Fahrtkosten berechnen & Fahrtkosten absetzen – Hol dir dein Geld zurück!

Was sind Fahrtkosten?

Zu den Fahrtkosten zählen alle Aufwendungen, die dir als Arbeitnehmer oder Selbstständiger für die Fahrten zur Arbeit oder für geschäftlich bedingte Fahrten entstehen.

Pendlerpauschale und Zuschüsse vom Arbeitgeber

Es gibt viele verschiedene Wege, wie du zu deiner Arbeitsstelle gelangen kannst, und das Finanzamt oder vielmehr der Staat unterstützt dich dabei, indem er dir eine Pendlerpauschale gewährt, mit denen du einen Teil der Kosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen kannst.
Aber auch wenn du zu einer betrieblichen Fahrt aufgefordert wirst (zur Post beispielsweise) oder zu einer Dienstreise (zum Kundenbesuch oder zur Messe) oder auch eine Fortbildung besuchen musst, kannst du diese Fahrtkosten absetzen.
Außerdem gibt es die Möglichkeit, dass dein Arbeitgeber dir diese Kosten bezuschusst. Über die verschiedenen Möglichkeiten und die Berechnung erfährst du in den nächsten Abschnitten mehr.

Wie kannst du die Fahrtkosten berechnen?

Für den täglichen Arbeitsweg wird dir leider nur eine Strecke anerkannt. Und du musst außerdem die kürzeste Strecke fahren, die möglich und sinnvoll ist. Wenn du einen längeren Weg nimmst, musst du begründen, warum du dort entlang gefahren bist (beispielsweise bei einer längeren Sperrung durch eine Großbaustelle).
Die Festlegung der Fahrkostenberechnung bzw. der Kilometersatz und die Höchstgrenze ergeben sich aus § 9 Einkommensteuergesetz, in dem die Werbungskosten geregelt sind. Denn bei den Fahrtkosten handelt es sich ja um Werbungskosten.
Dem Finanzamt ist es übrigens egal, mit welchem Verkehrsmittel du zur Arbeit kommst. Sogar wenn du zu Fuß gehst, kannst du die 30 Cent pro Kilometer ansetzen!

Variante 1: Fahrtkosten pauschal berechnen

Eine Strecke kannst du mit pauschal 30 Cent pro Kilometer angeben, ab dem 21en Kilometer sogar 38 Cent. Und zwar völlig egal, mit welchem Verkehrsmittel du dorthin gelangst. Außer du fährst mit dem Taxi oder nimmst das Flugzeug. Das dürfte aber keine regelmäßige Lösung sein und stellt sicher einen Ausnahmefall dar.

Variante 2: Tatsächliche Kosten

Du hast die Möglichkeit, auch die realen Kosten zu ermitteln. Das ist etwas umständlicher. Diese Variante rentiert sich hauptsächlich, wenn du sehr viel geschäftlich unterwegs bist und ein neues Auto hast, das noch abgeschrieben werden kann.

Fahrtkosten berechnen mit Hilfe einer Formel

Pauschalsatz:

Du kannst also für jeden Arbeitstag die Hälfte der Wegstrecke ansetzen und mit 0,30 € bzw. 0.38 € ab dem 21en Kilometer multiplizieren. So werden bis zu 4.500 Euro pro Jahr anerkannt. Höhere Kosten müssen dem Finanzamt durch Belege (Fahrscheine, Tankquittungen) nachgewiesen werden.

Tatsächliche Kosten:

Dafür musst du zunächst alle KFZ-Kosten für ein Jahr ermitteln und die Belege dafür sammeln. Zu diesen Kosten gehören das Benzin sowie Reparaturen, Kfz-Steuer, Haftpflicht- und Kaskoversicherung, aber auch Garagen- und Pflegekosten oder Zinsen, falls du zum Kauf ein Darlehen aufnehmen musstest. Du darfst aber keine Parkgebühren oder Strafzettel dazuzählen.

