gutschriftverfahren für die von einem Lieferanten oder einem Dienstleister gelieferte Ware oder auch einer Dienstleistung, welche erbracht wurde, eine Abrechnung ausstellt. Beim Gutschriftverfahren kommt es damit zu der Tatsache, dass die Gutschrift des Kunden eine Rechnung vom Lieferanten ersetzt.

Noch mehr zum Thema Gutschrift erfährst du in diesem Video:

Gesetzliche Regelung des Gutschriftverfahren

Im Umsatzsteuergesetz ist auch das Gutschriftverfahren beschrieben. Hier wird in § 14 Abs. 2 UStG beschrieben, dass jederzeit auch ein Leistungsempfänger berechtigt ist, eine Rechnung für eine Lieferung oder eine sonstige Leistung durch ein Unternehmen auszustellen. Überdies wird in diesem Paragrafen erwähnt, dass in diesem Fall die Gutschrift eine Rechnung darstellt und durch den Empfänger der Leistung ausgestellt wird. Aus rechtlicher Sicht steht sie auf der gleichen Stufe wie eine Rechnung und hat auch ein und dieselbe Wirkung. So erkennen die Steuerbehörde diese Gutschrift ebenfalls als Nachweis für Zahlungen und Forderungen an. Du musst allerdings beachten, dass die Gutschrift ihre Wirkung als Abrechnung verliert, wenn der Empfänger dieser Gutschrift gegen diese eine Beschwerde einlegt. Gesetzlich ist auch festgelegt, dass du eine Gutschrift genauso wie eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten erstellen musst.

Unterscheidung Gutschriftverfahren vs. Rechnungsstellung

Beim Gutschriftverfahren wird immer eine Leistung oder eine Lieferung abgerechnet. Doch es gibt hier einen deutlichen Unterschied zu einer klassischen Rechnung. Die Abrechnung mit einer Gutschrift findet immer durch den Kunden und nicht durch den Lieferanten statt. Durch die Gutschrift des Kunden wird sozusagen die Rechnung des Lieferanten ersetzt.

Voraussetzung des Gutschriftverfahrens

Für das Gutschriftverfahren gibt es einige wichtige Voraussetzungen. Eine dieser Voraussetzungen ist es, dass zwischen Kunde und Empfänger die Abrechnung per Gutschrift im Vorfeld festgelegt wurde und als Vereinbarung abgeschlossen wurde. Das bedeutet, dass beispielsweise ohne deine Zustimmung zu dieser Vereinbarung das Gutschriftverfahren nicht angewendet werden kann. In der Regel wird diese Vereinbarung zwischen beiden Parteien in schriftlicher Form getroffen. Voraussetzung für diese Vereinbarung ist, dass derjenige, der die Leistung erbringt, die Abrechnungslast auf den Empfänger der Leistung überträgt.

Pflichtangaben auf der Gutschrift

Wie bereits erwähnt, stellt die Gutschrift einen Ersatz für eine Rechnung dar. Damit diese Gutschrift auch ordnungsgemäß wie eine Rechnung anerkannt wird, müssen auf ihr die gleichen Pflichtangaben vermerkt sein, wie du es von den herkömmlichen Bestandteilen einer Rechnung kennst. Neben diesen Pflichtangaben muss auch der Titel Gutschrift enthalten sein. Dies ist deshalb wichtig, weil sonst der Aussteller der Gutschrift keine Vorsteuer geltend machen kann.

Folgende Pflichtangaben gehören auf eine Gutschrift:

 
• Name und genaue Anschrift vom Leistungsempfänger
 
• Name und genaue Anschrift vom leistenden oder liefernden Unternehmen
 
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
 
• das Datum, wann die Gutschrift ausgestellt wurde
 
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
 
• die genaue Menge und Art der Lieferung oder den genauen Umfang und die Art der Leistung
 
• den Zeitpunkt der Leistungserbringung oder der Lieferung
 
• die Beträge der einzelnen Positionen
 
• den Nettobetrag der Gutschrift
 
• der angewendete Steuersatz
 
• den Endbetrag der Gutschrift

Eine Gutschrift könnte demnach wie in unserer Gutschrift-Vorlage aussehen:

Wer nutzt das Gutschriftverfahren?

Eine wichtige Frage stellt sich natürlich. Warum das Gutschriftverfahren anwenden und nicht einfach bei der gewohnten Regelung mit Rechnung bleiben? Dies ist leicht zu erklären. Wenn du Verträge aushandeln musst und die Rahmenbedingungen für einen Vertrag, dann kostet dich dieses Vorhaben nicht nur Zeit, sondern es fällt auch einiges an Aufwand an. Aus diesem Grund nutzen Unternehmer, welche schon länger oder auch über einen längeren Zeitraum hinweg mit Geschäftspartnern zusammenarbeiten, eine Gutschrift. Das bedeutet aber auch, dass ein gegenseitiges Vertrauen eine wichtige Voraussetzung für die Anwendung des Gutschriftverfahrens ist. Stehst du als Unternehmer in einem gegenseitigen Einvernehmen mit einem anderen Unternehmen und planst außerdem eine langfristige Zusammenarbeit, dann ist das Gutschriftverfahren für dich bestens geeignet. Du musst dieses Vorhaben aber im Vorfeld abklären und am besten eine schriftliche Vereinbarung treffen. Überdies kannst du dich auch auf ein bestimmtes Abrechnungsintervall verständigen. Also beispielsweise eine Abrechnung monatlich, vierteljährlich oder gar nur einmal im Jahr.

Gutschrift und Umsatzsteuer: Was gilt für Kleinunternehmer?