Wichtig ist auch die Berücksichtigung der Abschreibung. Denn bei Neuwagen darfst du das Auto 6 Jahre lang abschreiben. Falls du das Auto nicht gekauft, sondern geleast hast, darfst du statt der Abschreibung die Leasingkosten ansetzen.
Dann kannst du den Kilometersatz (also die Kosten pro gefahrene Kilometer), mit der Jahreskilometerzahl für das Steuerjahr multiplizieren.
Wenn du selbstständig bist, musst du darauf achten, dass du zusätzlich die Strecken noch in einem Fahrtenbuch festhältst. Gerade bei selbstständigen Vertretern ist dies beispielsweise sehr wichtig.

Pendlerpauschale oder Dienstreise?

Pendlerpauschale

Wenn du deine Fahrtkosten berechnen willst, bekommst du für deinen täglichen Arbeitsweg eine Pendlerpauschale. Davon musst du die Kosten für eine Dienstreise oder Fortbildung trennen. Normalerweise bezahlt der Arbeitgeber diese Spesen bei einer längeren Reise und übernimmt auch deine Hotelkosten oder Flugtickets. Tut er das nicht, kannst du auch diese Kosten als Werbungskosten bei der Steuer geltend machen.

Falls du übrigens in einer Firma mit verschiedenen Zweigwerken arbeitest oder aus anderen Gründen zwei verschiedene Arbeitsstätten hat, dann muss dein Chef für dich festlegen, welcher Arbeitsplatz die sogenannte „Hauptarbeitsstätte“ ist. Denn für die Fahrten dorthin kannst du die Pendlerpauschale regelmäßig absetzen. Deine Fahrten zur anderen Arbeitsstätte musst du dann wie eine Dienstreise behandeln und berechnen.

Dienstreise

Bei der Dienstreise, also der echten Reise, oder der Fahrt zur Zweitarbeitsstätte, die als Dienstreise bezeichnet wird, kannst du nicht nur die einfache Strecke, sondern den kompletten Weg, also hin und zurück, absetzen! Für jede Strecke nimmst du ebenfalls 0,30 € bzw. 0,38 € ab dem 21en Kilometer. Auch hier beträgt die Höchstgrenze 4.500 Euro pro Jahr.

Falls du für diese Fahrten Fahrgemeinschaften bildest, dann kann jeder der Mitfahrer ebenfalls die Kosten bis zu 4.500 Euro ansetzen. Dabei zählen aber nicht die Strecken, die als Umweg gefahren werden, um die Mitfahrenden an Treffpunkten oder am Wohnort abzuholen. Jeder kann nur die Strecke von seiner Wohnung bis zur Arbeit angeben, nicht den gesamten Weg samt Umwegen.

Fahrtkostenrechner Auto

Eigentlich ist es recht einfach, die pauschalen Kosten selbst mithilfe eines Kalenders und eines Routenplaners bis auf den letzten Cent auszurechnen. Aber für die zweite Variante ist es etwas aufwendiger. Wenn du es also gerne schneller und bequemer haben möchtest, dann kannst du auch im Internet einen Fahrtkostenrechner nutzen oder als App herunterladen.

Fahrtkostenabrechnung

Du kannst von deinem Arbeitgeber die Kosten für Dienstreisen, Kundenbesuche oder Besorgungen direkt abrechnen. Beispielsweise wenn du Arbeitsmittel besorgen oder abholen musst (neuer Bürostuhl, Kopierpapier) oder wenn du regelmäßig zur Post oder Bank fahren musst. Kurse, Fortbildungen, Kundenbesuche oder Fahrten zur Betriebsversammlung können hier ebenfalls abgerechnet werden. Erstattungen musst du später in der Steuererklärung angeben, da diese bereits erstattet wurden und nicht doppelt berücksichtigt werden können.

Formular

Wenn du für deinen Arbeitgeber deine Fahrtkosten berechnen möchtest, dann gibt es dafür normalerweise in jeder Firma ein vorgefertigtes Formular. Wenn du der Arbeitgeber bist, dann solltest du ein solches erstellen. Damit können deine Mitarbeiter die Kosten für Dienstreisen (Benzin, Übernachtung, Bahnticket oder Ähnliches) mit dir abrechnen.

In das Formular müssen auf jeden Fall folgende Punkte aufgenommen werden:
Der Grund für die Reise sowie das Reisedatum oder die Reisezeit (von bis). Dazu das genutzte Verkehrsmittel sowie die gefahrenen Kilometer, alternativ die Gesamtkosten oder die Belege für Bus und Bahn oder Flugzeug. Hinzu kommen der Name des Fahrers sowie die Bankverbindung, Antragsdatum und Unterschrift des Antragstellers.

Fristen

Die Abrechnung muss entweder nach dem Tarifvertrag oder ansonsten nach §195 BGB innerhalb von 3 Jahren oder im öffentlichen Dienst nach §3 Bundesreisekostengesetz innerhalb von 6 Monaten vorliegen, weil sie sonst verjährt.

Wie hoch fällt die Reisekostenpauschale aus?

Diese Fahrtkosten kannst du mit der sogenannten Reisekostenpauschale abrechnen. Entweder bekommst du die Kosten vom Arbeitgeber erstattet oder du kannst sie später von der Steuer absetzen.

Durch die Reise ist dir ein Mehraufwand entstanden, den du in deiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen kannst. Als Arbeitgeber kannst du die Kosten, die du deinen Mitarbeitern ersetzt hast, als Betriebsausgabe absetzen.

Welche Grundsätze gelten bei der Entfernungspauschale?

Die Entfernungs- oder Kilometerpauschale sind Bestandteil der Werbungskosten nach § 9 Absatz 1 – 4 EStG. Dabei dürfen die Kosten für eine Wegstrecke zum Arbeitsplatz täglich abgerechnet werden. Dabei sind der einfache Weg und die kürzeste Strecke zu beachten. Wenn du wegen einer Umleitung oder Baustelle größere Umwege in Kauf nehmen musst, dann musst du dies als Begründung für die längere Strecke angeben.

Das Verkehrsmittel spielt keine Rolle, du bekommst die Pauschale auch ersetzt, wenn du zu Fuß zur Arbeit gehst. Wenn du mehrere Wohnungen hast, dann gilt nur die Strecke vom Lebensmittelpunkt und nicht von der Wohnung deines Partners oder der Eltern, wo du dich ebenfalls ab und zu aufhältst.

Hier sind übrigens auch die Kosten für die doppelte Haushaltsführung (also bei Familienheimfahrten) zu berücksichtigen. Dafür gilt auch nicht die Obergrenze von 4.500 Euro.

Wenn du Fahrgemeinschaften mit Kollegen bildest, dann kann jeder diese Pauschale absetzen. Die Strecke, die jeder angeben kann, beträgt aber nur die Kilometerzahl des Weges von seiner Wohnung zur Arbeitsstelle. Umwege, um die anderen einzusammeln, zählen nicht.

Fahrtkosten pro Km

Das Finanzamt akzeptiert bei der Pauschale 30 Cent pro Kilometer und einen Höchstbetrag von 4.500 Euro pro Jahr. Wenn die Kosten höher sind, müssen sie nachgewiesen werden. Wenn du also die öffentlichen Verkehrsmittel nutzen musst und sie teurer sind als der Höchstbetrag, musst du den konkreten Betrag anhand der Belege (Tickets) nachweisen können.

Ab wieviel Kilometer kann man Fahrtkosten absetzen

Die Fahrtkosten können für jede Strecke angesetzt werden, aber sie rentieren sich erst für Arbeitnehmer, die ein längere Strecke von rund 15 km täglich zurücklegen müssen. Dabei ist es aber auch relevant, welche zusätzlichen Werbungskosten noch anfallen, um festzustellen, ob sich die Pauschale oder die konkrete Berechnung eher rentiert.

Verpflegungsmehraufwand

Wenn du auf einer längeren Fahrt oder Reise bist, dann musst du unterwegs auch etwas essen. Diese Kosten kannst du als Verpflegungsmehraufwand pauschal bei der Steuer abgesetzt werden. Das geht aber nur, wenn du länger als 8 Stunden am Tag geschäftlich unterwegs bist. Der Aufwand kann entweder vom Arbeitgeber erstattet oder bei der Steuer angegeben werden.