Beim Kleinunternehmerstatus gelten Besonderheiten, die bei der Ausstellung der Gutschrift beachtet werden müssen. Als Kleinunternehmer ist man weder zu einem gesonderten Umsatzsteuerausweis noch zu einem Vorsteuerabzug berechetigt. Das bedeutet: wenn ein Kleinunternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung durchführt und der Leistungsempfänger mit einer Gutschrift und ausgewiesener Umsatzsteuer abrechnet, darf vom Empfänger keine Vorsteuer abgezogen werden.
Die Ausstellung einer Gutschrift mit Mehrwertsteuer an einen Kleinunternehmer hat daher Folgen für beide beteiligten Geschäftspartner. Deshalb sollten Kleinunternehmer immer auf ihren Status hinweisen, sobald ein Gutschriftverfahren vereinbart wird.

Vorteile des Gutschriftverfahren

Das Gutschriftverfahren hat sowohl für den Lieferanten bzw. Dienstleister als auch für den Kunden seine Vorteile. Die Vorteile, die beide Seiten mit einer Gutschrift haben, nachfolgend auf einen Blick.

Wie funktioniert das Gutschriftverfahren?

Das Gutschriftverfahren wird in der englischen Sprache auch als „Evaluated Receipt Settlement“ bezeichnet. Mit diesem Verfahren kannst du die herkömmliche Rechnung ersetzen und damit eine umgekehrte Art der Abrechnung vornehmen. Dazu musst du wie folgt beschrieben vorgehen:

Schritt 1: Prüfung vom Wareneingang

Grundlage für das Gutschriftverfahren ist eine Prüfung über des Wareneingangs oder eine Prüfung über die Leistungserbringung. Du kannst dies natürlich auch beispielsweise mit einem ERP-System durchführen.

Schritt 2: Mit offenen Bestellungen und Freigabe abgleichen

Im Idealfall kannst du den Wareneingang ganz automatisch einer Bestellung zuweisen, für die die eingegangene Ware benötigt wird. Diese kannst du danach für die Abrechnung freigeben.

Schritt 3: Erstellen der Gutschriftanzeige

Mit einem System wird mit der automatischen Abrechnung für die Bestellung gleich eine Gutschriftanzeige erstellt. Mit dieser Gutschrift ersetzt du die Rechnung deines Lieferanten. Wichtig ist, dass diese Gutschrift auch alle Pflichtangaben enthält, die auch für eine herkömmliche Rechnung notwendig bzw. vorgeschrieben sind. Diese Gutschrift hat, wie in diesem Artikel bereits erwähnt, die gleichen Regeln wie die Rechnung. Das bedeutet auch, dass die Archivierung dieser Gutschrift analog der Rechnungsarchivierung und den entsprechenden Aufbewahrungsfristen erfolgen muss.

Schritt 4: Versendung der Gutschriftanzeige

Die Gutschriftanzeige muss auf dem Weg versendet werden, wie es von dir mit dem Lieferanten besprochen wurde. Sowohl der Zahlungsverkehr als auch die Abwicklung der Rechnung kann damit deutlich beschleunigt werden.

Schritt 5: Buchung vom Abrechnungsbeleg

Rein vom Ablauf einer Buchung wird die Bezahlung an den Lieferanten genauso vorgenommen, wie das auch bei einer Eingangsrechnung der Fall ist. Die Zahlung erfolgt immer nach den Zahlungsbedingungen, die vorher vereinbart und hinterlegt worden sind.

Es gibt einige Branchen, in denen das Gutschriftverfahren sehr verbreitet ist und schon fast zum normalen Geschäftsalltag gehört. Vor allem in der Logistikbranche ist dies der Fall. Aber auch im Handel mit Waren, bei denen große Umsätze gemacht werden, wird das Gutschriftverfahren oft anwendet. Passende Beispiele sind hier etwa die Beschaffung von Rohstoffen. Doch es gibt noch viele weitere Beispiele und Möglichkeiten, das Gutschriftverfahren im beruflichen Alltag anzuwenden.

Nachfolgend ein mögliches Beispiel aus der Praxis, bei der das Gutschriftverfahren angewendet wird.

 Beispiel:  

Du arbeitest als freiberuflicher Grafiker, bist aber kein Kleinunternehmer. Du hast dich für eine feste Zusammenarbeit mit einer Agentur entschieden, für die du jeden Monat beispielsweise Grafiken und Ähnliches erstellst. Deine Bezahlung erfolgt nach einer Stundenabrechnung. Mit der Agentur hast du dich auf das Gutschriftverfahren geeinigt. Die Agentur erstellt auf der Grundlage deiner geleisteten Stunden jeden Monat eine Gutschrift an dich. Diese Gutschrift wird als Beleg auch vom Finanzamt anerkannt. Das bedeutet, dass die Agentur berechtigt ist, wie bei einer Rechnung auch einen Vorsteuerabzug zu machen. Du hingegen bist verpflichtet, die Umsatzsteuer ordnungsgemäß an das Finanzamt abzuführen.

Fazit

Das Gutschriftverfahren stellt auf jeden Fall eine sehr interessante Alternative zur Rechnungsstellung dar. Die herkömmliche Rechnung ist zwar noch immer am meisten verbreitet, doch es gibt einige Branchen, die mit dem Gutschriftverfahren arbeiten. Da in diesem Verfahren eine Gutschrift den gleichen Stellenwert wie eine Rechnung einnimmt, sind auf der Gutschrift auch die gleichen Pflichtangaben erforderlich. Das Gutschriftverfahren hat sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden Vorteile.