Du kannst aber pro Tag nur 12 Euro ansetzen und das auch nur am An- und Abreisetag. Wenn du nicht nur 8 Stunden, sondern 24 Stunden geschäftlich unterwegs bist, kannst du für diesen Tag sogar 24 Euro ansetzen.

Fahrtkostenerstattung – Was bekomme ich zurück?

Entweder zahlt dir dein Arbeitgeber die Fahrtkosten oder einen Zuschuss zu den Fahrtkosten oder du kannst das Geld bei der Steuer ansetzen.

Vom Finanzamt bekommst du allerdings keine Fahrtkostenerstattung bezahlt. Du gibst sie stattdessen bei deiner Steuererklärung (Anlage N) an und das Finanzamt wird dann den Betrag von den ermittelten Jahreseinnahmen abziehen und nur den Rest besteuern. Eine direkte Auszahlung von Kosten im Rahmen der Fahrtkostenerstattung gibt es also höchstens vom Arbeitgeber.

So erhältst du einen Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber

Den Fahrtkostenzuschuss des Arbeitsgebers musst du von den Kosten für eine Dienstreise oder deiner steuerlichen Pendlerpauschale trennen. Den Fahrtkostenzuschuss kann dir dein Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn, als freiwillige Leistung, gewähren.

Das wird oft als Lockmittel bei Vertragsverhandlungen angesetzt, wenn ein Arbeitgeber eine weite Anfahrt hat, die sich erheblich gehaltsreduzierend auswirken könnte, weil das meiste davon als Benzinkosten auf der Strecke bleibt. Der Fahrtkostenzuschuss ist jedoch für beide Seiten ein Vorteil.

Zwar muss der Betrag versteuert werden, aber es fallen keine Sozialabgaben an. Du hast also monatlich effektiv mehr Geld auf dem Konto. Zudem fährst du als Arbeitnehmer damit besser, als wenn du die Kosten später bei der Steuer angibst, weil du durch den Zuschuss sofort eine finanzielle Erleichterung erhältst (monatlich) und nicht erst bei der Steuererklärung.

Der Arbeitgeber hat ein gutes Argument bei Gehaltsverhandlungen und die Fahrtkosten kommen ihn günstiger als eine Lohnerhöhung. Denn auf ein höheres Gehalt müsste er die Sozialabgaben für Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung bezahlen, für die Fahrtkostenzuschüsse fallen diese Abgaben nicht an.

Fahrtkostenzuschuss für öffentliche Verkehrsmittel

Wenn du als Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel benutzt, dann ist die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz unerheblich. Denn dann legst du dem Arbeitgeber deine Monatskarte vor und er kann dir die Kosten für diese Karte ersetzen. Allerdings sind diese Kosten in voller Höhe zu versteuern. Der Arbeitgeber kann anhand der Tickets und Belege diese Kosten seinerseits beim Finanzamt als Betriebsausgaben geltend machen.

Ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?

Sowohl den pauschalen Kilometerzuschuss als auch den Zuschuss für öffentlichen Verkehrsmittel musst du mit 15 Prozent besteuern.

Steuerliche Berücksichtigung bei Arbeitnehmern

Als Arbeitnehmer kannst du die Fahrtkosten als Werbungskosten in deiner Steuererklärung geltend machen. Angesetzt wird dabei die einfache Wegstrecke zur Arbeit pro Tag mit einer Pauschale von 30 Cent pro Kilometer. Auf diese Weise kannst du maximal 4.500 Euro pro Jahr ansetzen. Höhere Beträge musst du nachweisen. Diese Kosten werden dir dann vom Finanzamt steuermindernd anerkannt und du bezahlst die Steuern nur für die restliche Summe.

Steuerliche Berücksichtigung für Selbständige und Unternehmen

Als Selbstständiger oder Unternehmer gibst du die Fahrtkosten als Betriebsausgaben an. Sie werden gewinnmindernd in deiner Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) berücksichtigt. Hier kommen aber nicht nur deine Fahrtkosten zum Tragen, sondern auch die Fahrtkosten deiner Angestellten für betriebliche Fahrten und Dienstreisen.
Als Unternehmer erstellst du in diesem Fall eine Reisekostenabrechnung.

So kannst du Fahrtkosten zur Arbeit in der Steuererklärung absetzen

Wo trage ich Fahrtkosten in der Steuererklärung ein?

Die Fahrtkosten gehören in die zweite Seite der Anlage N in deiner Steuererklärung, wenn du Arbeitnehmer bist. Anlage N betrifft die Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit. Auf der ersten Seite musst du alle Angaben zu deinem Arbeitslohn eintragen.

Deine Werbungskosten, die deine Steuerlast mindern, kommen dann auf Seite 2 und 3 dran. Hier kannst du in Zeile 31 bis 87 alle Aufwendungen eintragen, die durch deinen Beruf entstanden sind.

Steuerfreibetrag

Maximal kannst du für die Fahrtkosten 4.500 Euro im Jahr angeben. Höhere Kosten musst du anhand von Belegen nachweisen.
Wenn du hier überhaupt nichts ausfüllst, werden automatisch 1.000 Euro als Arbeitnehmerpauschbetrag berücksichtigt. Für Pensionäre oder Betriebsrentner sind es nur 102 Euro.

Werbungskosten

Bei den Werbungskosten setzt du alle Aufwendungen ab, die deinen Bruttoarbeitslohn und damit deine Steuerlast mindern. Dafür musst du in Zeile 31 zunächst deine Erste Tätigkeitsstätte, also von mehreren Arbeitseinsatzorten den Hauptort, eintragen. Danach führst du auf, an wie vielen Tagen du welche Entfernung zurückgelegt hast und mit welchem Verkehrsmittel (eigener PKW oder zur Nutzung überlassener PKW oder Sammelbeförderung). Wenn der Arbeitgeber dir einen Teil bereits ersetzt hat, musst du diesen Betrag in Zeile 39 angeben.

• Wichtig ist immer die kürzeste Strecke. Umwege musst du begründen und nachweisen.
• Für die öffentlichen Verkehrsmitteln kannst du statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten angeben.
• Für die Sammelbeförderung mit betrieblichen Großfahrzeugen (beispielsweise eigene Busse) kannst du aber nichts ansetzen. Die Beträge, die der Arbeitgeber dafür lohnsteuerfrei ersetzt hat, sind für das Finanzamt auf der Lohnsteuerbescheinigung ersichtlich. Sie sind dort mit einem „F“ gekennzeichnet.
• Wenn du eine körperliche Behinderung hast (mindestens 70% oder aber 50% mit einer erheblichen Gehbehinderung), dann kannst du auch die tatsächlichen Kosten oder eine höhere Pauschale ansetzen. Hierfür musst du aber deinen Behindertenweis vorlegen.
• Als Arbeitstage werden bei einer 5-Tage-Woche 230 Tage ohne Prüfung anerkannt, wenn du eine 6-Tage-Woche hast, kannst du 280 Tage angeben.
• Die Erstattungen des Arbeitgebers sind anzugeben, weil sie die Werbungskosten, die du absetzen möchtest, wieder mindern.

Darunter kommen Angaben für Aufwendungen wie Beiträge zu Berufsverbänden, Arbeitsmitteln oder Fortbildungen und ein häusliches Arbeitszimmer.

Weitere Werbungskosten

Unter den „Weiteren Werbungskosten“ in Zeile 45-48 kannst du „soweit nicht steuerfrei ersetzt“ auch die Fahrtkosten oder Flugkosten aufführen, die dir entstanden sind. Darunter gibst du an, wieviel davon dir der Arbeitgeber ersetzt hat.

Die Reisekosten, die durch „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten“ entstanden sind, kommen in Zeile 49-57. Darunter sind auch die Felder für die „Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung“. Und auch hier gibst du an, welche Summe dir dein Arbeitgeber bereits ersetzt hat.

Falls du eine doppelte Haushaltsführung geltend machen möchtest, dann musst du diese samt dem Mehraufwand in den Zeilen 61-87 erfassen. Darunter fallen dann die Fahrtkosten (Zeile 70 bis 78), die Kosten der Unterkunft (Zeile 79 und 80) sowie der Verpflegungsmehraufwand (Zeile 81 bis 86) und die Erstattungen deines Arbeitgebers in Zeile 87.

Was kannst du absetzen und was nicht?

Grundsätzlich sind drei Fälle und einige Sonderfälle besonders wichtig und können abgesetzt werden. Alle sind bereits zur Sprache gekommen, daher halten wir die folgende Übersicht ein wenig kürzer:

Tägliche Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte (ab 2014 „erste Arbeitsstätte“)

Über die Pendlerpauschale kannst du für den täglichen Web zur Arbeit oder bei mehreren Arbeitsorten zur „ersten Arbeitsstätte“, den einfachen Weg mit einer Pauschale von 30 Cent pro Kilometer bzw. 38 Cent ab dem 21en Kilometer auf dem kürzesten Weg absetzen.

Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung

Wenn du die Familienheimfahrten ansetzt, kannst du nicht zusätzlich eine Pendlerpauschale angeben. Hier kannst du bei großen Entfernungen zu deinem Wohnsitz eine Heimfahrt pro Woche absetzen. Dafür gilt aber auch nur die einfache Entfernung und du musst außerdem eine doppelte Haushaltsführung gemeldet haben.

Fahrtkosten berechnen – Reisekosten

Wenn die Firma dich auf Reisen schickt (zu Kunden beispielsweise), dann werden die Dienstfahrten normalerweise vom Arbeitgeber übernommen, der sie wiederum als Betriebsausgaben absetzt.

Hier kannst du als Arbeitnehmer die realen Kosten erhalten, die du ausgegeben hast. Alternativ und einfacher sind die Kilometerpauschalen. Dabei kannst du für dein Auto 30 Cent pro Kilometer abrechnen und für ein Motorrad oder einen Roller 20 Cent pro Kilometer.

Fahrtkosten zur Fortbildung berechnen

Für die Fahrtkosten zu einer Fortbildung kannst du die Kosten ebenfalls von deinem Arbeitgeber zurückfordern, hier gibt es firmeninterne Formulare, in die du den Reisegrund, Datum, Strecke einträgst und samt Unterschrift und Bankverbindung beim Arbeitgeber abgibst.

Welche Fahrten sind aus steuerlicher Sicht ebenfalls relevant?

Weitere Fahrten, zu denen du als Arbeitgeber womöglich aufbrechen musst und die dir der Arbeitgeber nicht ersetzt, kannst du ebenfalls beim Finanzamt angeben. Dazu gehören Fahrten zu:

• Seminaren, Kursen und Fortbildungen
• Besorgungen von Arbeitsmaterial oder Ähnlichem
• Bank und Post
• Geschäftsterminen jeglicher Art
• Kundenbesuchen
• der Wahrnehmung von Aufgaben im Rahmen eines Ehrenamtes
• Arztbesuchen
• Betriebsversammlungen

Wie viel Fahrtkosten bekomme ich vom Finanzamt erstattet?

Das Finanzamt bezahlt dir keine Fahrtkosten zurück. Deine Fahrten zum Arbeitsplatz, die du in der Anlage N deiner Steuererklärung einträgst, werden stattdessen steuermindernd berücksichtigt, sodass du am Ende eine geringere Steuersumme bezahlen musst.

Fazit

Aufgrund der verschiedenen Möglichkeiten, wie du die Fahrtkosten berechnen kannst, den verschiedenen Varianten und möglichen Zuschüssen durch den Arbeitgeber, sowie die Nutzung unterschiedlicher Verkehrsmittel (teilweise gemischt und abwechselnd), ist auch die Bearbeitung der Steuer in dieser Hinsicht manchmal sehr aufwendig.

Hier solltest du im Zweifelsfall deinen Steuerberater ansprechen oder jemanden, der in deiner Firma im Lohnbüro für die Fahrtkosten zuständig ist. Aber der Hinweis eines Kollegen ersetzt keine fundierte steuerrechtliche Beratung, daher ist der Weg zum Steuerberater immer der Beste. Als Selbstständiger stellen sich dir ohnehin noch weitere Fragen, häufig im Zusammenhang mit der Führung eines Fahrtenbuches. Daher ist eine professionelle Beratung für dich noch viel wichtiger.